民生檔案管理工作策略探析

張威

國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在布置2008 年度全國(guó)檔案工作主要任務(wù)時(shí)明確指出：要把以人為本作為核心內(nèi)容，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”，一是轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視人民群眾對(duì)檔案的需求，建立方便人民群眾的檔案利用體系。筆者認(rèn)為，民生檔案的內(nèi)涵可以表述為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈?、與民生有關(guān)的各種形式的歷史記錄。由于民生問題涉及面很廣，小到老百姓日常的柴米油鹽，大到就業(yè)支持、社會(huì)保障等，無不屬于民生的范疇，這就造成民生檔案概念的外延非常寬泛。民生檔案包含了許多與民眾生計(jì)息息相關(guān)的專門檔案，諸如社區(qū)建設(shè)、移民開發(fā)、城鄉(xiāng)低保、社會(huì)福利、優(yōu)撫救濟(jì)、三農(nóng)扶貧、房地權(quán)屬、婚姻登記、民事訴訟等活動(dòng)中形成的檔案，都可以歸入民生檔案。但民生檔案并不僅僅是專門檔案的集合，一些文書檔案、甚至科技檔案也可以列入民生檔案，如民政部門形成的一些與婚姻登記有關(guān)的檔案材料，是文書檔案，但也屬于民生檔案。城建檔案館收藏的與城市規(guī)劃、城市建設(shè)有關(guān)的一些科技檔案可能因?yàn)橹苯雨P(guān)系到普通民眾的切身利益，備受民眾關(guān)注，具有較高的查閱率，也應(yīng)該列入民生檔案。民生檔案如此重要，因此，筆者就如何做好民生檔案工作談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、強(qiáng)化宣傳

開展檔案宣傳工作是各級(jí)檔案行政管理部門的一項(xiàng)重要職能。為了提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建設(shè)兩個(gè)體系營(yíng)造良好的社會(huì)環(huán)境，檔案行政管理部門要加強(qiáng)宣傳，全面提高全社會(huì)的民生檔案意識(shí)。尤其是各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員，以及普通民眾的檔案意識(shí)，以此來調(diào)動(dòng)各方面支持和參與民生檔案建設(shè)的積極性。據(jù)媒體報(bào)道，在上海檔案部門的高度重視和積極推動(dòng)下，近年來，在各類媒體上有關(guān)上海檔案工作圍繞中心、服務(wù)民生的新聞報(bào)道每年達(dá)到次左右，有效擴(kuò)大了上海檔案事業(yè)的影響，拉近了檔案部門與社會(huì)民眾的距離，為上海實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建設(shè)兩個(gè)體系提供了輿論支持。

二、改進(jìn)收集范圍

首先，加強(qiáng)政府機(jī)構(gòu)中公共服務(wù)重點(diǎn)部門的民生檔案的收集。一些單位從事著與社會(huì)民生息息相關(guān)的職能活動(dòng)，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)這些單位民生檔案資源建設(shè)與管理的業(yè)務(wù)研究和指導(dǎo)。對(duì)這些重點(diǎn)單位所形成的民生檔案應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，從源頭上做到民生檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理科學(xué)，為民生檔案資源建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。其次，加大對(duì)各企業(yè)、事業(yè)單位民生檔案資源的征集力度，根據(jù)實(shí)際情況和老百姓的需求重新劃定檔案收集范圍， 擴(kuò)大民生檔案收集的廣度和深度，并隨社會(huì)形勢(shì)發(fā)展和百姓檔案需求熱點(diǎn)的變化進(jìn)行調(diào)整。再次，提高民生檔案的歸檔地位。具體講，各單位在歸檔過程中，應(yīng)相應(yīng)提高本單位形成的民生檔案的保管期限，把這部分檔案與反映各單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的重點(diǎn)檔案等同起來進(jìn)行歸檔，以確保民生檔案資源的建設(shè)。近年來，政府注重民生問題，在社會(huì)保障方面不斷出臺(tái)惠及百姓利益的政策， 如為退休工人增加養(yǎng)老金和廉租房、經(jīng)濟(jì)適用房政策的推出等，在享受這些政策時(shí)，必須出具工齡、相關(guān)家庭收入、生活條件等證明。大量案例表明，檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整并擴(kuò)大民生檔案收集范圍，及時(shí)、齊全地收集這些與民生密切相關(guān)的檔案資源， 對(duì)于民生檔案工作的推進(jìn)將起到源頭保證、事半功倍的效果。

三、構(gòu)建檔案資源體系

各級(jí)國(guó)家綜合檔案館是我國(guó)檔案事業(yè)體系的核心力量，民生檔案資源體系的建立需要各級(jí)綜合檔案館挖掘現(xiàn)有的民生檔案資源，并建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案業(yè)務(wù)體系。在這方面，根據(jù)一些地方的經(jīng)驗(yàn)，一是將以往按照館藏體系安排檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的做法，調(diào)整到優(yōu)先整理、編目、數(shù)字化群眾利用率高的檔案，方便群眾查閱利用檔案上來；二是建立婚姻檔案、公證檔案、知青檔案、公民出生檔案等專門數(shù)據(jù)庫(kù)；三是加快檔案信息化步伐，向社會(huì)提供民生檔案查詢目錄信息，在互聯(lián)網(wǎng)上公布，方便群眾檢索利用。此外，調(diào)整館藏收集導(dǎo)向，建設(shè)面向民生的多元化館藏體系。圍繞服務(wù)民生的需要，調(diào)整館藏建藏建設(shè)思路，改變檔案館單純接收黨政機(jī)關(guān)文書檔案的傳統(tǒng)做法，突出了民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位，將接收范圍擴(kuò)大到與群眾關(guān)系密切的政府現(xiàn)行公開文件和專門檔案、部分基層單位檔案等。

四、推進(jìn)家庭建檔

隨著人們對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的增強(qiáng)，在一些地方，家庭檔案的作用也越來越受民眾的重視，越來越多的民眾對(duì)家庭建檔產(chǎn)生了濃厚的興趣。檔案行政管理部門應(yīng)該大力宣傳家庭檔案的意義和作用，進(jìn)一步提高民眾對(duì)家庭檔案重要性的認(rèn)識(shí)，讓更多的人對(duì)自己的家庭檔案進(jìn)行整理、歸檔，保護(hù)家庭及個(gè)人的重要資料。家庭建檔“具有為平民保存歷史和提高社會(huì)檔案意識(shí)兩個(gè)方面的意義”。一方面，為平民保存歷史有助于社會(huì)歷史的完整和公眾對(duì)社會(huì)的認(rèn)同，從而促進(jìn)社會(huì)和諧；另一方面，提高社會(huì)檔案意識(shí)有助于公眾關(guān)注檔案事業(yè)并參與國(guó)家檔案資源建設(shè)。許多家庭檔案對(duì)普通人的家庭有很高的保存價(jià)值，如家庭財(cái)產(chǎn)檔案中的各類存款單據(jù)、信用卡及有價(jià)證券等；家庭證件檔案中的戶口簿、結(jié)婚證、學(xué)歷證書、資格證書等；家庭健康檔案中的病歷、病情診斷書、化驗(yàn)單等。這些普通民眾在日常生活中形成的民生檔案是無法被各級(jí)國(guó)家檔案館收藏的，只有通過在檔案行政管理部門指導(dǎo)下進(jìn)行家庭建檔的形式，才能惠及普通百姓。

五、推進(jìn)信息化建設(shè)

以應(yīng)用信息技術(shù)為條件，積極推進(jìn)民生檔案的信息化建設(shè)各級(jí)檔案部門要通過多種途徑、多種形式開發(fā)民生檔案信息資源，突出抓好民生檔案的信息化建設(shè)工作，對(duì)涉及民生的各類檔案進(jìn)行優(yōu)先整理、編目等工作，為民生檔案的及時(shí)提供利用創(chuàng)造條件。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，及時(shí)將各類民生檔案錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，既可以達(dá)到節(jié)省時(shí)間，工作便捷，提高效率的目的，又能實(shí)現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。同時(shí)充分利用檔案信息化的平臺(tái)，擴(kuò)大民生檔案服務(wù)的時(shí)空范圍，通過新聞媒體和檔案網(wǎng)站檔案查閱、咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與人民群眾的“直達(dá)車”，宣傳介紹館藏民生檔案信息等手段，有效地開發(fā)民生檔案資源服務(wù)民生。

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