淺談新時(shí)期中學(xué)檔案管理工作

摘 要：中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理工作的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)改革的必要條件，也是衡量一所學(xué)校管理和教育教學(xué)工作水平的標(biāo)志。但是，檔案管理工作作為中學(xué)各項(xiàng)工作的重要組成部分又經(jīng)常常被忽視，尤其是在新時(shí)期。鑒于此項(xiàng)工作的特殊性及當(dāng)前遇到的新情況、新問題，本文對(duì)檔案管理工作的重要性和存在的問題進(jìn)行了有益的探討，提出了完善中學(xué)檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；中學(xué)檔案管理；措施探討

1 新時(shí)期中學(xué)檔案管理工作的重要性

中學(xué)的檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期的教學(xué)工作、學(xué)校管理工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料。涉及到學(xué)校的辦學(xué)歷史、管理、教學(xué)研究、文化建設(shè)、校園建設(shè)、老師和學(xué)生的基本情況等等，是對(duì)教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，也是從事教育教學(xué)活動(dòng)、管理工作必不可少的資料。中學(xué)的檔案工作作為一項(xiàng)專業(yè)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，不僅能夠服務(wù)于學(xué)校的日常管理，為學(xué)校的發(fā)展與壯大起到一定的參照、監(jiān)督和保證的作用，而且還能夠?yàn)榻處熖峁┤妗⒂行?、真?shí)的各種教育教學(xué)資源，從而為學(xué)校提供便利[1]。

2 新時(shí)期中學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的工作重視不夠

據(jù)調(diào)查，許多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)中學(xué)檔案管理工作給予足夠的重視，他們?cè)谥饔^上認(rèn)為檔案管理工作只不過是接收、存放，不需要高素質(zhì)人才，也不需要現(xiàn)代化的設(shè)備和完善的規(guī)章制度等，在經(jīng)費(fèi)、人力等各個(gè)方面，支持不夠，造成對(duì)學(xué)校檔案收集難、投入不足等問題。在學(xué)校管理活動(dòng)中，中學(xué)檔案室基本上已經(jīng)成為一個(gè)被遺忘的角落，檔案工作者也缺乏熱情，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低下，影響了中學(xué)檔案工作的科學(xué)化規(guī)范化發(fā)展[1]。

2.現(xiàn)代化程度有待提高

當(dāng)前，有相當(dāng)一部分中學(xué)檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋、缺乏，檔案工作場(chǎng)所幾乎自建校起就沒有改變過，缺少各種現(xiàn)代化硬件設(shè)施，對(duì)檔案的保管嚴(yán)重的不利。檔案電子信息化沒有得到充分的應(yīng)用，簡(jiǎn)陋的硬件設(shè)備，管理缺乏現(xiàn)代化手段，學(xué)校檔案管理落后，容易造成檔案丟失。如檔案保存空間簡(jiǎn)陋、狹小，或是依附于其他科室，或是成為擺設(shè)，檔案管理幾乎停留在傳統(tǒng)的手工狀態(tài)之中。例如整理、編目、登載、檢索等。沒有跟上時(shí)代的步伐。

3.檔案管理工作制度不完善

有的中學(xué)檔案管理工作，沒有依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定，制定符合本校特點(diǎn)的有關(guān)規(guī)章制度，由于缺乏完善的規(guī)章制度，普遍存在有法不依的情況，制度形同虛設(shè)，檔案的收集，保管，借閱缺乏嚴(yán)密的控制措施，導(dǎo)致檔案管理混亂，在檔案價(jià)值的開發(fā)利用上不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。

3 檔案管理有效措施探討

1.提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案組織管理

學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，這是《檔案法》所明確規(guī)定的，也是《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》所強(qiáng)調(diào)的，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理，按制度督促有關(guān)人員將分散在各處室的檔案材料收集起來，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。定期檢查總結(jié)檔案制度的落實(shí)情況。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案意識(shí)教育，更新傳統(tǒng)的檔案管理觀念。全校形成合力，達(dá)成共識(shí)，為搞好學(xué)校檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的管理環(huán)境，特別是加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)檔案的性質(zhì)、檔案的意義和檔案的歷史作用的認(rèn)識(shí)，杜絕任意銷毀檔案的現(xiàn)象[2]。

為此，一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組；二是制定一系列的檔案工作制度，同時(shí)制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等；三是要配備事業(yè)心、責(zé)任心較強(qiáng)的檔案管理人員。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化

在檔案管理中，進(jìn)行信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享已經(jīng)是一種必然的趨勢(shì)。積極開發(fā)檔案信息資源既是檔案工作發(fā)展的方向和目標(biāo)，又是信息社會(huì)的必然要求。當(dāng)今社會(huì)，競(jìng)爭(zhēng)的勝負(fù)在很大程度上取決于對(duì)信息的掌握。作為信息資源的檔案部門面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要加大學(xué)校檔案室的信息化建設(shè)力度，加大對(duì)學(xué)校檔案室裝備各種現(xiàn)代化設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高素質(zhì)，使他們具備現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用能力，強(qiáng)化檔案信息的分析利用開發(fā)機(jī)制，使檔案信息真正流動(dòng)起來，變“死水”為“活水”，使檔案信息在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

3.建立健全檔案管理制度

建立檔案管理工作制度，要根據(jù)國(guó)家有關(guān)現(xiàn)行的規(guī)章制度，結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，從制度上保障學(xué)校檔案工作順利開展。如建立完善的綜合檔案室，配備專職工作人員，做到機(jī)構(gòu)健全，人員落實(shí)，把檔案工作列入學(xué)校和分管領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程和年度考核目標(biāo)中，按部門檔案、臺(tái)賬資料考評(píng)的要求，納入年終考核績(jī)效掛鉤中，促使各科室工作人員重視檔案管理工作，認(rèn)真落實(shí)本部門的檔案管理工作的任務(wù)[3]。

4.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的學(xué)校往往有著密切的關(guān)系，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、管理和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。學(xué)校檔案管理人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解、熟悉、研究檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，要根據(jù)本校的改革發(fā)展對(duì)檔案工作的需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。

5.完善學(xué)校檔案管理的服務(wù)

一是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時(shí)期國(guó)家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動(dòng)的方方面面，反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程?？茖W(xué)合理開發(fā)教學(xué)檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢(shì)，為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

二是為教學(xué)科研服務(wù)。檔案信息的分享性為實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺(tái)。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)教學(xué)科研檔案信息進(jìn)行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉(zhuǎn)換成新的載體形式，將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大教學(xué)科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)共享相同的教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

三是為各類咨詢查證服務(wù)。憑依檔案資料的權(quán)威性，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)廣大教職工負(fù)責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動(dòng)資料查詢等。

綜上，只有不斷地分析評(píng)估現(xiàn)行檔案管理存在的問題，引入規(guī)范化管理程序，分析新的檔案管理內(nèi)容、加強(qiáng)理論科學(xué)研究，利用當(dāng)代技術(shù)和手段，科學(xué)地、規(guī)范地、循序漸進(jìn)地、有條理地推進(jìn)這項(xiàng)工作，才能使檔案管理更好地服務(wù)于課程教學(xué)改革，服務(wù)于學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展，使檔案創(chuàng)造良好的社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]萬春香.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（09）：14-15.

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作者簡(jiǎn)介

楊青（1977-），女，河南商丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。