現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

張穎

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01

摘 要 隨著現(xiàn)代企業(yè)的改革與發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部的各項管理工作也發(fā)生了很大的變化。以往在計劃經(jīng)濟時期企業(yè)所采用的檔案管理體制已很難適應現(xiàn)代的企業(yè)制度，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)制度下的生產(chǎn)經(jīng)營要求。所以，改革傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制，建立符合現(xiàn)代企業(yè)需求的檔案管理體制乃必然趨勢。本文主要針對現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的相關問題進行了研究，希望對我國企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展有所助益。

關鍵詞 現(xiàn)代企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 管理體制

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)對檔案信息具有了新的需求。如今的企業(yè)檔案管理工作已不同于過去的計劃經(jīng)濟時代，過去企業(yè)多是依照固定不變的體制來進行檔案管理，而在新時期下，企業(yè)檔案管理必須要與企業(yè)的發(fā)展目標相一致。筆者根據(jù)多年以來的企業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗，對現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的原則、存在的問題以及相應對策進行了淺要分析，旨在對我國企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展有所助益。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的原則

（一）真實性原則

企業(yè)檔案管理的目的是為了給企業(yè)提供有效的信息資源，以為企業(yè)決策提供科學的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理的第一要務就是要保證檔案信息的真實性，也即記錄歸檔的所有檔案，都必須是在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中真實發(fā)生過的，不能是虛假的，這樣才能夠促使企業(yè)做出正確的決策。

（二）系統(tǒng)性原則

企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，所以在管理過程中必須要遵循系統(tǒng)性原則。也即是說，對于企業(yè)的各項文件、資料、檔案及信息等，都必須要分門別類地進行管理，要按照相關規(guī)范，清晰系統(tǒng)地將其記錄歸檔在案，這樣才能夠在需要時快速地尋找到需要獲取的信息和文件，從而提高工作效率。

（三）全面性原則

企業(yè)檔案是企業(yè)中最寶貴的資源，記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史和真實的生產(chǎn)經(jīng)營情況，只要是與企業(yè)相關的資料，無論是任何方面的信息，都必須要存儲到企業(yè)檔案當中，不能有所遺漏。因為只有保證了企業(yè)檔案管理的全面性，才能夠幫助企業(yè)更好地開展以后的工作。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

雖然隨著我國企業(yè)制度的改革，對企業(yè)檔案管理工作提高了一定的重視，但從總體上來看，相較于企業(yè)內(nèi)其他工作而言，檔案管理工作仍舊是最邊緣和最落后的一項內(nèi)容。之所以會出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是由于我國企業(yè)的檔案管理意識較為薄弱，缺乏對檔案管理工作的重視。尤其是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)領導層愈發(fā)重視企業(yè)的經(jīng)濟效益，而對于檔案管理這類表面看起來對企業(yè)的經(jīng)濟效益作用不大的工作有所忽視，加之很多檔案管理人員也未意識到自己工作的重要性，只認為檔案管理是一項簡單的事務性工作，因此管理過程中有所懈怠。

（二）檔案管理人員問題

企業(yè)檔案管理工作是一項專業(yè)性和機密性都較強的工作，所以必須要由專業(yè)的檔案管理人員來負責。但是，由于缺乏重視，所以大部分企業(yè)未曾吸納太多這方面的專業(yè)人才，加之我國的檔案管理專業(yè)人才本來就稀缺，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作需求。很多企業(yè)都只一味追求經(jīng)濟效益，所以只重視吸納生產(chǎn)經(jīng)營類人才，并不重視檔案管理人才，以及有的企業(yè)根本沒有設置專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼職這項工作，導致了企業(yè)檔案管理效率非常低。

（三）檔案管理設備落后

現(xiàn)階段，我國企業(yè)在檔案管理建設上投入的資源明顯不足，很多企業(yè)的檔案管理設備都還比較落后，有的甚至在管理檔案資料時仍舊在應用傳統(tǒng)的手工編輯、手工檢索等方式，而對一些現(xiàn)代信息技術設備的應用較少。很多人工疏漏、錯誤，都是由此而來，甚至會在人工記錄的過程中不慎丟失一些重要的資料，極大地影響了企業(yè)的工作。

三、企業(yè)檔案管理中存在問題的對策

（一）提高檔案管理意識

現(xiàn)代企業(yè)的領導應當要以身作則，重視檔案管理工作，帶頭深化全員對檔案管理工作的認識。提高檔案管理意識的途徑是多樣的，而最重要的途徑莫過于加大宣傳力度，通過各種各樣的宣傳方式，例如電視媒體、宣傳單、宣傳畫報、集體講座等，向企業(yè)全體員工科普《檔案法》，宣傳檔案管理工作的重要性。其次，要動員大家一起參與到企業(yè)檔案管理工作當中，鼓勵員工的檔案管理積極性，使檔案管理工作得到最基本的普及。

（二）加強人員建設

前文說過，企業(yè)檔案管理工作必須要由專業(yè)的檔案管理人員來負責，所以當前企業(yè)必須要加強人員建設，大力招聘專業(yè)檔案管理人員，吸納更多的專業(yè)性人才來到企業(yè)當中，參與企業(yè)的檔案管理工作。而對于現(xiàn)有的檔案管理人員，企業(yè)則要加大培訓力度，給予其更大的學習和發(fā)展空間，不斷提高檔案管理人員的綜合素質與業(yè)務能力，以使其滿足現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的需求。總而言之，企業(yè)只有打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍，才能夠保障檔案管理工作的高效開展。

（三）建設現(xiàn)代化檔案管理模式

隨著科技發(fā)展與信息網(wǎng)絡普及，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作也有了新的發(fā)展機遇。當前企業(yè)應當要重視技術革新，積極利用現(xiàn)代信息技術和工具，建設現(xiàn)代化檔案管理模式。通過用電子檔案替代傳統(tǒng)人工檔案，不但能夠提高檔案管理工作效率，同時還極大地保障了檔案信息的準確性和完整性。

四、結語

綜上所述，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理是一項重要的工作，是企業(yè)決策的重要依據(jù)和未來發(fā)展的基礎依托。只有重視企業(yè)檔案管理工作，并利用科學化的手段不斷提高檔案管理工作效率，才能夠促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

參考文獻：

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