電子檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：隨著社會的加速進步，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，社會生活逐步進入自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理也呈現(xiàn)文件形成電子化，文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件存儲數(shù)字化，文件管理動態(tài)化等特點，這也是辦公信息化建設(shè)的具體表現(xiàn)。信息時代的到來提供了創(chuàng)新性的信息技術(shù)，為檔案管理提供了有效支持，促使其由傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足，有利于促進檔案管理效率提升。但是這種以信息技術(shù)為支撐的電子檔案管理模式還處于起步階段，存在著很多問題，本文將對數(shù)字化背景下的電子檔案管理所面臨的問題和解決途徑進行探究與探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；現(xiàn)狀問題

1 檔案及電子檔案管理的簡述

檔案工作是各項管理工作中必不可少的重要組成，它真實的記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據(jù)。檔案管理是任何單位的管理工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學價值和存在屬性。

而電子檔案則是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設(shè)備生成的有保存和利用價值的聲音、圖像等的得到歸檔的電子文件。電子檔案能夠及時歸檔，接受方便；能夠較為齊全的進行歸檔，但是所利用的存儲空間卻詞普通檔案小的多，方便管理；由于電子檔案通過電子軟件進行管理存儲，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠釋放檔案工作人員的雙手，從而減輕工作壓力，提高工作效率。

總之，運用現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，從而進一步加強檔案管理工作的使命感和責任感。

2 電子檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

1.理論與實踐的匹配度有待提高

據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的電子檔案管理場所。單位領(lǐng)導對此雖然開始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時代改進電子檔案管理軟件的需要。在日常工作中，員工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏規(guī)范化的借鑒，沒有一個準確的指導，只能憑借一腔孤勇向前摸索。另外，電子檔案建設(shè)模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納落后于其他領(lǐng)域，隨著檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴大，數(shù)量也日益增加，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式還是不太適應(yīng)滿足當前社會的需要。

2.電子檔案管理隊伍質(zhì)量需隨時代要求提高

目前，雖然大多數(shù)的檔案管理工作人員都是科本出身，工作與所學專業(yè)實現(xiàn)了專業(yè)對口，保證了檔案管理工作能夠有序進行。但是隨著電子檔案的建立，進一步提高了對工作人員的綜合素質(zhì)要求，而部分工作人員對現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進而導致電子檔案管理工作的效率和成果落后。另外，由于檔案管理是一項枯燥無味的工作，工作程序單一而且瑣碎。長此以往，一些工作人員出現(xiàn)會工作積極性下降，對工作缺乏熱情，為了完成工作而工作，缺乏主動性，拉低了電子檔案管理工作的效率。

3.對新媒體技術(shù)運用不到位，電子信息保密工作有待加強

雖然現(xiàn)如今很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，建立了電子檔案。利用電子檔案進行歸類管理和儲存，改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是對電子檔案管理的安全這方面，仍然沒有一套有效的管理方法。安全保密軟件的仍然不夠完善，加之工作人員對軟件應(yīng)用的熟悉度不高，對計算機殺毒知識了解較少，一旦計算機硬軟件出現(xiàn)無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失。這對單位管理建設(shè)來說，是一個極大的隱患。

3 電子檔案管理的新對策

1.不斷更新自我觀念，加深對電子檔案的重視

電子檔案管理是新時期新形勢下，信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的重要應(yīng)用，推動了檔案管理的實際工作的效率提升。單位領(lǐng)導對電子檔案的重視與認識，是檔案管理質(zhì)量提升的前提。各級各類單位對檔案管理的重要地位有了初步認識，但是畢竟檔案管理隨著檔案數(shù)量和質(zhì)量的提升變得日益復雜，面對檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍卻在逐步擴大的現(xiàn)象。所以必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中的重要性。

2.協(xié)調(diào)好電子檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制

目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，國家層面上也進一步出臺了檔案保存的相關(guān)標準和戰(zhàn)略規(guī)劃，實行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。這是因為紙質(zhì)化的檔案物理上更易于保存，科學維護下保存幾百年也不成問題，并且現(xiàn)在國家政府各個部門并沒有統(tǒng)一的實行無紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄必須要保存的。而電子檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來的開發(fā)利用。在單位的檔案建設(shè)與管理過程中應(yīng)該協(xié)調(diào)好兩者的關(guān)系，共同促進檔案管理質(zhì)量提高。

3.規(guī)范化歸檔，保證電子檔案的真實性

電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理信息量的上百倍；信息化的檔案管理是一項系統(tǒng)性、復雜性的工程。對本單位的檔案狀況進行系統(tǒng)規(guī)劃，是信息技術(shù)在檔案管理中的必然要求。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統(tǒng)化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據(jù)對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設(shè)備的應(yīng)用。數(shù)字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個漫長的過程，應(yīng)從堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數(shù)字化；要對檔案資料做到具體問題具體分析。

4.加快并穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用

面對眾多龐大的資源和內(nèi)容，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。所以要加快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展迫在眉睫。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案的高利用率，更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作，因為在一些檔案中參數(shù)不同，成像的質(zhì)量和效果也就不同。

4 總結(jié)

新的社會與科技發(fā)展環(huán)境下，電子檔案的管理與建設(shè)進步已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。電子檔案管理就是推進檔案信息化建設(shè)，它不僅能夠進一步為單位發(fā)展做出貢獻，更是滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求的必要途徑。可以肯定的是目前檔案信息化正在如火如荼的開展，政府和學界都在努力，需要法律的修改，制度的完善，技術(shù)的發(fā)展，觀念的轉(zhuǎn)變，人才隊伍的建設(shè)等等因素共同作用，才有可能未來實行完全的信息化檔案管理。

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作者簡介

王曉欠（1983-），女，陜西西安人，本科，畢業(yè)于鄭州大學，館員，研究方向：檔案管理。