新時期下檔案管理模式中存在的問題及對策分析

張利萍

摘 要：隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，世界逐漸步入“互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)”時代，信息技術成為人們生活必不可少的要素之一。面對信息化浪潮強勢席卷全球，檔案管理作為經(jīng)典地信息儲存與信息記錄手段，其勢必要緊跟時代步伐，加快信息化發(fā)展?，F(xiàn)如今，由于記錄檔案的方式變得越來越多樣化，檔案管理的工作模式與工作內容都明顯得到了改善，進一步提高檔案管理工作的效率是國家未來的重點扶持研究對象。但是，在檔案管理模式進入信息化的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時期的發(fā)展需求，并且我國在檔案管理制約與安全方面的發(fā)展情況始終不盡如人意。因此，本文立足于信息化的時代背景，仔細闡述了檔案管理工作面臨的問題，指出導致問題發(fā)生的原因，最后提出幾點建設性意見，期望能構建一種適應新時期的檔案管理模式，建立有序高效的檔案管理體系。

關鍵詞：檔案管理；新時期；模式創(chuàng)新；傳統(tǒng)管理；改進方式

在這個以“信息技術”為主題的新時代背景下，大量的互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)管理技術迅速融入人們的生活，改變了人們傳統(tǒng)的生活方式與思維模式，各行各業(yè)的不斷轉型與變革已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的必然趨勢。此時，傳統(tǒng)的檔案管理工作卻難以適應社會上每天產(chǎn)生的對大量檔案原始數(shù)據(jù)的搜集和檢索，其發(fā)展狀況不容樂觀，進入了瓶頸階段。如果新時期的檔案管理部門仍然采取以往的職業(yè)模式，那么這一職業(yè)很有可能會面臨被新的職業(yè)替代從而退出歷史舞臺的危險。因此，從時代發(fā)展的角度來看，促進檔案管理工作的信息化進程、將網(wǎng)絡技術與檔案管理工作相結合是未來不可避免的發(fā)展趨勢。只有看清檔案職業(yè)所面臨的困境，并且認真審視和思考應該如何在新時代背景下探索檔案職業(yè)的改革方法和與生存方向，才能為檔案管理行業(yè)開辟新的舞臺和發(fā)展空間。

1 新時期下檔案管理面臨的問題

隨著信息社會的深入發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)”與“大數(shù)據(jù)”這兩個詞已經(jīng)成為現(xiàn)代行業(yè)改革的主要方向與熱點話題。最初，檔案行業(yè)是由于人們對“信息記錄”的發(fā)展需求而產(chǎn)生的，并且一直是采取“文件記錄”的方式，完全反應了每個人的個人履歷、個人學歷、工作經(jīng)驗、思想品德等方方面面。這樣所記錄的檔案不僅是社會衡量一個人的人生價值的標尺，同時也是其進入社會、在社會中歷練的主要評價標準，是關乎單位發(fā)展、國家人才輸出的重要資源。因此，在以往的社會環(huán)境中，檔案行業(yè)的發(fā)展十分迅速。在資源不斷累積、工作規(guī)模不斷擴大的過程中，也創(chuàng)造出了專業(yè)化的技能和穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境，穩(wěn)固了其獨立的社會職業(yè)的地位。然而眼觀當下，因為檔案行業(yè)與信息變動的深度關聯(lián)，所以在整個世界信息化的過程中，不免面臨了一些難以解決的困境和痛點。從近幾年來看，我國在檔案行業(yè)信息化變革方向的發(fā)展還是十分有限的，其現(xiàn)有模式下存在的問題大致可以分為以下幾點：

第一，檔案管理工作存在紕漏，可能出現(xiàn)檔案偽造、檔案不完整等情況。本文通過調查得知，造成這種問題的原因主要有兩點：一、檔案監(jiān)管手段缺失，法律稀疏，一些單位甚至沒有檔案管理體系；二、群眾對檔案的重要性缺乏認識，不按規(guī)定配合檔案管理工作。這兩個原因造成了在人員流動的檔案交接過程中出現(xiàn)的“棄檔”、“無頭檔案”、“多頭檔案”等工作紕漏現(xiàn)象。除此之外，由于沒有完整的法律規(guī)定，部分人會利用不法手段篡改檔案中的信息，增加一些對自己有利的部分以牟取私利。

第二，檔案管理缺乏現(xiàn)代化技術，傳統(tǒng)的管理技術已經(jīng)難以滿足社會日新月異的需求。即使互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)非常發(fā)達，但是在檔案行業(yè)卻沒有得到很好的應用。目前，大多數(shù)單位雖然已經(jīng)成立了檔案數(shù)據(jù)庫，但卻僅限于錄入和檢索功能，并沒有真正地實行檔案信息統(tǒng)一和共享，真正使用的時候大多數(shù)還是去檔案庫查閱。然而，以往的查閱技術太耗費時間和人力成本，逐漸不再適用于新時代。因此，尋求檔案行業(yè)的未來發(fā)展趨勢和采用現(xiàn)代化的檔案管理技術迫在眉睫。

第三，缺乏檔案管理人才，難以推進檔案管理工作的信息化進程。人才一直是行業(yè)革新中的中堅力量，是新時代背景下變革成功的關鍵資源。目前的檔案行業(yè)缺少懂得信息化技術和大數(shù)據(jù)觀念的新型人才，而以前的檔案管理工作人員也有很多并非科班出身，缺少足夠的檔案管理知識與經(jīng)驗。

2 新時期下對檔案管理工作的建議

針對上文對檔案管理工作問題點的分析，本文提出如下解決對策，期望能夠促使檔案管理工作在新時代背景下得到更好的發(fā)展。

（一）迎合時代發(fā)展，更新檔案管理理念

在傳統(tǒng)的檔案職業(yè)中，檔案管理的目標主要是規(guī)范檔案收集、保存、檢索、查閱等過程，使得檔案信息得到有效的監(jiān)管和保護，信息資源的利用是實現(xiàn)檔案管理的價值所在。如今，在互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)構成的新時代下，人們更傾向利用數(shù)據(jù)從而客觀地解釋時代變遷的原因與趨勢，信息的核心價值得到了轉變。因此，現(xiàn)在的檔案管理人員應該努力適應時代發(fā)展潮流，將檔案管理活動的目標設定為對數(shù)據(jù)資源的有效利用，擴展檔案職業(yè)的社會職能，從簡單的“文件記錄保存功能”加深到“檔案社區(qū)構建功能”等等。

（二）加強檔案監(jiān)管工作，對每一份檔案進行規(guī)范化整理。

針對一些檔案管理工作頻繁出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，本文認為應該加強對檔案部門的監(jiān)管工作，制定統(tǒng)一的檔案管理體系和業(yè)務標準，并安排相關部門進行抽查，以避免一些單位疏忽檔案管理工作的情況。除此之外，在建成完善的檔案流程制度和監(jiān)管制度之后，還需要及時加強對檔案管理人員的技能培訓。很多單位因為不重視檔案管理工作，所以聘請的檔案管理員都是沒有經(jīng)歷過專業(yè)訓練，他們本身就對這個行業(yè)不太了解，難以抓住工作的重點和難點，并且可能對一些工作認識上存在誤區(qū)。因此，各部門都需要定期對檔案工作人員進行考核，并且利用完善的監(jiān)管體系促使他們不敢馬馬虎虎地對待自己的工作，能夠真正做到規(guī)范地整理每一份檔案。

（三）利用迅速發(fā)展的網(wǎng)絡信息技術加快檔案管理信息化進程

網(wǎng)絡的快速發(fā)展使得所有的行業(yè)都在往信息化方向轉型，檔案行業(yè)的信息化管理成為未來發(fā)展不可避免的趨勢。就目前來看，檔案管理信息化進程的瓶頸分為三點：難以迅速搭建合適的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡信息安全難以得到保障、管理人員缺乏運用檔案管理軟件的能力。因此，首先需要在原有的檔案文件的基礎上，利用科學的檢索體系，加大人力資源投入，建立完整的目錄索引檔案數(shù)據(jù)庫，加強檔案資源的有效利用率；其次，需要增強對檔案信息的保護，配備齊全的防泄漏、防篡改軟硬件設施；最后，對于管理人員來說，需要對其進行一些軟件知識方面的培訓，加強他們運用數(shù)據(jù)庫檢索的能力。從長遠角度來看，這些措施不僅能夠提高檔案資源的利用率，還可以有效節(jié)省人力成本，加快檔案行業(yè)的轉型與變革。

3 結語

“互聯(lián)網(wǎng)”與“大數(shù)據(jù)”這樣信息化新時代的來臨，不僅是檔案行業(yè)變革過程中的挑戰(zhàn)，同時也是調整行業(yè)模式、促進行業(yè)創(chuàng)新的機遇。除去提高和完善檔案管理的核心技術之外，還需要時刻關注社會發(fā)展動向，準備面臨新的挑戰(zhàn)。即使現(xiàn)在國家、政府和多數(shù)人事部門已經(jīng)有了自己的一套完整檔案管理工作流程，但是這些完備的檔案管理措施可能明天就無法滿足工作需求。因此，對于每一名檔案工作者來說，都必須以最嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度認真對待檔案管理工作，時刻調整檔案管理工作方向，學習和迎合時代變化，勇于探索和創(chuàng)新，敢于將以往檔案工作封閉的狀態(tài)變成直面全球信息化浪潮，這樣才能讓檔案工作在新時期獲得巨大突破，真正地與國際接軌。

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