論新時期高校檔案信息化建設(shè)

□姜曉琴

1 高校檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 高校檔案信息化是提高檔案管理服務(wù)效率的保證

伴隨檔案管理軟件的引進(jìn)及應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式已顯現(xiàn)出諸多弊端。檔案的信息化管理將逐步實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上歸檔、查檔。降低了抄錄時間，減少了檔案形成及運用的時間，提高了檔案利用的效率，同時也減少了紙質(zhì)檔案的磨損。

1.2 高校檔案信息化是高校各項事業(yè)發(fā)展的必然要求

伴隨國家對高校辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)水平的要求日益提高，高校檔案管理直接影響高校各項事業(yè)的發(fā)展。其中，教學(xué)檔案為高校的教學(xué)方向提供了數(shù)據(jù)依據(jù)；財務(wù)檔案為高校的有序發(fā)展提供了數(shù)據(jù)保障；圖書檔案的利用為教職工及學(xué)生科研水平的提高提供了材料支撐等等。

2 高校檔案信息化面臨的問題。

2.1 因資金投入不足導(dǎo)致信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

高校檔案信息化建設(shè)需要電子化設(shè)備的更新，數(shù)據(jù)庫的建立以及高科技人才的操作共同來實現(xiàn)及完善。而這些都需要高校投入大量地資金去實現(xiàn)。但統(tǒng)計顯示，大多數(shù)高校重視程度不夠，信息化建設(shè)投入的資金不足，大部分高校的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。

2.2 軟件更新不及時導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫建立不完善

檔案管理信息化建設(shè)，需要強大的數(shù)據(jù)庫支撐。而在數(shù)據(jù)庫建立的過程中需要高校購買及更新檔案管理軟件。高校在軟件應(yīng)用上沒有做到與時俱進(jìn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建立不完善；同時各高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得檔案信息的資源共享存在很大難度。

2.3 高校檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)技能亟需提升

高校檔案信息化管理對檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)化技能提出了更高的要求。高校檔案管理現(xiàn)狀顯示，現(xiàn)從事檔案管理的工作人員中大多數(shù)是非檔案管理專業(yè)的。在檔案信息化管理的過程中需要檔案管理的專業(yè)化知識作為支撐，另外，檔案信息化建設(shè)過程中需要數(shù)據(jù)庫分類設(shè)計、數(shù)據(jù)分類整理、計算機軟件的熟練應(yīng)用及操作。信息化、檔案管理等專業(yè)人才的不足，很大程度上制約了高校檔案管理信息化建設(shè)。

3 高校檔案信息化的對策

3.1 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

目前，高校檔案管理的資金投入量普遍較少，這是制約檔案信息化發(fā)展的主要原因。而基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化進(jìn)程中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。高校檔案管理的內(nèi)容眾多，如黨政檔案、行政檔案、財會檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、學(xué)籍檔案等。高校應(yīng)加大對檔案信息化的投入，按照需求盡可能添置計算機、掃描儀、信息數(shù)據(jù)庫軟件、相機等相關(guān)設(shè)備。從根本上改善硬件設(shè)施，從而促進(jìn)高校檔案信息化工作的發(fā)展。

3.2 完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代帶來了計算機軟件日新月異的變化。計算機軟件的更新速度堪比電子產(chǎn)品。想要盡快實現(xiàn)檔案的信息化管理，軟件的及時更新是必不可少的。充分利用信息化檔案管理軟件,建立完善的數(shù)據(jù)庫?？梢哉{(diào)動全校各部門積極應(yīng)用檔案管理了軟件。高校各部門將檔案信息按月、季、年定期填報，然后由檔案管理部門將信息匯總、整理。對于已存的紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)盡快應(yīng)用檔案管理軟件將其歸檔，以備建立完善的數(shù)據(jù)庫。

3.3 重視檔案管理信息化人才建設(shè)

高校檔案信息化需要專業(yè)的技術(shù)人一支綜合素質(zhì)較強的團隊保駕護(hù)航。首先，高校首先需要選拔專業(yè)對口的人才從事檔案管理工作。因檔案信息化建設(shè)需要突出的計算機軟件操作知識，所以在選人用人方面需要兼顧綜合素質(zhì)。其次，要做好檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)工作，因檔案信息化進(jìn)程中運用的計算機及軟件科技都是不斷更新的，所以需要檔案管理人員不斷提升他們的信息化專業(yè)技能，有條件的可以派檔案管理人員“走出去”，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，使員工具有能力對計算機系統(tǒng)的開發(fā)以及維護(hù)進(jìn)行全方位管理的能力。

結(jié)束語

高校檔案信息化建設(shè)是一項巨大的工程，在信息化建設(shè)的過程中也遭遇了重重阻力。在這個過程中，高校需要認(rèn)清形勢，重視檔案信息化建設(shè)，加大對其的投入，只有這樣才能盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

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