如何加強(qiáng)檔案管理工作

馮文芳

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)市場化的不斷發(fā)展，各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)化成了必然趨勢，其中對于檔案的管理工作在新的時(shí)代下也產(chǎn)生了新的變化，在以前的檔案管理上主要依靠國家的政策干預(yù)，在很多檔案管理問題上工作做的不夠完善，而在新的時(shí)代下，由于信息化以及科學(xué)技術(shù)的介入，使得檔案管理工作更加科學(xué)、合理，本文從目前檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，對新時(shí)代下如何加強(qiáng)檔案管理工作做了有關(guān)論述，旨在為做好檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案管理；現(xiàn)狀分析；管理特點(diǎn)

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，各領(lǐng)域的發(fā)展信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展提供了條件和基礎(chǔ)。檔案管理是一種先進(jìn)的科學(xué)管理方法，檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)相結(jié)合所產(chǎn)生已成為主要的服務(wù)設(shè)施和服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施，目前在社會發(fā)展的過程中，完善檔案管理，是確保當(dāng)前社會穩(wěn)定發(fā)展前提。近年來，檔案管理，大力推進(jìn)信息化的檔案部門，要盡量使檔案工作與社會發(fā)展同步。在目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)的過程中被廣泛應(yīng)用，對電子文件檔案管理逐步發(fā)展。在社會發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)書寫的文件已陸續(xù)推出社會化的趨勢，隨著電子格式代替書面文件很快的辦公軟件，它不僅提高了辦公的速度，同時(shí)也節(jié)約了資源減少出現(xiàn)的環(huán)境污染。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案數(shù)量龐雜

我國的檔案不僅僅包含各種資源類檔案，還有很多個(gè)人的檔案等，可見我國檔案庫類型之多，類型十分復(fù)雜，個(gè)人檔案比如我國黨員的個(gè)人檔案，黨員是我國歷史使命的肩負(fù)者，所以他們的個(gè)人檔案想當(dāng)重要，而中國共產(chǎn)黨作為世界第一大黨，黨員數(shù)量可想而知。還有我國豐富的資源檔案等等，我國檔案的數(shù)量之所以龐大就是因?yàn)樗麄兊男畔⒘看?，這就需要管理人員對信息有很強(qiáng)的篩選能力，對有用的的信息保存好，對那些無關(guān)的信息要舍棄。但是我國檔案信息量的龐大是很難做到篩選的，因此這就給我國檔案管理造成了一個(gè)棘手的問題。這就說明如何做好檔案分類成了亟待解決的問題。

（二）集中檔案管理

我國在檔案管理方面的工作往往會有專門的部門負(fù)責(zé)，使管理檔案的權(quán)力集中在了以少部分人的手里，雖然這種模式可以提高檔案管理工作的效率，但是利大于弊，其反面影響使其他人無法干涉檔案管理的工作，使得各種信息比較混雜，不同信息的重要性也很難區(qū)分，這就給檔案管理的改革創(chuàng)新帶來了束縛，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案管理效率問題

隨著社會的快速發(fā)展，不斷提高檔案管理水平的生產(chǎn)力的效率也將不斷提升和完善，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日益增長的，與當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的當(dāng)前需求管理已成為由于歷史原因，在企業(yè)基礎(chǔ)差檔案館當(dāng)前文件的主要發(fā)展，但。案卷質(zhì)量不高，尤其是在各種文件的兼容性不強(qiáng)的書目資料，在目前，由于流程管理，不同類型的計(jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)內(nèi)存引起的各種矛盾的自動化文件管理流程，而不是標(biāo)準(zhǔn)的，所以在未來的發(fā)展過程中，電子信息文件還有待加強(qiáng)。

（四）檔案管理制度問題

現(xiàn)在，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展想當(dāng)迅速，一個(gè)嶄新的東方大國屹立在世界之林，但是我國的檔案管理體制卻沒有發(fā)生變革，還是處于以前相當(dāng)落后的狀態(tài)，管理人員的管理思想也相對比較落后，，所以我國急需對檔案管理體制做適當(dāng)革新。

二、新時(shí)代應(yīng)如何加強(qiáng)檔案管理工作

（一）利用現(xiàn)代科技技術(shù)使檔案管理一體化

這是一個(gè)關(guān)于管理體制的問題，我們應(yīng)該用一個(gè)發(fā)展的眼光，找到個(gè)事物之間的聯(lián)系，將文件管理和檔案管理相結(jié)合，使其管理體制系統(tǒng)化，在管理工作上相互借鑒，相互改進(jìn)，這樣就有利于創(chuàng)新型管理模式的改進(jìn)，不僅有利于檔案管理的效率，也有利于檔案管理對文件管理的監(jiān)督，進(jìn)而提高了檔案所管理部門工作的效率，所以我們要將文件管理與檔案管理相合并，建立一個(gè)管理一體化的檔案管理模式，提高檔案管理工作的工作效率，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)建新時(shí)代的檔案管理制度

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案的所有權(quán)出現(xiàn)了多元化的改變，這就是說我們也要建立一個(gè)多樣化的檔案管理體制，在我國建國初期，我國的檔案管理體制是無論什么檔案都集中在一部人手里，而隨著現(xiàn)在社會的發(fā)展這種已經(jīng)不適合現(xiàn)在的檔案特點(diǎn)，對于那些非國有企業(yè)的各種檔案，不需要統(tǒng)一由國家政府來管理，可以鼓勵(lì)他們建立自己的檔案管理體制，舍棄過去檔案管理的不利因素?；蛘卟扇》植抗芾泶婕泄芾?，也可以分布管理結(jié)合集中管理同時(shí)進(jìn)行的管理體制等。

（三）實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享

檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和不斷發(fā)展逐漸形成了一套系統(tǒng)化，管理制度的完整性。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為主要基礎(chǔ)和前提，檔案的開發(fā)過程中，對檔案工作發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)和思想狀況，未來檔案管理的主流趨勢必然是數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化。

（四）對檔案管理人員要求更為嚴(yán)格

對于檔案管理人員的要求，需要他們嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，做到檔案不外借，能夠在需要時(shí)提供相關(guān)檔案的復(fù)印件，在檔案柜內(nèi)不存放其他物品，保持存放環(huán)境的干燥，經(jīng)常查看、打掃存放環(huán)境，使檔案管理做到安全、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)論

總的來說，做好檔案的管理工作是功在當(dāng)代，利在千秋的工作，做好檔案管理工作對總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、計(jì)劃未來都具有深遠(yuǎn)的意義，我們要在不斷地工作實(shí)踐當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在新的時(shí)代背景下，不斷提高檔案管理工作。

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