淺談水利工程檔案的特點(diǎn)、現(xiàn)狀及思考

摘 要：水利工程檔案相比其它檔案有其自身特點(diǎn)，由于水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)的各個(gè)階段，是判斷、衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，因此，總結(jié)水利工程檔案的特點(diǎn)及現(xiàn)狀，有針對(duì)性地提出加強(qiáng)水利工程檔案管理的思路，對(duì)提高檔案管理水平、發(fā)揮好工程檔案的作用有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；檔案管理；特點(diǎn)；思考

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，它真實(shí)記錄并反映了水利建設(shè)事業(yè)的發(fā)展歷程。在水利工程的設(shè)計(jì)、施工環(huán)節(jié)，除需進(jìn)行理論計(jì)算外，有時(shí)還要參考已建成工程的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)。因此，水利工程檔案不僅僅是一種記錄，更可能成為其它工程設(shè)計(jì)的參考?？茖W(xué)管理水利工程檔案，可以為水利及水利相關(guān)部門提供信息資源，充分發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)水利事業(yè)。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)

水利工程是一項(xiàng)涉及多專業(yè)、多學(xué)科的系統(tǒng)工程。在設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)要涉及社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查、地形測量、水文調(diào)查、地址勘測等內(nèi)容，在施工中又要考慮到工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、交通、市政建設(shè)、環(huán)境生態(tài)等多個(gè)因素，據(jù)此而形成的水利工程檔案也就具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。雖然名叫水利工程檔案，但其內(nèi)容卻不僅是水利，而是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

1.2 檔案形成周期長短不一

受工程規(guī)模、大小的影響，水利工程檔案形成周期的差異較大。中小型工程或應(yīng)急工程，通常僅需數(shù)月即可完成。而大型水利工程，由于其要經(jīng)歷可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、使用等多個(gè)階段，每階段時(shí)間又較長，造成工程可能需要幾年甚至更長的時(shí)間才能完工。這種施工周期的差異直接導(dǎo)致了水利工程檔案的形成周期長短不一。

1.3 檔案形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)

水利工程建設(shè)受自然條件影響較大，尤其是北方地區(qū)，一般多安排在春夏秋三季施工，而冬季基本不施工或很少施工。此外，一些工程的特點(diǎn)也造成了檔案形成的時(shí)機(jī)性，例如應(yīng)急度汛工程一般要求在汛前完工，據(jù)此而形成的檔案資料都有著時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

1.4 文書檔案與科技檔案相輔相成

水利工程的實(shí)施是規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系密切，有的文書不僅僅是檔案的前期活動(dòng)記錄，更成為了科技檔案的重要組成部分，二者相輔相成，共同發(fā)揮作用。

2 水利工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案管理重視程度不夠

當(dāng)前，在水利工程建設(shè)過程中普遍存在著重工程運(yùn)用，輕工程資料管理；重工程質(zhì)量，忽視工程資料整理等問題。此外，一些建設(shè)、管理單位的領(lǐng)導(dǎo)水利工程知識(shí)比較豐富，對(duì)水利工程業(yè)務(wù)也比較重視，而對(duì)水利工程檔案了解不多、重視程度不夠，有的甚至認(rèn)為檔案工作可有可無。

2.2 對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)不夠

對(duì)于水利工程檔案管理，有的單位在硬件設(shè)施上投入很大，例如更新庫房、設(shè)備，引進(jìn)數(shù)字化檔案管理手段等等，但在“軟件”上的投入相對(duì)較小，比如對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)上重視不夠，有的單位沒有專職檔案管理人員，有的單位檔案管理員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)等等。導(dǎo)致了檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，制約了檔案管理水平的提升。

2.3 資料收集不及時(shí)

工程檔案的形成有一部分來源于施工現(xiàn)場，只有及時(shí)收集現(xiàn)場產(chǎn)生的資料，才能保證檔案材料的系統(tǒng)與完整。目前，在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，才開始著手檔案資料的收集、整理工作，已成為施工單位的一種習(xí)慣。在整個(gè)建設(shè)周期中，由于收集不及時(shí)，難免造成一些工程原始資料破損、遺失，需要重新進(jìn)行補(bǔ)充。既浪費(fèi)了人力物力，也影響了檔案資料的真實(shí)性。

3 對(duì)水利工程檔案管理的思考

3.1 做好檔案的跟蹤管理

在水利工程建設(shè)中，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中。因此，檔案管理人員要始終跟蹤掌握工程建設(shè)進(jìn)展情況，充分發(fā)揮全體人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集。及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，指導(dǎo)相關(guān)人員做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。

3.2 加大檔案人才的培養(yǎng)力度

可以通過委培、進(jìn)修、培訓(xùn)、參觀交流等形式，使檔案管理人員拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)；發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、遴選年輕職工充實(shí)到專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍中，形成合理的檔案專業(yè)人才梯隊(duì)；必要時(shí)可以外聘檔案專業(yè)高級(jí)人才，指導(dǎo)、幫助提高水利工程檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案的安全檢查

要建立健全檔案安全監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，加大安全檢查力度和隱患整改力度，制定應(yīng)急預(yù)案和防范措施。一是檢查基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；二是檢查檔案原件的保護(hù)；三是電子文件的保護(hù)；四是做好安全備份；五是檔案開放利用的審核等。通過檢查，確保檔案的安全存放、安全使用，增加檔案的使用年限。

3.4 推進(jìn)水務(wù)工程檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化

大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運(yùn)用。目前，對(duì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)已趨于成熟。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，推廣水務(wù)工程管理電子檔案，實(shí)現(xiàn)建設(shè)、施工、管理統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一使用平臺(tái)，提高水利工程檔案管理的規(guī)范化水平。

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作者簡介

李?。?981-），女，天津市人，助理館員，大學(xué)本科畢業(yè)。主要從事水利工程檔案管理工作。