新形勢(shì)下高校干部人事檔案的信息化管理研究

摘 要：檔案管理是高校教育與發(fā)展的重要部門(mén)。高校干部人事檔案管理是高校在干部人事管理過(guò)程中的重要體現(xiàn)和窗口，反映了高校在檔案管理中的重要職能作用，同時(shí)也是衡量高校干部管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代科技和信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案管理方式和模式的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式很多已經(jīng)不能與當(dāng)前高校檔案管理的實(shí)際需求相符合。筆者從當(dāng)前高校干部檔案管理出發(fā)，明確檔案管理信息化建設(shè)和管理的必要性，談?wù)劕F(xiàn)代化檔案發(fā)展模式下，如何有效地提高高校干部人事檔案管理的成效。

關(guān)鍵詞：高校；干部人事檔案；信息化；管理

1 引言

高校的干部人事檔案真實(shí)記錄了教職員工的工作經(jīng)歷、工作成績(jī)和道德水平，是高校進(jìn)行職稱(chēng)評(píng)定、選拔干部等工作的重要參考依據(jù)。高校干部人事檔案的信息化，就是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行管理。與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比，檔案信息化管理最大的作用是提高了檔案的利用率和使用效率，易于保管和修改，有利于紙質(zhì)檔案的保存，起到相輔相成的作用。

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，高校人事檔案管理工作也越來(lái)越貼近時(shí)代發(fā)展的步伐。另一方面，隨著我國(guó)高等教育的轉(zhuǎn)型發(fā)展，對(duì)形式下高校人事檔案管理也提出了更高的要求。從現(xiàn)階段情況看，存在著一部分院校對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)和管理處于停滯不前的狀況，制約了高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行干部人事檔案信息管理成為發(fā)展大勢(shì)和必然要求，這將大大提高人事檔案工作的全面性、真實(shí)性和時(shí)效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值，使人事檔案存放更加規(guī)范、系統(tǒng)、長(zhǎng)久、安全，檔案查詢(xún)與利用更加方便和快捷。因此，加快建立以人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化為突破口的檔案管理方式改革，是高校干部人事檔案管理工作的一項(xiàng)刻不容緩的重要任務(wù)。

2 高校干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1 檔案管理信息化有利于提高檔案管理的成效

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，有利于提高檔案管理人員的工作成效。傳統(tǒng)的檔案管理方式，往往在信息化管理和建設(shè)的過(guò)程中，缺乏較為清晰的現(xiàn)代化檔案管理思路和過(guò)程，局限于紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程，其在檔案的調(diào)閱、轉(zhuǎn)調(diào)、檢索、查詢(xún)等一系列的對(duì)外服務(wù)中，缺乏現(xiàn)代檔案管理的便捷性與效率性，管理成效低、工作職能相對(duì)弱、服務(wù)過(guò)程效率不足。

以筆者所在的武夷學(xué)院為例，本校是國(guó)家產(chǎn)教融合發(fā)展試點(diǎn)校和福建省高校整體轉(zhuǎn)型發(fā)展示范建設(shè)校，現(xiàn)有在職教職工1018人，其中專(zhuān)任教師674人，設(shè)有專(zhuān)門(mén)的“干部人事檔案室”。近幾年，武夷學(xué)院強(qiáng)化干部人事檔案管理，不斷加強(qiáng)硬件建設(shè)，但信息化建設(shè)與管理卻相對(duì)滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式與過(guò)程已經(jīng)不能充分適應(yīng)學(xué)校建設(shè)示范應(yīng)用型技術(shù)大學(xué)的目標(biāo)要求。所以，高校積極開(kāi)展和推動(dòng)檔案管理信息化的過(guò)程，不僅僅是提升檔案管理部門(mén)的工作成效和管理職能，更為推動(dòng)高校在干部管理和學(xué)校整體發(fā)展上提供了保障。

2.2 檔案管理信息化有利于加強(qiáng)檔案資料的保存

傳統(tǒng)的檔案管理，由于檔案屬于紙質(zhì)類(lèi)的文件和資料，其保存難度相對(duì)較大，對(duì)于檔案管理室的條件、設(shè)置、設(shè)施都有著相當(dāng)?shù)囊?。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化系統(tǒng)下的檔案保存有了新的突破。在檔案的管理和保存中，高?？梢苑e極推動(dòng)數(shù)字化、無(wú)紙化的檔案管理模式，把更多的檔案通過(guò)數(shù)字化、圖像化的形式加以有效保存。這樣的方式，可以保證檔案在不斷的調(diào)閱和保存過(guò)程中不受損毀的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)方便了檔案的調(diào)取和歸檔。

信息化系統(tǒng)下的高校檔案管理，檔案管理人員只需要輸入姓名就可以把相關(guān)人員的檔案信息從系統(tǒng)中檢索出來(lái)，然后通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)傳遞給需要檔案內(nèi)容的一方，方便快捷，省去了很多中間環(huán)節(jié)，在提高效率的同時(shí)，也為極大地提高了檔案資料的安全。近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，師資干部隊(duì)伍也越來(lái)越充實(shí)壯大，會(huì)有更多的高校干部人事檔案匯集到檔案管理部門(mén)，增加了檔案管理部門(mén)的工作壓力和工作強(qiáng)度，尤其是紙質(zhì)的檔案資料管理。而信息化檔案系統(tǒng)管理的模式，可以進(jìn)一步提高后期檔案管理的效率，一勞永逸，只需要把干部檔案信息錄入到系統(tǒng)中，后期的檔案管理工作會(huì)更輕松、更簡(jiǎn)單、更有效率。

2.3 檔案管理信息化有利于推動(dòng)高校綜合檔案管理的水平

檔案管理信息化的過(guò)程，是高校在檔案管理過(guò)程中的一個(gè)重要的探索和推進(jìn)。高校在檔案管理中，不僅僅有干部檔案管理，還有學(xué)生檔案管理、學(xué)校建設(shè)檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、后勤檔案管理等一些列的檔案管理類(lèi)別。檔案管理質(zhì)量的高低、成效與否，是檢驗(yàn)高校一體化、全面化發(fā)展的重要標(biāo)準(zhǔn)。所以，檔案管理的信息化過(guò)程是有利于高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，同時(shí)也是符合現(xiàn)代檔案管理制度發(fā)展的要求，是高校檔案管理走上新的發(fā)展路程的重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

3 高校干部人事檔案信息化管理的措施

3.1 提高和強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力

任何一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，都離不開(kāi)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。高校干部檔案管理在信息化的過(guò)程中，需要進(jìn)一步提高和強(qiáng)化干部檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力。在這個(gè)過(guò)程中，高校應(yīng)該積極組織各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的操作和實(shí)踐能力，保障高校檔案管理信息化的順利推進(jìn)。為了充分調(diào)動(dòng)高校檔干部檔案管理人員的積極性，高校應(yīng)該科學(xué)地制定和落實(shí)相關(guān)的評(píng)價(jià)體系，并且把評(píng)價(jià)結(jié)果與管理人員的職稱(chēng)、晉升等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，激勵(lì)檔案管理人員充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，為推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

3.2 重視檔案管理信息化的硬件和軟件條件建設(shè)

高校在信息化建設(shè)和管理的過(guò)程中，要切實(shí)的重視檔案管理部門(mén)現(xiàn)代化辦公設(shè)施的更新工作。辦公硬件建設(shè)方面，既要滿足現(xiàn)代檔案管理的切實(shí)需要，又要符合高校財(cái)務(wù)預(yù)算。在軟件建設(shè)方面，要積極制定和健全相關(guān)規(guī)章制度和管理措施，規(guī)范檔案管理人員的工作行為。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化的管理過(guò)程和模式。

3.3 切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全工作，保障檔案管理實(shí)效化

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全成為近年來(lái)各級(jí)單位高度重視的問(wèn)題。高校干部檔案在信息化管理的過(guò)程中，也必須切實(shí)加強(qiáng)其內(nèi)容和信息的安全。不但要從制度上落實(shí)信息系統(tǒng)安全，還要從技術(shù)上進(jìn)行有效的防范，對(duì)于無(wú)權(quán)、無(wú)效的訪問(wèn)需求予以回絕。此外，還要定期或不定期地進(jìn)行系統(tǒng)安全的巡查工作，確保高校干部檔案管理系統(tǒng)能夠萬(wàn)無(wú)一失的運(yùn)行。

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