談如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平

徐麗麗

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化過程中會有著一些不足，比如：管理制度不夠完善、管理人員的整體品質(zhì)稂莠不齊等，都會對檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展帶來一定的影響。這樣就需要相關(guān)單位依據(jù)自身所存在的不足，而對檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施工作引起重視，并且加大管理水平，制定恰當(dāng)?shù)拇胧⒐芾砣藛T的整體品質(zhì)提高，加強(qiáng)管理工作的有效落實(shí)，并且適當(dāng)?shù)耐度虢?jīng)費(fèi)，進(jìn)而不斷的將管理現(xiàn)代化水平提高，達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化的水平，符合社會發(fā)展的要求，有效的將檔案管理品質(zhì)得以提升，推動社會的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 問題 措施

現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，在開展各種工作中使用現(xiàn)代化設(shè)備在大幅度的提升。因此，相關(guān)單位針對檔案管理工作的開展要結(jié)合實(shí)際發(fā)展要求，恰當(dāng)?shù)氖褂眯滦图夹g(shù)，從而讓檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化的效果，有效的將檔案管理品質(zhì)得以提升，推動社會的不斷發(fā)展。

1、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

1.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的主要因素是檔案工作能否具有一定的規(guī)范性。相關(guān)部門在對檔案進(jìn)行管理過程中，其本身就具有一定的繁瑣性，因此管理中會出現(xiàn)一些不足。因?yàn)闅v史等因素的影響，相關(guān)部門在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，不同階級的單位出現(xiàn)各自為政的情況，這樣就讓管理的整體水平存在很大的區(qū)別。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理的相關(guān)軟件還沒有做到一致，這樣就會致使檔案管理沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，讓信息資料等方面出現(xiàn)不全的情況，從而讓管理水平一直處于較低的狀態(tài)。甚至不同地區(qū)還出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，這樣就讓管理現(xiàn)代化水平的整體提高受到了一定程度的影響。

1.2檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理現(xiàn)代化工作的有效落實(shí)是和現(xiàn)代化設(shè)備有著密切聯(lián)系的，但是相關(guān)人員在使用該設(shè)備時(shí)，一定要先將人員的整體品質(zhì)得以提升，打破以往的管理方式，不斷的學(xué)習(xí)。只有相關(guān)人員的技術(shù)手段成熟，才可以符合檔案現(xiàn)代化的相關(guān)需要，才能夠呈現(xiàn)出顯著的效果。然而，相關(guān)人員在對檔案管理過程中還是使用以往的形式，這些人員沒有對新型的管理技術(shù)做好全面的掌握，從而致使自身水平的不足，沒有達(dá)到現(xiàn)代化操作的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.3較低的經(jīng)費(fèi)投入

相關(guān)部門在對檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施期間，其中經(jīng)費(fèi)問題占有很重要的一部分，也是一個經(jīng)常會抽選的問題。由于經(jīng)費(fèi)的總體數(shù)目是通過相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)而做出決定的。然而較多單位中的領(lǐng)導(dǎo)沒有對檔案管理引起重視，那么所投入的成本就不多，這些資金無法滿足現(xiàn)代化的要求。特別是對基層單位而言，在建設(shè)檔案室時(shí)，因?yàn)闂l件比較差，安全設(shè)施也不全面，這樣就讓檔案室在建設(shè)過程中沒有具備一定的規(guī)范性，從而對現(xiàn)代化的實(shí)施更加困難，這樣也在一定程度上制約著現(xiàn)代化發(fā)展。某些單位檔案室中沒有完善的設(shè)備，并且儲存條件也不完善，檔案室的整體環(huán)境不但規(guī)模不大，而且還在有空的位置上放置別的物品，不僅僅是作為一個獨(dú)立的檔案室，沒有具備檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)而對檔案的管理帶來不利影響。

2、檔案管理現(xiàn)代化的改進(jìn)措施

2.1重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

相關(guān)部門在對檔案管理的相關(guān)實(shí)踐中得知，倘若想要讓檔案工作具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性，那么就要制定恰當(dāng)?shù)膶?shí)施手段，讓管理秩序得到保證，從而能夠最大程度起到最佳效益的作用。倘若檔案管理中只有技術(shù)手段或者是專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，就難以提高檔案管理的整體品質(zhì)。因此，相關(guān)部門在對檔案管理實(shí)施現(xiàn)代化工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保檔案建設(shè)是具備一定的規(guī)范性，這樣才能夠推動檔案管理的不斷發(fā)展。

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人的作用是非常重要的。想要現(xiàn)代化管理真正的實(shí)現(xiàn)，必須改變?nèi)说乃枷胗^念。檔案管理人員必須真正認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的發(fā)展趨勢，在新的形勢下各種新的檔案不斷形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進(jìn)的技術(shù)和手段來進(jìn)行管理。管理人員必須認(rèn)識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓(xùn)，提高自己的知識水平和專業(yè)技能。

與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，進(jìn)而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這種情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，如聘請專門老師教授檔案管理人員計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識，以講座形式教給其檔案管理方面的前瞻性知識和技能等。通過教育培訓(xùn)，使管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理中存在的任河問題，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。達(dá)到提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行的目的。

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作的一個重要組成部分，在檔案現(xiàn)代化管理中有著舉足輕重的作用。根據(jù)檔案工作新的規(guī)定和要求，檔案管理者需要不斷地再學(xué)習(xí)，再提高，這就要求在指導(dǎo)和培訓(xùn)時(shí)，需要探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點(diǎn)，根據(jù)不同時(shí)期檔案工作新的要求，新的標(biāo)準(zhǔn)來制定培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)中用理論聯(lián)系實(shí)際，看示范，有針對性，能使檔案人員聽得懂、學(xué)得會，能獨(dú)立完成單位歸檔文件整理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)，規(guī)范檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)。

2.2加大檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費(fèi)的投入

相關(guān)部門倘若要想達(dá)到檔案現(xiàn)代化的效果，那么就應(yīng)當(dāng)投入較多的成本投入到相關(guān)設(shè)施中。不同部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對檔案管理引起重視，從而確保檔案管理能夠有效的實(shí)施。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)檔案室的同時(shí)，做好通風(fēng)等方面的保護(hù)工作，并且結(jié)合檔案室的具體狀況來對現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行恰當(dāng)?shù)氖褂?，不僅能夠確保檔案具有一定的安全性，而且還讓檔案信息具有完整性。

現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理為檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財(cái)政投人的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于提高檔案利用水平，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益和較高的社會效益。

3、結(jié)語

在新時(shí)期的發(fā)展形勢下，檔案管理現(xiàn)代化工作的實(shí)施是有必要的。相關(guān)部門在促進(jìn)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的同時(shí)，一定要對所產(chǎn)生的不足之處進(jìn)行全面的掌握，不斷的將其管理形式做好改善，進(jìn)而能夠從整體上將檔案管理水平不斷的提高。

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