高中貧困生檔案管理與利用的探究

摘 要：通過對過往高中貧困生檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，探索了我校貧困生檔案管理與利用新舉措，以期促進(jìn)高中貧困生檔案管理朝著規(guī)范化、制度化、信息化健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高中；貧困生；檔案管理；新舉措

1 高中貧困生檔案管理與利用的必要性

我國教育改革和發(fā)展的一個焦點(diǎn)問題就是高中貧困生問題，不少高中都存在著家庭困難的學(xué)生，對于這些學(xué)生而言，學(xué)校的科學(xué)、公平的資助體系是為他們搭建繼續(xù)學(xué)習(xí)的平臺。而要想建立普通高中資助體系就必須重視高中貧困生檔案管理與利用。

2 我校過往貧困生檔案管理與利用的現(xiàn)狀

2.1 貧困生認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)模糊，缺乏公平性和可操作性

貧困生認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)模糊，存在缺陷。有些是班主任直觀判斷和班級民主評議或以主觀印象代替客觀考察，形式重于實(shí)際，流程散亂缺乏制度性，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，主觀性強(qiáng)，偏離了學(xué)生資助的本旨。此外，對因突發(fā)事件造成的家庭貧困需提供的證明材料沒有給予相關(guān)統(tǒng)一的規(guī)定，只憑借模糊的界定去審核材料，沒有規(guī)范統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 貧困生認(rèn)定材料核查困難，缺乏真實(shí)性

在貧困生資助工作中，由于高中檔案管理不合理，高中貧困生檔案工作未得到應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致關(guān)于貧困生的各種第一手資料凌亂和不完整，缺乏真實(shí)性，這樣既不利于對檔案的查閱和對學(xué)生情況的了解，也不利于檔案工作順利開展。

2.3 檔案的管理和利用缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性

對于貧困生這一特殊群體的關(guān)心和政策在實(shí)踐過程中還存在一些問題。尤其在材料保存過程中，由于我校需要每一位高中貧困生每年9月份都要上交《高中學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難情況調(diào)查表》、《高中階段學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請表》、低保低收入證明材料及本人身份證和家庭戶口本復(fù)印件等材料，這些存檔的材料重復(fù)率高，不僅給學(xué)校存檔帶來巨大負(fù)擔(dān)，也會浪費(fèi)學(xué)校資源和空間。

3 探索我校貧困生檔案管理與利用新舉措

3.1 提高對高中貧困生檔案管理的認(rèn)識

為使師生了解資助工作要求，學(xué)校應(yīng)注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。首先，我校針對貧困學(xué)生，開展了兩次專題資助會議，通過宣傳、咨詢，使學(xué)生全面了解可以獲得資助的條件及相關(guān)政策及流程，使學(xué)生能夠詳細(xì)了解我省對貧困學(xué)生資助政策有關(guān)情況、操作流程、提交材料及相關(guān)注意事項(xiàng)，使學(xué)生不會上交無用材料或是錯誤材料，從而極大的減輕檔案歸類整理壓力。

3.2 貧困生檔案應(yīng)客觀真實(shí)，采取動態(tài)的管理辦法

在全面開展貧困生檔案的建立之前，我校向全校學(xué)生公布建檔的要求及流程，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，聆聽與收集學(xué)生的意見和建議，以達(dá)到公平、公正、公開的原則，增強(qiáng)學(xué)生的責(zé)任感和認(rèn)同感，這樣不僅可以讓經(jīng)濟(jì)有困難的學(xué)生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細(xì)則與制度進(jìn)行完善和修正。

3.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動貧困生檔案管理信息化

促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到貧困生檔案信息管理中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大檔案資源的利用范圍和深度廣度。加強(qiáng)對于軟件的開發(fā)和利用，建立一個既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，使學(xué)校的局域網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相通，形成更大范圍的信息收集和利用，提高資源利用效率，讓檔案資料服務(wù)更多的人。

4 我校貧困生檔案管理與利用新舉措下的狀況

4.1 近年來我校檔案利用基本情況

從上表中可知我校檔案室2015至2016年圓滿完成了各項(xiàng)貧困生檔案接待利用工作，實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的接待利用服務(wù)。近兩年接待總量繼續(xù)保持增長態(tài)勢，相應(yīng)調(diào)卷數(shù)、復(fù)印打印頁數(shù)也大幅增長，其中接待達(dá)1347人次、利用檔案2222卷、復(fù)印打印1238頁。近兩年貧困生檔案利用提高體現(xiàn)了人們越來越認(rèn)識到檔案的各種用途及優(yōu)勢，具體分為以下幾方面：

4.2 檔案利用量大，利用目的多樣

從表中可知貧困生檔案查閱人次均超百人，由于檔案具有科學(xué)公正真實(shí)的特點(diǎn)，所以建立起的檔案能夠被各種教學(xué)研究所利用，因此檔案利用量非?？捎^。首先貧困生檔案可以讓學(xué)校了解貧困生的基本情況、個性特征和心理健康狀況，從而采取有效手段幫助解決貧困生學(xué)習(xí)、生活及心理問題，也能讓各級政府和相關(guān)管理部門準(zhǔn)確掌握經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生家庭情況，更好的制定資助政策，提高資助政策的運(yùn)行效率，讓最需要幫助的貧困家庭學(xué)生有效獲得資助。其次貧困生檔案可以用在貧困生升學(xué)中，為貧困生升學(xué)鋪平道路。

4.3 貧困生檔案在社會方面的利用

高中貧困生檔案可以為管理服務(wù)、為學(xué)術(shù)研究服務(wù)，其中心理健康檔案可以被心理研究人員用作分析研究素材。高校人員能夠通過貧困生檔案看到其中的吃苦耐勞的優(yōu)秀學(xué)生，有助于選拔優(yōu)秀學(xué)生，也有利于促進(jìn)貧困學(xué)生得到更好的教育資源。教育管理和研究人員可以用來研究貧困生的教育與管理，促進(jìn)我國教育事業(yè)的發(fā)展。

4.4 檔案導(dǎo)向性作用強(qiáng)

檔案利用真實(shí)可靠。因?yàn)槭峭ㄟ^科學(xué)規(guī)劃出的高中貧困生檔案建立流程，在定性標(biāo)準(zhǔn)、定量標(biāo)準(zhǔn)，及根據(jù)我市最低生活保障線及當(dāng)前社會的消費(fèi)水平及物價(jià)水平科學(xué)界定我校貧困生的劃分標(biāo)準(zhǔn)線的情況下，使檔案真實(shí)可靠。我校老師能夠通過貧困生建檔，實(shí)時了解學(xué)生的基本情況、學(xué)生經(jīng)濟(jì)困難情況、貧困學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、品行及成長記錄及貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學(xué)習(xí)成績表、品行進(jìn)步的證明、各種獲獎的榮譽(yù)證書等觀察學(xué)生的這些變化，對教學(xué)研究具有深刻的指導(dǎo)作用。

4.5 新舉措下取得的成績

4.5.1我校立足自身實(shí)際，使資助工作初見成效。我校與上級資助部門和社會團(tuán)體積極協(xié)調(diào)好作用關(guān)系，加強(qiáng)對助學(xué)金的保存和保管，?？顚Ｓ茫官Y金用對地方，用對人，用對方式，防止私人挪用和占用。通過拓寬思路利用各種形式籌措資助經(jīng)費(fèi)，填補(bǔ)了各方面的開支，保證學(xué)校良好運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)生提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，也提高了學(xué)校的競爭力。

4.5.2我校進(jìn)一步規(guī)范了學(xué)生資助工作檔案管理，極大的促進(jìn)了學(xué)生資助工作檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量。我校切實(shí)執(zhí)行我市制定的《學(xué)生資助檔案管理制度》，根據(jù)其中規(guī)定，明確內(nèi)容，責(zé)任到人。通過把新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔相結(jié)合的形式正確地把有價(jià)值的不同形式和載體的歷史記錄分類歸檔，堅(jiān)持資助檔案管理實(shí)事求是和集中統(tǒng)一原則，方便查閱和了解學(xué)生各方面情況。同時通過所有資助檔案都由專人負(fù)責(zé)收集、分類、裝訂、編號、保存等工作，加強(qiáng)了檔案的保密性和安全性，謹(jǐn)防遺失。

4.5.3我校將資助檔案管理納入了中學(xué)生資助考核項(xiàng)目，通過督促檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題及時整改；每學(xué)期召開一次資助人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會或現(xiàn)場會，在明確學(xué)生資助工作檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)以及通過現(xiàn)場學(xué)習(xí)不斷提高工作能力。同時通過開展貧困生咨詢和幫扶工作機(jī)制，極大的促進(jìn)了老師對自己班級學(xué)生的了解和溝通，促進(jìn)了班級團(tuán)結(jié)友愛良好風(fēng)氣的形成。

5 結(jié)論

建立健全高中貧困生檔案的管理是高中資助工作順利開展的重要依據(jù)，是促進(jìn)學(xué)校資助工作事半功倍的助推器，也是構(gòu)建和諧校園關(guān)系促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定的基本要求。

參考文獻(xiàn)

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[2]張蕊.高校困難學(xué)生資助體系的探索與實(shí)踐[J].科技信息，2008年第15期.

作者簡介

李勝（1975-），男，廣東韶關(guān)人，本科，畢業(yè)于華南師范大學(xué)，高中教師，研究方向：德育管理。