分析事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

【摘要】人事檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮著十分重要的作用，是在人事部門管理活動中逐漸形成的一種機(jī)密文件資料，主要就是記錄相關(guān)人員的工作表現(xiàn)、專業(yè)信息以及學(xué)習(xí)情況。人事檔案記載著人才的個人信息和來源，在事業(yè)單位選擇人才和認(rèn)識人使用人的過程中，人事檔案都起到了非常重要的作用。所以，一定要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位能更好的開發(fā)和利用人才資源。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案管理 重要性

在事業(yè)單位對人力資源的開發(fā)以及對用人標(biāo)準(zhǔn)提升的過程中，人事檔案管理在其中起到了非常重要的作用。事業(yè)單位在對工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行了解的時(shí)候，可以通過人事檔案管理，對工作人員的就業(yè)信息以及人事調(diào)動信息等進(jìn)行相應(yīng)的記錄。也可以結(jié)合檔案資料中記錄的信息和實(shí)際中對崗位的要求，然后選擇出最合適的人才。另外，事業(yè)單位還可以通過有效的人事檔案管理，對工作人員的工作和生活情況進(jìn)行了解，在一定程度上可以幫助企業(yè)培養(yǎng)出更多的人才。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)體現(xiàn)

將事業(yè)單位人事檔案管理與常見的企業(yè)人事檔案管理相比較，能夠明顯的看出，事業(yè)單位的人事檔案管理更加具有真實(shí)性以及機(jī)密性。在事業(yè)單位的人事檔案資料中，對于個人的相關(guān)信息都有著非常全面并且真實(shí)的記錄，在事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動的時(shí)候，這些信息起到了非常的參考作用。因?yàn)檫@些信息都是真實(shí)的被記錄下來的，能夠?qū)⑾嚓P(guān)人員的特點(diǎn)以及生活習(xí)慣充分的體現(xiàn)出來。同時(shí)個人的信息會隨著時(shí)間的遞進(jìn)不斷的發(fā)生改變，所有，在進(jìn)行信息記錄的時(shí)候，也要對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行不斷的添加，這樣就可以看出，事業(yè)單位人事檔案管理還具有了動態(tài)性特點(diǎn)。事業(yè)單位人事檔案資料都是屬于一些機(jī)密文件，所以，保密規(guī)格特別的高，還制定了相應(yīng)的保密制度，因此，在對檔案資料進(jìn)行修改和更新的時(shí)候，一定要遵守國家檔案管理制度，最終實(shí)現(xiàn)對檔案資料的完善。

人事檔案管理工作不但有著一定的機(jī)密性，對于專業(yè)性的要求也是非常的高。事業(yè)單位的人事管理部門一定要對人事檔案管理引起高度的重視，對于人事檔案管理中出現(xiàn)的問題要進(jìn)行及時(shí)的解決，只有這樣才能為事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展提供保障。因?yàn)槿耸聶n案承載著大量的人才信息，所以人事檔案的管理直接影響著事業(yè)單位對人才的選擇。目前，隨著我國人事制度的不斷改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要加強(qiáng)人事檔案的管理工作。在人事檔案資料中詳細(xì)的記錄著每個人的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷，是對一個人進(jìn)行評價(jià)時(shí)的重要參考信息，不管是事業(yè)單位還是機(jī)關(guān)單位，都可以對人事檔案進(jìn)行全面的了解，然后結(jié)合人事檔案中的人力資源進(jìn)行合理的選擇，最終實(shí)現(xiàn)人力資源配置的不斷改進(jìn)，還可以通過人事檔案了解到單位人員的綜合素質(zhì)，然后結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況，對員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，只有員工自身素質(zhì)提高了，才能為單位創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）人力資源結(jié)構(gòu)的改善

在事業(yè)單位中，要想有效的實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的人力資源結(jié)構(gòu)，需要部門崗位以及人才優(yōu)勢的互相結(jié)合才能完成。目前，我國的社會經(jīng)濟(jì)正處在快速發(fā)展的階段，事業(yè)單位在工作的模式上也發(fā)生了相應(yīng)的變化，并且，事業(yè)單位的職工也發(fā)生了一定的改變。針對于這些變化，在事業(yè)單位的人事檔案管理中都有著非常詳細(xì)的記錄，因此，事業(yè)單位在進(jìn)行人才選擇以及調(diào)動的時(shí)候，可以充分的利用人事檔案資料中的信息，然后對職工做出相應(yīng)的分析，提升人力資源的運(yùn)用效率，從而對人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷的改善，將人事檔案的功能充分的發(fā)揮出來。

（二）人事檔案管理對人事調(diào)動的作用

在我國的事業(yè)單位中，如果在人員上需要進(jìn)行調(diào)動，都需要對相應(yīng)人員的工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷進(jìn)行全面的了解，同時(shí)對職工的性格以及才能進(jìn)行全面的分析。要想獲得這些信息，事業(yè)單位除了通過人際關(guān)系來了解之外，最主要的途徑就是通過人事檔案來獲得。因此，事業(yè)單位一定要對人事檔案管理引起高度的重視，在提供一些相關(guān)資料的時(shí)候，事業(yè)單位通過人事檔案管理就可以提供出更加前面系統(tǒng)的資料，在一定程度上能促進(jìn)人事管理的順利進(jìn)行。

（三）人事檔案管理對個人能力進(jìn)行全面分析

在事業(yè)單位的人事檔案中，會對個人的學(xué)習(xí)情況、發(fā)展歷程以及教育程度等都會有非常詳細(xì)的記錄。所以，事業(yè)單位在進(jìn)行人事調(diào)動和上任的時(shí)候，就可以通過人事檔案管理，結(jié)合檔案中的一些相關(guān)資料，有目的性的進(jìn)行一些專業(yè)培訓(xùn)。并且還可以結(jié)合個人的一些愛好和專業(yè)，更有針對性的對個人的能力進(jìn)行提升，從而可以提高人才的培養(yǎng)效率。

（四）個人考評任用的信息基礎(chǔ)

在目前的事業(yè)單位中，對于績效和最后的考核都非常的嚴(yán)厲，個人考核的最終結(jié)果直接影響著自身的晉升以及自己的利益。人事檔案管理能對個人評估以及考核提供出足夠的條件，并且，還能將最后的考核結(jié)果記錄到相應(yīng)的檔案資料中。事業(yè)單位在對職工的信息進(jìn)行全面了解的時(shí)候，就可以充分的利用人事檔案管理來實(shí)現(xiàn)，能夠進(jìn)一步的對相應(yīng)人員作出合理的判斷。

三、結(jié)語

通過以上內(nèi)容的分析可以知道，人事檔案作為一種文件資料在事業(yè)單位中起到了十分重要的作用，在資料上詳細(xì)的記錄了各個工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷。并且事業(yè)單位人事檔案管理在信息的記錄上都具有一定的真實(shí)性，同時(shí)對重要信息也具有一定的機(jī)密性。事業(yè)單位的相關(guān)管理人員，一定要全面的認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，只有這樣才能保障事業(yè)單位能合理的進(jìn)行人事調(diào)動，才能不斷的完善事業(yè)單位的人才結(jié)構(gòu)，使事業(yè)單位的工作效率能得到進(jìn)一步的提升。

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作者簡介：楊婷婷（1989-），女，重慶秀山人，職務(wù)：工資福利科工作人員，學(xué)歷：本科，研究方向：干部檔案管理。