利用郵件合并批量制作帶照片準(zhǔn)考證的探討

張繼瑄+李宏+楊曉蘭

摘要：Microsoft office 軟件的推出解決了許多辦公過程中繁瑣、量大的問題，Word 作為使用最廣泛、頻繁的軟件之一功能越愈完善，開發(fā)者嵌入的郵件合并和域功能連通了 Word 和 Excel 兩項(xiàng)軟件。學(xué)校準(zhǔn)考證制作問題十分重要，利用郵件合并和域功能來快速生成和打印準(zhǔn)考證。該文探討了 Word 中域和郵件合并的應(yīng)用途徑，提前準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源和模板，通過設(shè)置數(shù)據(jù)源和插入數(shù)據(jù)來獲取查看合并數(shù)據(jù)的權(quán)利，合并完成后通過“Doc 文檔”或直接打印出來，既能確保通知書信息的準(zhǔn)確性，又能提高高校辦公效率。

關(guān)鍵詞：郵件合并；準(zhǔn)考證制作

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）35-0286-03

1 概述

在日常工作及教學(xué)管理中經(jīng)常需要打印帶照片畢業(yè)證、準(zhǔn)考證、學(xué)籍信息卡等需要編輯格式一致、數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同的文件，這些需要打印的數(shù)量往往數(shù)以千計(jì)，如果一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但由于工作量大、繁瑣，更重要的是還容易出錯(cuò)。

Word的郵件合并功能正是為自動批量打印大量相同格式文檔設(shè)計(jì)的。這些文檔大部分內(nèi)容相同，只有少部分是有區(qū)別的，例如畢業(yè)證、準(zhǔn)考證、學(xué)籍卡等的姓名、專業(yè)、身份證號、證書編號（準(zhǔn)考證號）、照片等有區(qū)別外，其他內(nèi)容相同。本文把word的郵件合并功能和word的“域”鑲嵌功能相結(jié)合，制作帶照片的準(zhǔn)考證的批量打印方法進(jìn)行探討。

2 郵件合并解析

“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說就是在郵件文檔（模板文檔固定部分）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，包含在每個(gè)文檔中都要改變數(shù)據(jù)源（變動部分如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），然后使用郵件合并功能在模板文檔中插入變化的數(shù)據(jù)源，形成一個(gè)新的主題結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的合并文檔。合并后的文檔可以保存，也可以打印，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。因此，郵件合并的過程主要包括建立模板文檔、建立數(shù)據(jù)源和將數(shù)據(jù)源合并到模板文檔中這三個(gè)步驟…。

WORD域的中文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫中的字段，實(shí)際上，它就是Word文檔中的一些字段。每個(gè)Word域都有一個(gè)唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版時(shí)，若能熟練使用WORD域，可增強(qiáng)排版的靈活性，減少許多煩瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。域是文檔中的變量。域結(jié)果根據(jù)文檔的變動或相應(yīng)因素的變化而自動更新。本文主要應(yīng)用“INCLUDEPICTURE”域，將照片與相對應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接。

3 帶照片準(zhǔn)考證的制作

3.1 準(zhǔn)備工作

3.1.1 考生照片準(zhǔn)備

考生報(bào)名時(shí)交的電子照片或現(xiàn)場統(tǒng)一拍攝的照片，照片的格式、大小等可能有偏差，為了保證規(guī)范，先用ACDsee等軟件對照片處理，照片格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)為為“.JPG”格式，并統(tǒng)一用考生身份證號作為基本命名（也可用學(xué)號、準(zhǔn)考證號等命名），如“610122199601010001.JPG”，并使照片的大小、像素尺寸等統(tǒng)一合適分辨率，也可以采用在制作模板文檔時(shí)對顯示照片統(tǒng)一設(shè)定大小尺寸的方法。并將處理過的合格照片統(tǒng)一放到同一文件夾（如“準(zhǔn)考證信息”）中。

3.1.2 建立考生信息數(shù)據(jù)源文件

制作準(zhǔn)考證也要準(zhǔn)備一份考生信息數(shù)據(jù)源，由于報(bào)名時(shí)各位考生的相關(guān)信息都已經(jīng)采集過，準(zhǔn)考證號、考場號等也已經(jīng)編排完畢，將這些信息利用Excel建立“考生信息表.xel”，該表包含姓名、性別、身份證號、準(zhǔn)考證號等準(zhǔn)考證需要顯示的信息，由于要準(zhǔn)考證上需要打印照片，所以必須增加一個(gè)“照片”字段。

照片字段中內(nèi)容輸入采用“身份證號+.JPG”格式，即照片文件名稱，如第一個(gè)考生身份證號為“610122199601010001” ，在其照片字段“G2”中輸入“=C2&”.JPG””，其中C2為本考生身份證號所在的單元格，然后按回車鍵，并重新選中G2單元格，再雙擊該單元格右下角的智能填充柄進(jìn)行自動填充，便可完成以下所有考生照片列的數(shù)據(jù)輸入，輸入完成后的“考生信息表.xel”如圖所示。數(shù)據(jù)表中第一行必須為字段名，即郵件合并的域名。

3.2 創(chuàng)建準(zhǔn)考證打印模板模板文檔

打印模板模板文檔是指要打印的準(zhǔn)考證的基本格式、樣式和郵件合并中內(nèi)容固定不變的部分，啟動Word創(chuàng)建一個(gè)名為“考生準(zhǔn)考證模板.doc”的模板文檔，根據(jù)所需要求，在頁面設(shè)置中設(shè)置好打印頁面等，通過插入表格建立準(zhǔn)考證模板，對表格單元格通過拆分、合并等進(jìn)行設(shè)計(jì)排版，在相應(yīng)單元格內(nèi)填入相應(yīng)固定內(nèi)容。在表格右側(cè)的單元格用來插入照片（如圖）。

3.3 利用Word郵件合并功能把數(shù)據(jù)源合并到模板文檔

前面兩步驟完成后，就可以合并數(shù)據(jù)源到模板文檔，即將數(shù)據(jù)源中需要字段合并到模板文檔的固定內(nèi)容中，得到我們的目標(biāo)文檔。合并完成的文檔分?jǐn)?shù)取決于數(shù)據(jù)表中合并的紀(jì)錄條數(shù)。

3.4 打開數(shù)據(jù)源建立郵件鏈接

用Word2013打開準(zhǔn)備好的“考生準(zhǔn)考證模板.doc”模板文檔（Word版本不同可能設(shè)置的方法有稍微差異，本文以Word2013為例），點(diǎn)擊“郵件”—“選擇收件人”—“選擇現(xiàn)有列表”，在文件中找到前面準(zhǔn)備好的“考生信息表.xel”（如圖），選中所在的工資表并確定。

3.5 插入“域”

將光標(biāo)移到模板文檔中需要插入合并域的位置，如本例中第一個(gè)插入項(xiàng)為“準(zhǔn)考證號”，就將光標(biāo)移到在準(zhǔn)考證號欄的相應(yīng)位置，點(diǎn)擊“郵件”—“插合并入域”—“準(zhǔn)考證號”，然后以相同的方法在相應(yīng)的位置插入對應(yīng)的 “域”。這樣就完成了準(zhǔn)考證所需的文字內(nèi)容（如圖）。

3.6 插入“照片域”

最后將光標(biāo)移到右邊的大單元格內(nèi)（貼照片的位置），單擊“菜單”欄的“插入”—“文檔部件”，在打開的“域”對話框中的“域名”選項(xiàng)下找到“INCLUDEPICTURE”并選中，然后在右側(cè)的“域?qū)傩浴蔽谋究蛑休斎胗驅(qū)傩灾须S便輸入些文字，如“照片”，先占住位置，方便隨后修改域代碼，單機(jī)“確定”，源文件的最終效果沒有顯示照片，因?yàn)榇藭r(shí)照片控件與Excel表格中的照片列并沒有建立關(guān)聯(lián)，我們需要修改域代碼。按alt+F9切換域代碼，顯示為其域代碼為“{INCLUDEPICTURE“照片”PMERGEFORMAT}”.選中代碼中“照片”兩字，用【插入合并域】中的【照片】域替換。alt+F9再次切換域代碼，調(diào)整一下存放照片控件的大?。ㄈ鐖D）。按“郵件”—“預(yù)覽結(jié)果”可查看單個(gè)的準(zhǔn)考證的結(jié)果。

3.8 后期調(diào)整

很多人在完成之后總是不滿于圖片原始大小，因此需要批量改變圖片的大小，這時(shí)候需要做的是：返回到之前設(shè)計(jì)的模板頁面，按“Ctrl+A”全選，然后按F9刷新，這時(shí)候會顯示出第一個(gè)學(xué)生的照片，在這里可以調(diào)成好圖片的大小，再重新合并到新文檔即可。檢查發(fā)現(xiàn)所有人的表里面的照片都是第一個(gè)人的照片，怎么辦？按一下Ctrl+a， 再按f9，就全部人的照片都自動更新了。

每個(gè)頁面（一般是A4紙）只能打印一人準(zhǔn)考證，很浪費(fèi)紙張。我們可以回到主文檔。如果希望多個(gè)人的表格放在一頁紙中，順序排列下去，我們可以將郵件合并的文檔類型設(shè)置為“目錄”，這樣就可在一張紙上排滿準(zhǔn)考證了（注：該操作一定要在最初的主文檔中進(jìn)行）。

在已經(jīng)合并好的新文檔中利用Word的查找 和替換命令，將每一頁的分節(jié)符（^b）全部替換成 換行符（^I）。在原主文檔內(nèi)容末尾兩行處， “插入Word 域”的“下一記錄”，再將原內(nèi)容復(fù)制到“下一記 錄”之后的位置即可。

4 結(jié)束語

本文介紹了Office的郵件合并功能，并以準(zhǔn)考證書的批量制作為例，巧妙地利用“INCLUDEPICTURE”域把照片插入到word文檔中，將文字信息和圖片信息相通過郵件合并和域進(jìn)行了結(jié)合，從而制造出了帶照片的準(zhǔn)考證，并說明了制作過程中對不同類型數(shù)據(jù)的處理方法及注意事項(xiàng)。郵件合并作為一種簡單易學(xué)、功能強(qiáng)大的實(shí)用技術(shù)，在實(shí)際工作中可以大大提高工作效率和質(zhì)量。

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