當前基層單位檔案管理工作中存在的問題及對策思考

(重慶市南岸區(qū)委黨校 重慶 401336)

當前基層單位檔案管理工作中存在的問題及對策思考

李飛

(重慶市南岸區(qū)委黨校重慶401336)

檔案是過程的記憶、歲月的見證、歷史的回音。基層單位檔案工作是國家檔案工作的基礎，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位。由于歷史、現(xiàn)實諸多原因，在基層單位檔案管理工作中還存在著這樣那樣的問題，本文以筆者所在城市基層單位為例，對當前基層單位檔案工作中存在的問題進行了研究，并提出了相應的對策思考。

基層單位;檔案工作;問題;對策

檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民。目前，中國特色社會主義檔案體系已經逐步形成并且不斷自我完善，在我國改革開放和現(xiàn)代化建設中發(fā)揮著越來越重要的作用，而作為國家檔案體系細胞的基層檔案工作，其檔案收集和整理程度與水平如何，直接影響著整體檔案體系能否有效發(fā)揮作用。下面以筆者所在的城市基層單位為例，試分析探究出當前基層單位檔案工作中存在的部分問題，并給出相應的對策建議：

一、存在的問題

一是檔案意識不夠強。檔案意識是指人們通過了解檔案、認識檔案、建立檔案，從而學會充分應用檔案這個重要的信息資源。筆者調研了37個基層學校、所、站的檔案工作，發(fā)現(xiàn)有56%的單位領導不知道有《檔案法》這部法律，82%的單位沒有對《檔案法》進行學習宣傳貫徹，有一句俗話說得好，“老大難、老大難、老大重視就不難”，領導的檔案意識直接反映和決定著一個單位的檔案管理狀況，領導檔案意識強，則人、財、物的基本保障不成問題，單位的檔案工作就科學規(guī)范；領導檔案意識缺乏，缺員少編、經費匱乏、管理混亂等情況就屢見不鮮，不僅影響檔案工作管理人員的積極性和進取心，更對單位檔案工作的規(guī)范化建設、可持續(xù)發(fā)展造成了嚴重后果。

二是檔案隊伍不專業(yè)。基層單位由于事情繁雜，加上體制的原因，本身編制就比較緊，所以絕大部分基層檔案管理員是兼職的，再加上檔案管理工作本身要求沉心靜氣、精細嚴謹，其考核、晉升通道狹窄，很多干部職工都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被其它中心工作、重點工作占去絕大部分時間，對檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應付而已。筆者在調研中發(fā)現(xiàn)，37個基層單位，兼職從事檔案管理工作的人員就占了92.3%，真正學以致用、專業(yè)對口的不到3.5%，還有一部分是后來轉崗，通過教育培訓對檔案工作才有所了解、逐步上手。

三是檔案設施不完善。合格的檔案室，是保障檔案安全保管、有效利用、功能發(fā)揮的基礎。筆者在走訪中，只有43.1%的單位有標準規(guī)范的檔案室，大部分基層單位的檔案室建設簡陋，其檔案柜陳舊老化、通風性能不好、防蟲防霉設備不配套等，個別單位受條件的限制，沒有建立綜合檔案室，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。更重要的缺憾是，在信息化高度發(fā)達的今天，居然有89.3%的單位檔案室沒有配備必要的電腦、打印機、監(jiān)控器等必要設備，還是傳統(tǒng)的紙質化檔案留存方式。

四是檔案收集不完整?，F(xiàn)代信息化社會對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了更新更高標準的要求，比如單位重大會議、重要決定、重要公務活動的照片、錄音、錄像帶等，與紙質記錄同樣是重要的檔案資料，需要及時歸檔，但很多基層單位認為只有上級紅頭文件、單位重要會議紙質記錄才是檔案，致使基層單位檔案資料不完整，嚴重影響了檔案資料的完備性、齊全率。以聲像資料為例，在調查中，有57.4%的基層單位在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，長期在個人或科室內部保存，根本就沒有想到移交檔案室保存，更加之部分單位檔案室根本就沒有聲像檔案的必備保存條件，檔案不齊全不完整的狀況就更突出。

五是檔案制度不健全。很多基層單位業(yè)務學習、人員管理、績效考核等制度比較齊全，執(zhí)行得也比較到位，但調研中仍然有10.4%的基層單位沒有制定專門的檔案管理制度，即使有制度，照抄照搬痕跡明顯、缺乏接單位地氣的針對性；有28.6%的單位雖建立了管理制度，但卻流于形式，執(zhí)行不力的情況比較明顯，有部分檔案管理人員責任心不強，檔案室文件資料堆積如山，個別單位甚至3-5年才整理一回檔案；檔案室管理不嚴，單位其他干部或閑雜人員可以隨意進入查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行嚴格手續(xù)，有借無還時有發(fā)生，時間一長檔案資料就杳無蹤跡。

二、對策思考

一是教育培訓，提升檔案重要性認識。檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映，其重要性勿庸置疑，但與基層單位的經濟、民生等工作相比，仍然免不了“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現(xiàn)狀。為此，有必要以《檔案法》的學習宣傳為重點，加強對領導干部以及單位員工檔案知識的教育培訓，因為檔案工作的專業(yè)性要求比較強，可以考慮采取講授和觀摩學習相結合、課堂講授和外出學習相結合的教育培訓形式，并逐步向親自體驗、親自動手過渡，從而提升單位檔案管理、收集、整理的規(guī)范化水平。同時，基層單位要善于爭取上級對本單位檔案工作的重視和支持，積極營造檔案工作的氛圍。

二是多措并舉，加強隊伍專業(yè)化建設。檔案工作專業(yè)性強，應盡量安排或適當招聘一些檔案知識扎實，又懂圖書學、管理學等方面知識的專業(yè)人員充實進檔案管理工作者隊伍，當然這是最好的結果，但考慮到編制的限制，在某些基層單位可以考慮運用“購買服務”的方式，安排一定的事業(yè)編解決人手不足的問題，甚至可以招聘合同制工作人員予以解決。對于解決編制確實困難的單位，有必要在現(xiàn)有人手的基礎上挖掘潛力，可以考慮選送熱心檔案事業(yè)的員工參加專業(yè)培訓，重點學習文書學、檔案管理學、檔案保管與保護、檔案利用與編研、專門檔案管理等檔案專業(yè)基礎知識，促使其轉變、更新知識結構，提升檔案工作能力和水平。

三是加大投入，提升設施標準化程度。檔案工作是一項公益性事業(yè)，有賴于政府投入?；鶎訂挝辉谑褂媒涃M的時候，有必要把檔案工作經費納入專門的預決算范圍，個別基層單位在經費困難的情況下，要注重爭取上級部門的支持，高標準嚴要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，適應信息化社會要求，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損耗。

四是借鑒吸收，健全檔案規(guī)范化機制。檔案資料的收集、整理是一項綜合性強、系統(tǒng)復雜的工作，不是一、兩個檔案員想做就能完全做到的，只有樹立全員檔案意識，建立起相應的收集、交付、整理、保管、使用機制，才能使檔案工作規(guī)范有序科學運行。比如，在區(qū)域檔案信息共享機制建設方面，可以建立半年通報、全年總結的定期會議機制，及時通報反饋區(qū)域內基層單位檔案動態(tài)管理建設信息，以協(xié)調統(tǒng)籌、督促解決基層單位檔案管理工作中的問題。在單位內部分工合作機制建設方面，資料交付、核查驗收、歸集整理，必須有一個圍繞檔案工作責任落實的清晰時間表、路線圖，并且這些責任要落實到具體單位、具體人頭身上，確保工作不出現(xiàn)疏漏。

五是考察考核，提升檔案整體化水平。檔案工作的特殊性，決定了其在基層單位一定程度上存在著邊緣化的狀況，鑒于此，區(qū)(縣)級相關考核督查部門、檔案局有必要將其納入對基層單位相應的考核指標體系范圍，比如在基礎設施、隊伍建設、宣傳氛圍等檔案工作的重要指標方面設定統(tǒng)一的基準分，對那些檔案工作氛圍濃厚、設施完備、創(chuàng)新工作的單位及個人給基礎分或進行加分激勵，而對個別完成任務不及時的單位和個人，比如檔案完備率不達標、基礎設施滯后等進行扣分警示，從而進一步規(guī)范基層單位檔案管理工作，整體提升區(qū)域內基層單位檔案工作質量。

李飛，男，中共南岸區(qū)委黨校講師，現(xiàn)任南岸區(qū)委黨校教務科科長，曾獲評國家級專項課題先進實驗教師，南岸區(qū)黨委政府表彰的優(yōu)秀教育工作者等稱號。其撰寫的論文、調研文章多次榮獲重慶市紀檢系統(tǒng)、黨校系統(tǒng)、教育系統(tǒng)征文獎勵，有10多篇文章公開發(fā)表。