淺談如何做好干部人事檔案管理的轉(zhuǎn)遞工作

霍霄

摘 要：干部人事檔案管理工作是指組織、人事等有關(guān)部門(mén)，按照黨的干部政策，管理干部的人事檔案工作。干部人事檔案對(duì)干部來(lái)說(shuō)有著重要意義，是我黨和國(guó)家選拔使用干部的重要依據(jù)。而在干部人事檔案管理工作中，干部人事檔案轉(zhuǎn)遞是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，它的成敗直接關(guān)系著整個(gè)干部人事檔案管理工作的成敗。因此，做好干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作至關(guān)重要。近年來(lái)我國(guó)在干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作方面取得了一定的進(jìn)步，但是由于受到各種主客觀因素的制約，當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案檔案轉(zhuǎn)遞工作工作還是存在的一定的問(wèn)題。接下來(lái)，本文就如何做好干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作為論點(diǎn)，從轉(zhuǎn)遞工作本身出發(fā)進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理；轉(zhuǎn)遞；素質(zhì)；創(chuàng)新

1 干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的定義

干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作是指干部所在單位或者主管部門(mén)發(fā)生變化后，干部人事檔案管理部門(mén)將其檔案轉(zhuǎn)交給新的主管單位干部人事檔案管理部門(mén)的一項(xiàng)工作。干部人事檔案與干部管理的權(quán)限緊密聯(lián)系，是干部人事檔案管理中一項(xiàng)經(jīng)常性工作。

2 轉(zhuǎn)遞工作的基本內(nèi)容

干部人事檔案基本內(nèi)容包括干部人事檔案材料的轉(zhuǎn)出、接收兩大部分。下面我將從這兩方面分別進(jìn)行闡述。

2.1 轉(zhuǎn)出

轉(zhuǎn)出是指將干部人事檔案或檔案材料轉(zhuǎn)交給主管單位的檔案管理部門(mén)或者新單位的過(guò)程。

1.轉(zhuǎn)出的原因。干部人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)出的原因有以下幾種： 干部職務(wù)發(fā)生變動(dòng)；?干部調(diào)往外單位工作；?干部所在單位并入新的單位，或改變主管單位；④干部離休或退休異地進(jìn)行安置；⑤干部刑滿(mǎn)釋放后異地安置或到其他單位工作；⑥干部死亡后，其檔案按規(guī)定向相應(yīng)的檔案館移交；⑦應(yīng)鑒別由原單位保存或處理的材料，經(jīng)鑒別應(yīng)該退回原形成單位重新置辦或補(bǔ)充的手續(xù)的材料；⑧其他情況。

2.轉(zhuǎn)出的方式： 零星轉(zhuǎn)出。將分?jǐn)?shù)不多的干部人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)往干部人事管理部門(mén)叫零星轉(zhuǎn)出。它一般要通過(guò)機(jī)要交通進(jìn)行，有時(shí)也通過(guò)專(zhuān)人進(jìn)行送取。?成批移交是指向某檔案管理部門(mén)同時(shí)轉(zhuǎn)出數(shù)量較多的干部人事檔案或材料的過(guò)程。它也是通過(guò)機(jī)要交通和專(zhuān)人送取兩種方式來(lái)進(jìn)行。

3.轉(zhuǎn)出的手續(xù)： 轉(zhuǎn)出的干部人事檔案在移交之前必須按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，還需雙方商定移交時(shí)間。?在轉(zhuǎn)出干部人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》、《移交清單》、《轉(zhuǎn)出材料登記薄》，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)，不能遺漏，填寫(xiě)內(nèi)容必須真實(shí)完善，符合規(guī)范。

2.2 接收

接收是對(duì)外單位轉(zhuǎn)來(lái)的干部人事檔案或檔案材料按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收手續(xù)辦理。分為以下幾步來(lái)進(jìn)行： 審核《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》、《移交清單》上面原因等必填項(xiàng)內(nèi)容是否清楚，符合規(guī)范；?檔案管理工作者要對(duì)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案或材料進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)格的審核，符合歸檔的要求；并與清單上數(shù)量進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)，數(shù)目是否契合；?經(jīng)檢查確認(rèn)無(wú)誤后，相關(guān)工作人員要對(duì)《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》回執(zhí)進(jìn)行簽字蓋章，接收人也要在清單上簽字，并加蓋單位公章。④對(duì)收到的干部檔案或者檔案材料要在《收文登記薄》上進(jìn)行逐項(xiàng)登記，進(jìn)行裝訂并按號(hào)存放歸。

3 干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的注意事項(xiàng)

要做好干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，我們要注意干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的注意事項(xiàng)，因?yàn)樗亲龊谜麄€(gè)轉(zhuǎn)遞工作的關(guān)鍵部分，關(guān)系著整個(gè)干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作的質(zhì)量的好壞。

1.轉(zhuǎn)出單位應(yīng)該認(rèn)真填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》，接收單位應(yīng)及時(shí)退回通知回執(zhí)單，不得積壓。逾期為退還的，轉(zhuǎn)出單位要發(fā)函催要；同時(shí)要將已有的回執(zhí)單貼長(zhǎng)期保存；接收單位要將通知單按照相關(guān)規(guī)定妥善保存。

2.接收單位在接收檔案時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)沒(méi)有清理的檔案或者不是本單位該接收的檔案應(yīng)及時(shí)退回轉(zhuǎn)出單位。

3.在轉(zhuǎn)遞干部人事檔案時(shí)，要一次性轉(zhuǎn)出，不得積壓或抽調(diào)檔案部分內(nèi)容轉(zhuǎn)出。

4 干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的要求

我們檔案管理工作人員在做人事干部檔案的轉(zhuǎn)遞工作時(shí)，必須要遵循中組部要求的“合格、及時(shí)、安全、規(guī)范”。

合格，就是指轉(zhuǎn)出的干部人事檔案要符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定，要按照干部人事檔案審核整改要求制定適合本單位情況的干部人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)，本著材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)完善的要求對(duì)轉(zhuǎn)出材料與手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。檔案接收單位也要按照相關(guān)的接收標(biāo)準(zhǔn)接收干部人事檔案或材料，嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案退回原單位讓其進(jìn)行整改，整改接收時(shí)，接收單位人員要進(jìn)行復(fù)查，合格后報(bào)接收單位領(lǐng)導(dǎo)審批入庫(kù)。

及時(shí)，就是要將干部人事檔案按照檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定的工作日內(nèi)報(bào)送到相關(guān)接收單位，另一方面，接收單位在收到檔案后應(yīng)按相關(guān)規(guī)定的工作日完成檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給報(bào)送單位，讓其整改。報(bào)送檔案的單位在接到有問(wèn)題的檔案后按照其反饋的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真整改，并將整改后的檔案在規(guī)定的工作日內(nèi)轉(zhuǎn)給接收單位。

安全，就是干部人事檔案在寄出時(shí)必須嚴(yán)密包封，通過(guò)機(jī)要交通或者專(zhuān)人遞送，嚴(yán)禁郵寄或者干部本人攜帶。對(duì)于本人攜帶的，檔案管理部門(mén)要拒絕接收。接收單位發(fā)現(xiàn)有拆封痕跡的，要同原單位上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定和違反相關(guān)法律的，要嚴(yán)肅追究當(dāng)事人和檔案管理人員的責(zé)任。

規(guī)范，就是按照《干部人事工作條例》，相關(guān)主管部門(mén)要嚴(yán)格履行干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格履行相應(yīng)的審批、登記程序，這里包括轉(zhuǎn)出檔案必須經(jīng)本單位分管、抓管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行詳細(xì)登記。

5 干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作對(duì)人的要求

從上述內(nèi)容看出，人也是關(guān)系干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作成敗的一個(gè)重要因素，即檔案管理工作者素質(zhì)的高低直接關(guān)系到人事干部檔案的轉(zhuǎn)遞工作的開(kāi)展的好壞。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是我們檔案管理工作者的綜合水平有待提高 。

現(xiàn)在，檔案管理工作部門(mén)都存在檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作跟不上等一些普遍性問(wèn)題。不斷提高檔案管理工作者的水平，是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，同時(shí)由于檔案管理工作的特殊性，必然對(duì)檔案工作者提出更高的要求。所以，需要我們檔案管理人員做到以下幾點(diǎn)：

1、良好的政治素質(zhì)。由于檔案工作具有機(jī)要性，檔案專(zhuān)業(yè)人員必須具有嚴(yán)格的保密觀念和保密習(xí)慣，以確保檔案信息在政治上的安全。哲學(xué)家熊十力先生有句名言：“知識(shí)之?dāng)?，慕名而不?wù)潛修也；品節(jié)之?dāng)?，慕虛榮而不甘枯淡也”。所以，檔案工作者要甘于清貧、甘于寂寞、甘于坐冷板凳、甘于為他人做嫁衣。

2、過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理的業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，作為檔案管理人員，必須了解國(guó)家有關(guān)政策和有關(guān)規(guī)章制度，熟悉檔案管理工作的整個(gè)流程，較好地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理工作規(guī)范化、程序化和高效化。

3、較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。檔案人員的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神是做好21世紀(jì)檔案工作的關(guān)鍵。檔案人員應(yīng)該具有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，在工作中要積極開(kāi)展調(diào)查研究，善于發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問(wèn)題，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極鉆研業(yè)務(wù)，不斷完善檔案管理方法，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作是整個(gè)人事干部檔案工作中的重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做不好這項(xiàng)工作，我們的整個(gè)人事干部檔案工作進(jìn)程就會(huì)受到不良影響，甚至停滯不前。作為一名檔案管理工作人員，我們要時(shí)刻嚴(yán)守工作紀(jì)律，按照工作規(guī)定和流程，將理論與實(shí)際相結(jié)合，做到理論和實(shí)踐的統(tǒng)一。并以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)來(lái)做好自己的本職工作。

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