智慧校園之?dāng)?shù)字化辦公平臺設(shè)計(jì)

辛建平

摘要：隨著全球信息化產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，同時硬件設(shè)施和無線寬帶等通信的成本日益降低，便攜式個人終端特別是智能手機(jī)的全民化，使得國內(nèi)許多校園已開始智慧校園的加緊建設(shè)，而做為整個智慧校園構(gòu)成的核心之一就是校園數(shù)字化辦公平臺配套；辦公自動化平臺能有效地提高校園網(wǎng)工作效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化辦公平臺 OA軟件 智慧校園

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）12-0144-02

近年來，校園信息化建設(shè)作為提升我校辦學(xué)實(shí)力的重要方針，推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)，搭建和完善數(shù)字化辦公平臺內(nèi)容，加強(qiáng)和改善信息化應(yīng)用與服務(wù)環(huán)境，促使信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)深度融合，充分發(fā)揮信息化在校園改革中的驅(qū)動作用。數(shù)字化辦公平臺為整個學(xué)校管理執(zhí)行速度提供了強(qiáng)有力支持，加強(qiáng)和拓寬了教師與學(xué)校之間的溝通渠道，使教師個人工作效率也得到大幅的提升，同時也讓學(xué)校網(wǎng)絡(luò)管理員對校園的信息化管理工作有更好的平臺。

1 需要解決的問題

1.1 易用性

辦公平臺的易用性非常重要，平臺的第一眼印象取決于它的用戶界面美觀，但這只是外面表象，真正能持續(xù)輔助你的往往是它的內(nèi)在即易用性。智慧校園選OA軟件，第一要考慮到使用者范圍，涉及到領(lǐng)導(dǎo)、高層管理者、中層管理者和普通員工的信息化基礎(chǔ)差別很大，因此對系統(tǒng)的接受能力不同；又考慮到不同單位的管理基礎(chǔ)不同，對借助OA系統(tǒng)改善管理的依賴程度也就不同。所以易用性對于企業(yè)員工來說非常重要。定期組織開展平臺的使用培訓(xùn)，并在培訓(xùn)中總結(jié)提煉需求，提高平臺的易用性。

1.2 安全性

辦公平臺的安全性不光是指用戶信息安全，還包含數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)的維護(hù)安全等。在平臺啟動的安全上要保證用戶終端和服務(wù)器實(shí)際運(yùn)行數(shù)據(jù)保持一致，要確保核心的系統(tǒng)級應(yīng)用及預(yù)制模塊不會被惡意軟件把替換；在平臺執(zhí)行環(huán)境的安全上要先行判斷受信任的程序在安全世界運(yùn)行，未受信任行為在未正確授信條件下無法訪問；在平臺智能保護(hù)上是要在做好定時數(shù)據(jù)備份及突發(fā)數(shù)據(jù)恢復(fù)前提下，做好病毒庫更新，增加病毒特征碼的識別能力。

1.3 通用性

辦公系統(tǒng)既符合用戶原OA使用習(xí)慣又充分體現(xiàn)移動端良好交互性，在業(yè)務(wù)方面充分掌握系統(tǒng)的各項(xiàng)流程、功能操作；在技術(shù)方面達(dá)到能協(xié)助系統(tǒng)調(diào)試、獨(dú)立管理、故障處理、日常測試維護(hù)等工作。在平臺的對外接口及將來的擴(kuò)展模塊端口上要與系統(tǒng)匹配性相結(jié)合，在增加辦公服務(wù)產(chǎn)品的深度化、定制化，另一方面在不同的服務(wù)之間建立更好的系統(tǒng)性。

1.4 個性化

簡潔易用、尊重個性是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的重要特征。校園信息系統(tǒng)并不局限于滿足校園流程電子化的辦公需求，更要加強(qiáng)對用戶個性化特征的尊重。以人為導(dǎo)向梳理、重構(gòu)和展現(xiàn)校園信息系統(tǒng)中的信息，提升交互式體驗(yàn)，成為移動互聯(lián)網(wǎng)時代信息系統(tǒng)建設(shè)的重要需求。

2 功能模塊設(shè)計(jì)

數(shù)字辦公平臺是為校園內(nèi)每個職能部門提供全面綜合的辦公服務(wù)平臺，必須達(dá)到部門之間的辦公達(dá)到無紙化的目標(biāo)，利用集中共享各職能部門的各種動態(tài)信息，使辦公效率得到穩(wěn)定的提高。系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，要實(shí)現(xiàn)了學(xué)校、部門、層級間的信息傳輸、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，規(guī)范了校內(nèi)各部門和各層級之間的辦公協(xié)同動作，改變了人工取送文件，文件紙質(zhì)簽批、流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)局面，減少了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，確保了日常信息管理落實(shí)有據(jù)、查有所依，有效地提升了學(xué)校的辦公效率和辦公質(zhì)量。本系統(tǒng)根據(jù)需求分析主要設(shè)計(jì)九個功能模塊：個人電子郵件、單位辦公、個人辦公、協(xié)同辦公、輔助辦公、文檔中心、個性服務(wù)以及電子公告欄。

（1）個人電子郵件模塊：分成10個部分，包含收郵件、寫郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)件箱、垃圾箱、POP3設(shè)置、郵件網(wǎng)關(guān)設(shè)置、查找郵件、系統(tǒng)幫助。在發(fā)送郵件過程中，用戶可以利用設(shè)置好的郵箱發(fā)送郵件，并且系統(tǒng)支持“內(nèi)部郵件、企業(yè)郵件、外部郵件”等多種發(fā)送對象，包括抄送、密送與支持獨(dú)有的分別發(fā)送功能，支持抄送，密送。支持上傳附件等常用郵件功能。在接收郵件中，用戶可以利用默認(rèn)設(shè)置接收離線郵件，郵件預(yù)先存于服務(wù)器中，當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)后可通過郵件主題列表選擇性查看對應(yīng)郵件，也可以一鍵轉(zhuǎn)移到自定義郵件箱中，并且可以批量刪除郵件，其中可以選擇刪除到草稿箱或者直接永久刪除。快速回復(fù)，下載郵件，轉(zhuǎn)發(fā)，其中郵件轉(zhuǎn)發(fā)為系統(tǒng)短消息。在郵件分類中，包括已刪除、草稿箱、收件箱等模塊，非常清晰明了。并且用戶可以一鍵刪除垃圾郵件。在郵件賬號中，用戶可以進(jìn)行新建、修改、刪除、查找以往郵件。并且系統(tǒng)設(shè)置郵件帳號pop3和smtp地址，訪問密碼，系統(tǒng)自動保存密碼設(shè)置與多郵件帳號設(shè)置。（2）單位辦公模塊：分成已完成工作和日常工作維護(hù)兩部分。前一部分列出最近30天內(nèi)單位辦公標(biāo)題列表，包含發(fā)件人、發(fā)件時間及發(fā)件部門。第二部分則可通過設(shè)置維護(hù)或查找指定的工作清單。（3）個人辦公模塊：OA系統(tǒng)主要起輔助工作的作用，能實(shí)現(xiàn)的功能包含日程安排、工作計(jì)劃、個人工作日志、個人名片夾、工資查詢、工作餐預(yù)定、科研成果申報(bào)、學(xué)生評教系統(tǒng)、各種比賽賽事等。該模塊提供了個人電子郵件進(jìn)入鏈接，基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器備份數(shù)據(jù)庫的工作日志，可針對權(quán)限的不同供不同授權(quán)級別人員對各個人辦公設(shè)定功能內(nèi)容進(jìn)行查閱。（4）協(xié)同辦公模塊：提供了一個信息發(fā)布和共享平臺，滿足了個人之間，上下級之間，集體間交換信息、場地申請和日常維護(hù)的需求。包含組織結(jié)構(gòu)、電子公告、通訊錄、通告、辦公場所管理、職能部門子網(wǎng)站、學(xué)院圖書館、校園綜合信息管理平臺、報(bào)告申請、水電維修管理等。（5）輔助辦公模塊：包含招生系統(tǒng)、新生分班查詢、天氣預(yù)報(bào)、航班列車時刻表、學(xué)院規(guī)章制度、電子論壇、FTP資源下載服務(wù)、學(xué)院精品課程、辦公財(cái)產(chǎn)登記、各種校內(nèi)測評。實(shí)現(xiàn)日常輔助辦公的自動化，把多分支機(jī)構(gòu)、跨地域進(jìn)行整合，提高整體反應(yīng)速度和決策能力。（6）文檔中心模塊：文檔中心模塊是整個數(shù)字化辦公平臺的重要組成部分，包含文檔庫中心和文檔查詢兩部分。是用來為學(xué)院核心辦公內(nèi)部公文數(shù)據(jù)提供完善的數(shù)據(jù)保護(hù)方案，內(nèi)部辦公文檔的管理的正常運(yùn)行關(guān)系著整個校園系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)營能否高效；是實(shí)現(xiàn)無紙化傳閱、無紙化辦公最直接的體現(xiàn)。（7）個性服務(wù)模塊：滿足學(xué)校協(xié)同辦公個性化需求。按照校園自身發(fā)展實(shí)際需要，針對性的對個人相關(guān)模塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行智能化的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)協(xié)同軟件價值的最大化。包括修改變更業(yè)務(wù)進(jìn)程、個人現(xiàn)有功能模塊功能。個性設(shè)置可以設(shè)置用戶自己的喜歡的信息提醒音樂，圖片，及視圖行數(shù)；增加新的功能模塊；鏈接其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng)及相關(guān)接口開發(fā)；修改訪問其他系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)庫等更深層次的個性化需求等等。（8）電子公告欄模塊：用于單位內(nèi)部公告的發(fā)布。支持發(fā)布前審批、支持閱讀回執(zhí)。對于學(xué)院經(jīng)常會收到上級單位的相關(guān)公文或?qū)W院即將要出的公告或公示等，由文員登記來文，然后交由學(xué)院辦公室主任擬辦，可能需要根據(jù)具體的擬辦意見來選擇相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示、傳閱等，再由領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容提交到下一步承辦部門或備檔等工作，流程才算完整。

3 開發(fā)平臺的選擇

對于校園的基礎(chǔ)技術(shù)平臺的選擇，主要考慮兩個方面因素：工作流的技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)。工作流是數(shù)字化辦公平臺的核心，對于校園智慧化建設(shè)有重大意義，它不僅要提高決策審批速度、提升辦公效率，還要實(shí)現(xiàn)集成管理、信息共享和協(xié)同工作，將整個校園每個員工都緊密聯(lián)系起來協(xié)同工作，同時還要滿足學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對于全局把控所需的數(shù)據(jù)支撐；考慮平臺的可持續(xù)性發(fā)展和全面兼容。鑒于微軟公司產(chǎn)品集成性、兼容性和普及率都非常高，在這里我們優(yōu)先選擇微軟公司的產(chǎn)品，主要由Windows Server操作系統(tǒng)、VS（Microsoft Visual Studio） 開發(fā)工具、Java+平臺技術(shù)、IIS（Internet Information Services）服務(wù)器及.net開發(fā)技術(shù)組成，平臺可在微軟自帶的IIS服務(wù)器上直接安裝布署，與瀏覽器、操作系統(tǒng)、辦公軟件等等的集成性相當(dāng)好 ，同時也可以在本地服務(wù)器或云主機(jī)布置，安裝之后不會產(chǎn)生適配性的問題，是目前安裝最容易的WEB類程序，維護(hù)成本最低廉：采用基于.NET和WEB的企業(yè)級計(jì)算，主HTTP服務(wù)器采用先進(jìn)的Apache服務(wù)器，可保證數(shù)據(jù)存取集中控制、多級的權(quán)限控制、完善的密碼驗(yàn)證與登錄驗(yàn)證機(jī)制；在內(nèi)置的工作流表單設(shè)置上運(yùn)用手寫簽章組件加上SSL加密傳輸確保工作流表單的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)傳遞的安全。

數(shù)據(jù)庫技術(shù)平臺的數(shù)據(jù)庫考慮到現(xiàn)階段“互聯(lián)網(wǎng)+”大形勢下物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展非?？欤瑢W(xué)院辦公平臺的事務(wù)處理所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越大，數(shù)據(jù)的種類也是越來越復(fù)雜、用戶訪問要有快速、準(zhǔn)確地?cái)?shù)據(jù)庫訪問支撐。單一的本地校園服務(wù)器已經(jīng)不能滿足日益增長的需求，故這里我們采用本地?cái)?shù)據(jù)庫服務(wù)器與租用云服務(wù)數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的形式，使用穩(wěn)定可靠、彈性伸縮的在線數(shù)據(jù)庫云服務(wù)，可在基于分布式系統(tǒng)和全SSD盤高性能存儲的基礎(chǔ)上支持MySQL、SQL Server、Oracle、PostgreSQL和PPAS（高度兼容Oracle）引擎，云服務(wù)器還能默認(rèn)部署主備架構(gòu)且隨時隨地登陸云服務(wù)的web在線自助管理在于容災(zāi)、備份、恢復(fù)、監(jiān)控、遷移等方面的全套解決方案。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)在本地進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，嚴(yán)格按照3NF的要求進(jìn)行，兼顧用戶使用效率和程序的實(shí)現(xiàn)性，減少冗余和程序程序重復(fù)。

4 體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在校園辦公平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)主要考慮是模塊類型的選擇、模塊之間的關(guān)系、數(shù)據(jù)庫訪問模式等。在系統(tǒng)架構(gòu)上，校園OA采用Java+多數(shù)據(jù)庫+B/S+C/S模式，通過可選混合組合技術(shù)可具有操作簡便、安全性高、運(yùn)維成本低等優(yōu)勢。從構(gòu)建一個穩(wěn)定、高彈性、高可擴(kuò)展性的平臺，為避免程序的冗雜，減少各個類和模塊之間的依耐性，必須滿足高內(nèi)聚、低耦合原則。為保證模塊的高內(nèi)聚，減少各模塊間繁雜無章的的抽象調(diào)用，平臺設(shè)計(jì)中按上述功能模塊進(jìn)行獨(dú)立劃分，在增加模塊緩存的對于數(shù)據(jù)庫工作量的基礎(chǔ)上，最大程度的降低了系統(tǒng)模塊間的識別難度，簡化平臺運(yùn)營成本，將模塊間的耦合程序降到最低。

用戶的網(wǎng)絡(luò)訪問設(shè)計(jì)由于考慮到校園數(shù)字化建設(shè)處于瓶頸階段，早期的校園信息化投入已經(jīng)不能完全滿足日常辦公需求，為創(chuàng)建高效安全的硬件保障條件，優(yōu)化基本網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。增加校園網(wǎng)絡(luò)接入信息點(diǎn)，鋪設(shè)多條光纖，利用電信、移動兩大運(yùn)營商雙帶寬制定統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)管理中心。采用內(nèi)部辦公系統(tǒng)服務(wù)器和云服務(wù)器組成同一安全的容災(zāi)架構(gòu)，將早期辦公平臺服務(wù)器功能模塊進(jìn)行云服務(wù)器移植，通過云服務(wù)器穩(wěn)定、安全、彈性、高性能的優(yōu)點(diǎn)，減少本地服務(wù)器負(fù)擔(dān)，增加訪問者的極速體驗(yàn)。在云服務(wù)器上租用LVS負(fù)載均衡服務(wù)器、Web服務(wù)器、MySQL服務(wù)器、緩存服務(wù)器、即時通訊服務(wù)器、文件服務(wù)器等。云負(fù)載服務(wù)器用于Web服務(wù)器和MySQL服務(wù)器提供日常負(fù)載任務(wù)，本地服務(wù)器用于管理和災(zāi)備，在云負(fù)載服務(wù)器出現(xiàn)突發(fā)故障時能提供不間斷服務(wù)。考慮到應(yīng)用后期用戶數(shù)和數(shù)據(jù)量會繼續(xù)增大，數(shù)據(jù)庫會采用MySQL Cluster部署，提供更高性能、更高可用性的云服務(wù)。云緩存服務(wù)器采用Memcached作為服務(wù)程序，將訪問集中、訪問量大、近期的數(shù)據(jù)緩存在內(nèi)存中，基于TCP協(xié)議，實(shí)現(xiàn)快速存取。云文件服務(wù)器部署NFS服務(wù)端，對Web服務(wù)器提供NFS訪問服務(wù)。所有Web服務(wù)器上傳的文件都直接保存到NFS服務(wù)器，用戶下載文件則直接從文件服務(wù)器下載，降低對Web服務(wù)器的帶寬和磁盤I/O壓力。文件服務(wù)器掛載磁盤陣列，最大程度地提供高性能和高可用性服務(wù)。即時通訊服務(wù)器采用多進(jìn)程+多端口的方式。整個服務(wù)器系統(tǒng)由一個控制進(jìn)程和多個真實(shí)進(jìn)程組成，用戶登錄時由控制進(jìn)程提供負(fù)載均衡，將用戶連接負(fù)載到不同的真實(shí)進(jìn)程，不同進(jìn)程之間的用戶發(fā)送信息則需要通過控制服務(wù)器進(jìn)行。通俗講，考慮數(shù)字化辦公平臺的構(gòu)建所必備的基礎(chǔ)設(shè)施外，服務(wù)器大多進(jìn)行云服務(wù)外包型操作，本地服務(wù)器也只是做為辦公平臺系統(tǒng)的一個云服務(wù)器的一個客戶端，具有遠(yuǎn)程指揮控制、存儲備份操作功能。

5 結(jié)語

在移動互聯(lián)網(wǎng)時代大潮下，“數(shù)字化辦公”為傳統(tǒng)教育行業(yè)特別是高職教育注入了互聯(lián)網(wǎng)基因，構(gòu)建移動化辦公室，為高職教育的智能化管理提供了全新的思路。實(shí)現(xiàn)了學(xué)校、部門、層級間的信息傳輸、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，規(guī)范了校內(nèi)各部門和各層級之間的辦公協(xié)同動作，改變了人工取送文件，文件紙質(zhì)簽批、流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)局面，減少了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，確保了日常信息管理落實(shí)有據(jù)、查有所依，有效地提升了學(xué)校的辦公效率和辦公質(zhì)量。當(dāng)今天互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)大趨勢下，數(shù)字辦公平臺將校園整合在一起，創(chuàng)造更大價值。數(shù)字化辦公平臺也使得教育工作人員可以在任何時間、任何地點(diǎn)全程追蹤提交審批的文件，任意設(shè)置查詢和統(tǒng)計(jì)條件，導(dǎo)出或下載查詢與統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為相關(guān)數(shù)據(jù)留存提供便利，故使之成為現(xiàn)代智慧校園的首選。

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