淺談加強社會保險檔案管理

□鄭婷婷

1 我國社保檔案管理工作的重要性、特點

1.1 社保檔案管理的重要性

1.1.1 加強社會保險檔案管理對社保事業(yè)發(fā)展具有重要意義。社保檔案不僅記錄著參保單位繳納社保的情況，還直接反映出社會經濟發(fā)展和參保企業(yè)經營狀況，對于國家經濟、民生方面的政策是一個良好的參考。目前，老百姓對于完善社會保障的需求和我國社保事業(yè)處在發(fā)展的初級階段的矛盾，促使加速完善社會保障各個方面，因此做好社保檔案管理工作對于建立和諧社會，提高群眾滿意度有著重要的意義。

1.1.2 社保檔案的管理與參保人員的切身利益息息相關。從目前來說，一個人從出生即可參加居民醫(yī)療保險；工作后可參加城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險；居民養(yǎng)老保險和農村合作醫(yī)療又為農民提供保障。這些不僅涵蓋不同類型的人群，而且涉及到一個人的方方面面，所產生的社保檔案也包含了參保人員各方面的信息。例如參保人員退休年齡主要依靠檔案里最早的對于出生日期的記載，而不是身份證上的。而很多地方的貸款、戶籍轉入、資格考試等都需要提供當事人的社會保險參保證明。一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問題，有可能會影響到職工的就業(yè)、退休、醫(yī)保報銷等，是相當嚴重的。

1.1.3 加強社會保險檔案管理有利于提高社會保險經辦部門業(yè)務質量和辦事效率。參保人員從參保到退休中間有失業(yè)、轉移、參軍、上學等等諸多情況。這些檔案資料涉及到退管、就業(yè)等各個部門。各部門的業(yè)務經辦往往是相互關聯(lián)的，檔案資料的共享大大提高信息的準確性及辦事效率，也可以讓參保人員少跑腿或不跑腿。

1.2 社保檔案管理的特點

1.2.1 社保檔案數(shù)量眾多。我國各地的社會保險管理部門一般成立于20世紀80年代末或者20世紀90年代初，由于條件限制當時全部為手工操作，參保繳費使用的名冊、表格、結算單等全部為紙質。即使后來采用了微機，各種紙質表單依然沒有減少。現(xiàn)在全國大部分地方實行網上申報，但很多項目依然使用紙質表單。再加上有些社保項目的辦理還要提供一些相關材料，例如慢性病的辦理要提供醫(yī)院的體檢表，相關病情的檢查表等，日積月累，產生的檔案數(shù)量就越來越多。隨著人們對社會保險的重視程度越來越強，社保檔案的數(shù)量只會遞增。

1.2.2 社保檔案保存時間長。社保檔案信息應用范圍不僅僅局限于社保本部門。其它部門對社保信息的使用使得社保檔案需要保存很多年。比如發(fā)生勞動爭議，為證明職工是某單位職員就會到社保征繳部門查詢多年前單位填寫的人員增加表?；蛘咦优羞z產公證或爭議，相關部門也會要求查詢該退休人員的檔案，造成退休人員死亡多年，檔案依然保存。

2 目前我國社保檔案管理工作中存在的問題

2.1 對社保檔案管理工作不夠重視

有些地方社保部門領導認為社保檔案管理工作只是個閑職，把檔案管理工作作為照顧性崗位，不愿意把有限的經費投入到檔案管理中，這種情況在全國普遍存在。很多地方業(yè)務經辦人員辦完業(yè)務，收到的紙質材料隨意擺放，不整理裝訂，丟失情況比較嚴重。

2.2 社保檔案分散管理，不統(tǒng)一

一個參保人員從參保到退休其間涉及的面是非常廣泛的。在我國大部分地方社保各部門只管理自己經辦的業(yè)務檔案,沒有統(tǒng)一的社保檔案管理部門，造成同一參保人員繳費檔案在征繳部門，退休檔案在退管部門，工傷生育檔案在醫(yī)保部門。而各部門之間又沒有有效的信息共享, 使得參保人員從一個部門開證明給另一個部門的情況時有發(fā)生，群眾意見很大。

2.3 各地社會保險檔案的管理標準和規(guī)范不一致，沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件

中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局令第3號《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》從2009年9月1日起施行，對社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限作出規(guī)定，但各地在實際操作中所產生的檔案資料不一致，對于檔案整理范圍及細化分類的規(guī)范也不一致。對于需要整理歸檔和不需要整理歸檔的材料，沒有專業(yè)的鑒定部門，也沒有統(tǒng)一的銷毀程序。對于集中統(tǒng)一管理的資料，如何集中，如何管理，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。對于檔案管理軟件的使用各家也是各自為政?？陀^上形成了一個封閉的，沒有廣泛統(tǒng)一性的工作運行機制。

2.4 檔案管理所需硬件設施落后，造成管理水平低下跟不上社會保險發(fā)展的快節(jié)奏

隨著參保人數(shù)越來越多、保險范圍越來越全，社保檔案的數(shù)量逐年遞增。但在有些地方社會保險機構連專門的符合要求的檔案室都沒有，有的地方即使有檔案室也只是簡單存放，沒有相應的微機統(tǒng)一管理。有的還停留在手工操作，沒有相應的檔案管理軟件。這些都造成了資料查找費時費力，效率低下，或者根本難以找到，不僅影響了社會保險經辦工作進展速度，嚴重的還會給參保人員造成損失。

2.5 業(yè)務培訓少，業(yè)務水平亟待提高

各社保經辦機構著重招收計算機、會計、法律等與社保經辦業(yè)務相關的人員，很少有專門的檔案管理專業(yè)人才，檔案室也成了某些要退休人員、身體不好人員、孕期人員的照顧崗位。基本沒有業(yè)務培訓，也沒有經驗交流的機會。造成檔案管理人員年齡偏大，業(yè)務鉆研偏少，業(yè)務水平偏低的情況。

3 加強社保檔案管理工作的建議

3.1 提高重視程度，加大資金投入

從思想上加強對社保檔案管理工作重要性的認識對于改進社保檔案管理工作是非常重要的。檔案原件是一種有力憑證，具有不可替代性，對于收集到的原始檔案的修復、整理、裝訂、保存，都必須注入巨大的心血與勞動。加大資金投入，設置符合標準的檔案室，使用防酸、防霉的檔案皮（盒），對年代久遠的檔案有專業(yè)的修復人員，同時配置先進的微機、掃描儀等設備裝備檔案室。

3.2 實現(xiàn)社會保險檔案由紙質化向電子檔案過度

各級社會保險經辦部門應重視檔案管理的重要性，加大投入，不僅要購置先進的電腦、掃描儀等設備，還要開發(fā)出適用的檔案管理軟件，將電子檔案和條形碼技術應用到社保檔案管理工作中。同時為業(yè)務經辦人員配備掃描儀，做到隨辦理隨掃描存檔，這樣做可以有效解決紙制檔案在收集過程中的遺失問題。通過網絡建立內部信息共享系統(tǒng)，可以有效提高辦事效率。

3.3 建立檔案交接制度，避免遺失

隨著經濟的發(fā)展，各地方在區(qū)劃調整中，有的社保經辦機構上劃，有的分立，還有的合并。在這些機構及人員變動中，往往造成檔案損壞遺失。建立規(guī)范的檔案交接制度，對于在檔案遷移、人員變動情況下保持檔案完整，避免損毀是非常必要的。

3.4 重視專業(yè)培訓，提高業(yè)務技能

有人認為檔案管理工作就是看看檔案，其實不然，檔案管理需要極大的耐心和責任心，過硬的業(yè)務技能和人員素質是檔案管理工作的根本。有關領導要重視對檔案管理人才的培養(yǎng)，聯(lián)系檔案局技術人員對檔案員進行專題培訓，交流經驗都是很有必要的。

結束語

隨著時代的發(fā)展，社保檔案管理會越來越規(guī)范，為保障參保人員合法權益及促進社會保險事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

[1]姜炳槐.社保檔案,記錄一生、管理一生[J].中國社會保障,2007,(08).

[2]閆華,烏龜宏,張美蓮.要重視和加強社保檔案的管理[J].內蒙古電業(yè),2007,94.

[3]劉娟.強化社保檔案管理的科學化現(xiàn)代化芻議[J].山東檔案,2017(02).