淺談在整理干部人事檔案中的幾點(diǎn)體會(huì)

李生桃

摘 要：干部人事檔案是準(zhǔn)確反映本人歷史，為組織人事部門選準(zhǔn)人、用好人提供依據(jù)的重要基礎(chǔ)。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案整理；人事檔案；檔案管理；檔案審核

干部人事檔案是準(zhǔn)確反映本人歷史，為組織人事部門選準(zhǔn)人、用好人提供依據(jù)的重要基礎(chǔ)。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。胡錦濤同志曾說過：“檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案是我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在預(yù)見未來?！?/p>

我被州教育局抽調(diào)統(tǒng)一整理州直教育系統(tǒng)干部人事檔案，主要負(fù)責(zé)整理我校在職職工的干部人事檔案，從檔案的審核、材料的補(bǔ)充、整理、編輯目錄到裝訂工作歷時(shí)4個(gè)月，現(xiàn)將工作中的幾點(diǎn)體會(huì)淺談如下：

1 干部人事檔案審核工作是整個(gè)檔案整理工作的基礎(chǔ)

干部人事檔案審核是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大、涉及面廣的重要工作。對(duì)加強(qiáng)干部檔案材料的收集，提高檔案管理人員的管理水平，推動(dòng)干部檔案工作的信息化建設(shè)，具有重要作用。干部人事檔案整理工作的步驟主要包括審核、補(bǔ)充材料、具體整理、編輯目錄及裝訂等程序。在整個(gè)過程中審核是第一步，是整個(gè)人事檔案整理工作的基礎(chǔ)，也是不可缺少的一步。

在具體審核過程中，我翻閱了大量有關(guān)干部人事檔案整理的資料及條例、細(xì)則和規(guī)定，積累了一些關(guān)于檔案方面的理論知識(shí)，努力提高自身業(yè)務(wù)水平。在檔案審核過程中，一定要把“單項(xiàng)否決”（單項(xiàng)否決是指一本干部檔案中如果存在材料錯(cuò)裝、涂改造假或1996年后任副科級(jí)以上職務(wù)的《干部任免審批表》不全的情況，則對(duì)整個(gè)檔案工作進(jìn)行否決）和“三齡一歷”（三齡是指年齡、工齡和黨齡；一歷是指學(xué)歷）的內(nèi)容作為重點(diǎn)，同時(shí)也要對(duì)其他內(nèi)容認(rèn)真審核。在審核中，要牢記分類標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》分類，一般分為履歷類、考核類、學(xué)歷類、培訓(xùn)類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、離任審計(jì)類、任免類、工資類、出國(guó)（境）材料、各級(jí)黨代會(huì)或人代會(huì)及其它代表材料等十四類。審核工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、枯燥的工作，所以在此項(xiàng)工作中，做到細(xì)致、認(rèn)真、專心、謹(jǐn)慎很不容易，只有做到這些才能保證我們高效準(zhǔn)確地完成檔案審核工作。

2 干部人事檔案材料的補(bǔ)充是檔案工作的重要組成部分

補(bǔ)充檔案材料是推動(dòng)干部人事檔案工作規(guī)范化、制度化和信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。因此檔案材料是否齊全、完整、真實(shí)是全面提升檔案利用價(jià)值的重要基礎(chǔ)，也是檔案全面、客觀地反映干部基本情況的根本保證。

在干部檔案材料補(bǔ)充過程中，我發(fā)現(xiàn)常有“三齡一歷”記載的時(shí)間及部分內(nèi)容不一致現(xiàn)象。經(jīng)請(qǐng)示上級(jí)部門有關(guān)工作人員，明確指出：出生時(shí)間根據(jù)2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作地通知》中的明確規(guī)定，對(duì)檔案中更改出生日期的材料，應(yīng)有個(gè)人申請(qǐng)、調(diào)查報(bào)告、證明材料和上級(jí)批復(fù)。對(duì)參加工作時(shí)間不一致的，應(yīng)嚴(yán)格按照人事部及中組部有關(guān)規(guī)定予以確認(rèn)。入黨時(shí)間記載不一致的，有《入黨志愿書》的依照其中記載的時(shí)間確定。對(duì)檔案材料中對(duì)學(xué)歷學(xué)位記載不一致的，可通過省級(jí)以上教育行政主管部門協(xié)助認(rèn)定，并將相關(guān)材料及時(shí)裝入本人檔案。

在檔案材料收集歸檔過程中，如有錯(cuò)裝或混裝材料的情況，應(yīng)及時(shí)糾正更改。補(bǔ)充材料時(shí)，要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核、登記，確保歸檔的材料真實(shí)齊全，不屬于歸檔范圍的材料不應(yīng)擅自歸檔。

補(bǔ)充干部檔案材料還是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作。隨著時(shí)間的推移，我們每個(gè)人的情況也在發(fā)生變化，所以檔案材料不是一成不變的。因此，我們檔案工作者的一項(xiàng)基本任務(wù)就是按照科學(xué)發(fā)展觀和正確政績(jī)觀的要求，將那些在干部成長(zhǎng)過程中能夠真實(shí)反映其德才得表現(xiàn)和具有參考價(jià)值的材料及時(shí)補(bǔ)充到干部檔案中，以最新、最新、最全的材料反映干部的成長(zhǎng)歷程。

3 干部人事檔案的整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一

干部人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是以個(gè)人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充工作。在干部人事檔案整理須做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”，通過整理要使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用。整理工作是一項(xiàng)要求保密、安全、真實(shí)的工作，并它具有權(quán)威和動(dòng)態(tài)性。

檔案材料根據(jù)材料的內(nèi)容或用途分為十類（履歷材料、自傳性材料、鑒定類材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、違紀(jì)材料、工資任免材料和其他材料）。

除第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類要按照時(shí)間先后順序排列外，第五類材料，結(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前，其余材料按照時(shí)間順序先后排列在后；若為單獨(dú)的證明材料按時(shí)間先后排列。第六類材料，志愿書在前，申請(qǐng)書在后。第八類材料，上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人的檢查或交代材料等，其證明應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。檔案材料的技術(shù)加工是整個(gè)整理過程的重中之重。在技術(shù)加工過程中，不能一味追求速度，一定要戒驕戒躁，克服急躁情緒，要以“細(xì)心+耐心+責(zé)任心”來整理每一卷檔案。對(duì)檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清的，進(jìn)行搶救；對(duì)檔案材料小于16開的，要用宣紙裱齊；有殘缺、破損、卷角、折皺的檔案材料要進(jìn)行裱糊；材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂包在白邊里。整理、編目、審核、裝訂是一個(gè)有機(jī)不可分割的整體過程，這就要求我們整理人員只有團(tuán)結(jié)協(xié)作，才能提高效率，事半功倍。

4 制作好干部人事檔案目錄，使其更好發(fā)揮索引作用

所謂目錄，就是指將干部人事檔案材料按照固定要求整理排序之后，將相應(yīng)的檔案材料逐份登錄記載，能如實(shí)反映干部人事檔案內(nèi)容的干部檔案不可缺的一個(gè)重要組成部分。制作干部人事檔案除嚴(yán)格按照有關(guān)目錄制作外、本人通過目錄的制作發(fā)現(xiàn)還要特別注意在目錄制作中，一定不能怕麻煩，凡涉及到相關(guān)內(nèi)容不能簡(jiǎn)寫或縮寫，以致目錄說明不清或內(nèi)容簡(jiǎn)寫重復(fù)引起誤解的現(xiàn)象。

總之，將一本原本內(nèi)容繁雜、參差不齊的干部人事檔案變?yōu)橐槐尽澳夸浨宄⒆舟E工整、層次分明、整潔美觀”的現(xiàn)代化人事檔案是我們檔案工作者的最終目標(biāo)。