做好檔案管理工作的基本條件

章運洪

隨著改革的不斷變化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期，新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。那么，做好新的歷史時期檔案管理工作的基本條件有哪些？本人認(rèn)為有以下五個基本條件。

條件之一：增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。

一個單位的任何一項工作，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作得以順利開展，檔案管理工作也是如此。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度的高低，決定著單位檔案工作的發(fā)展。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點：一是愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)能否重視檔案工作，取決于對檔案工作人員的工作滿意程度。因此，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。二是積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無，因此，加強宣傳工作是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)的文件、單位的重要資料給領(lǐng)導(dǎo)看，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，能夠充分利用這些資料。還要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些檔案對單位工作的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

條件之二：綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1、增強責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。因此，檔案管理工作者必須有廣博的專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能做好新形勢下的檔案管理工作。

2、掌握專業(yè)管理技能，提高綜合素質(zhì)。原來檔案材料的形成是從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔，這些過程都是以手工抄寫為主，而微機技術(shù)在檔案管理中的運用，完全可以系統(tǒng)的完成上述所有工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)技術(shù)，都迫切需要檔案管理人員去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求和努力方向。因此，檔案工作者要加強學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理的需要。

3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作量大。而利用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，就會收到事半功倍的效果。

條件之三：加強教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

1、提高認(rèn)識水平，強化繼續(xù)教育。首先要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識檔案管理人員繼續(xù)教育在檔案管理事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認(rèn)識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，主要在于檔案管理人員的整體素質(zhì)的不斷提高。其次，當(dāng)今檔案管理人員的機遇挑戰(zhàn)并存，必須啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才。

2、開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)素質(zhì)。給檔案管理人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二是要普及相關(guān)科學(xué)知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如文史知識、社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。三是要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并應(yīng)用到檔案管理工作實際之中。四是做好檔案工作的繼承和發(fā)展。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進(jìn)技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。五是建立獎懲機制，細(xì)化考核監(jiān)管。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

條件之四：落實《保密法》，做好檔案保管過程中的保密工作。

1、檔案管理人員要嚴(yán)格履行職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案管理工作的基本任務(wù)，也是檔案管理工作的目的。檔案管理工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案管理得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的管理相對集中，不致因檔案的分散管理而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案管理工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

2、嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》。要貫徹落實《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)創(chuàng)造條件。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。