禮貌原則在商務(wù)信函寫作中的應(yīng)用

雷勵(lì)

[摘要]隨著經(jīng)貿(mào)往來的不斷發(fā)展，商務(wù)信函在商業(yè)事務(wù)中占據(jù)了越來越重要的地位?！岸Y貌”作為商務(wù)信函寫作的一個(gè)最基本要求，在不同類型的信函中有不同的表現(xiàn)形式。本文通過對(duì)商務(wù)信函實(shí)例的分析，對(duì)不同類型商務(wù)信函中傾向于使用哪種準(zhǔn)則作出分析，并且結(jié)合利其的理論，研究禮貌原則在不同商務(wù)信函中的運(yùn)用。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)信函 禮貌原則 語用學(xué)

[中圖分類號(hào)]H315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）24-0054-02

在目前世界發(fā)展的大勢(shì)下，商務(wù)信函變得越來越重要，甚至將會(huì)影響到既定的案例或項(xiàng)目是否能夠取得成功。如何使一封商業(yè)信函得體且有效也成為研究的熱門，對(duì)此英語語用學(xué)中的禮貌理論可以為解決這個(gè)問題提供理論基礎(chǔ)。

一、商業(yè)信函的分類

現(xiàn)代商業(yè)活動(dòng)中，商務(wù)信函是公司在日常商業(yè)通信中最常用的工具。

斯圖爾特，齊默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）將商務(wù)信函按兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分類：信函的內(nèi)容和信函中所給信息的性質(zhì)。根據(jù)第一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，最常使用以下商務(wù)信函：請(qǐng)求信函，回復(fù)請(qǐng)求信函，索賠評(píng)價(jià)信函，信用和收款信函，銷售信函，雇傭類信函和社會(huì)商務(wù)信函。就第二個(gè)標(biāo)準(zhǔn)而言，即，“給出的信息的性質(zhì)”，根據(jù)信函對(duì)讀者產(chǎn)生的影響，可將商務(wù)信件可以細(xì)分為四類：好消息，中性消息，壞消息以及說服性信函。好消息和中性消息的信函一起被視為日常信件。日常信件的使用頻率遠(yuǎn)比壞消息信函或說服性信函高得多。因此，本文也將主要集中研究禮貌理論在這類信函中的應(yīng)用。

二、禮貌原則的內(nèi)容

格萊斯建議說話應(yīng)該是有目的的和理性的行為，這是通過合作原則實(shí)現(xiàn)的。他認(rèn)為，發(fā)言者應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：“量的準(zhǔn)則”“質(zhì)的準(zhǔn)則”“關(guān)系準(zhǔn)則”以及“方式準(zhǔn)則”，交流應(yīng)避免表達(dá)的模糊，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短和有序。一般來說，對(duì)話者遵守這些原則以便雙方能夠順利溝通，但有的時(shí)候不得不打破這些原則。經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，為了更有禮貌地交際，達(dá)到更高的交際目的，從而實(shí)現(xiàn)語言的社會(huì)功能這一進(jìn)步的想法催生了禮貌原則的提出。

從社會(huì)心理學(xué)的角度，利其（Leech.1983）提出了禮貌原則，其中包括六條準(zhǔn)則，他的具體描述為：（1）策略準(zhǔn)則（Tact Maxim，也叫“得體準(zhǔn)則”）：縮小對(duì)方的損失，擴(kuò)大對(duì)方的好處；（2）慷慨準(zhǔn)則（Generosity Maxim，也叫“寬宏準(zhǔn)則”）：縮小自己的益處，擴(kuò)大自己的損失；（3）稱贊準(zhǔn)則（Approbation Maxim，也叫“贊揚(yáng)/贊譽(yù)準(zhǔn)則”）：縮小對(duì)對(duì)方的詆毀，擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的贊揚(yáng)；（4）謙虛準(zhǔn)則（Modesty Maxim，也叫“謙遜準(zhǔn)則”）：縮小對(duì)自己的贊揚(yáng)，擴(kuò)大對(duì)自己的詆毀；（5）贊同準(zhǔn)則（Agreement Maxim，也叫“一致準(zhǔn)則”）：縮小與對(duì)方的分歧，擴(kuò)大與對(duì)方的一致；（6）同情準(zhǔn)則（Sympathy Maxim）：縮小對(duì)對(duì)方的厭煩，擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的同情和好感。

他認(rèn)為，這些準(zhǔn)則并非都同樣重要，即不同的文化中會(huì)強(qiáng)調(diào)不同的準(zhǔn)則。例如，根據(jù)儒家哲學(xué)，在中國的社會(huì)中，禮貌的概念主要與謙虛相關(guān)，換句話說，謙虛（準(zhǔn)則）是中國禮貌的基礎(chǔ)也是最重要的元素。利其的禮貌原則是系統(tǒng)化且有影響力的。

三、禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

禮貌原則中的不同策略在商務(wù)交際中起著不同的作用。不同的應(yīng)用方式可以幫助人們更好地達(dá)到商務(wù)交際的目的，完成其任務(wù)。本章將通過商業(yè)交流中的具體例子來分析原則的每個(gè)策略準(zhǔn)則及其應(yīng)用，信函實(shí)例取自商務(wù)信函《2500成功溝通范例》（2003）。

（一）策略準(zhǔn)則的應(yīng)用

人們使用這一原則以使他們的意見能夠更容易地被接受，同時(shí)不損害任何一方的利益。在現(xiàn)實(shí)生活中，策略原則是禮貌的根本，我們請(qǐng)求別人做某事，邀請(qǐng)他人，或者表達(dá)一些不同的想法，這些都需要我們更禮貌或戰(zhàn)略性地使用語言。示例如下：

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這封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使對(duì)方支付雙方在協(xié)議中規(guī)定的卻目前沒被支付的分期金額。為了達(dá)到這個(gè)意圖，作者的信函就采取了策略原則，即“縮小對(duì)方的損失，擴(kuò)大對(duì)方的好處”。

在本封信函的開篇，寫信人感謝收件人之前在他們店內(nèi)的消費(fèi)，表明他們珍視雙方之間的貿(mào)易關(guān)系，介紹了當(dāng)前情況，也清楚地表明貸款已到期，與此同時(shí)解釋完成支付的最終受益人是收款人自己，并在最后一段表達(dá)了希望雙方保持良好的貿(mào)易關(guān)系的愿望。

這封信反映了寫信人的嚴(yán)肅性和邏輯性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表達(dá)平滑且自然。

（二）慷慨準(zhǔn)則的應(yīng)用

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這封信是一個(gè)非常成功的營(yíng)銷手段且可看做是運(yùn)用了慷慨準(zhǔn)則。寫信人在信中寫道：“這樣做，你會(huì)讓我們知道我們?nèi)绾文茏詈玫貫槟惴?wù)”，從“你”這個(gè)視角表明這種行動(dòng)對(duì)客戶和收信人的好處。在告訴客戶回答問卷旨在為客戶提供更好的服務(wù)的同時(shí)還附贈(zèng)一張折扣券，并提醒其折扣優(yōu)惠券現(xiàn)在正在使用！這些表達(dá)都反映了“最大限度地減少對(duì)自身的利益，最大化自我成本”的慷慨準(zhǔn)則，而合理地利用慷慨準(zhǔn)則無疑將有助于商務(wù)交際過程中達(dá)到寫信人的交際目的。

（三）稱贊準(zhǔn)則的應(yīng)用

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表達(dá)贊賞是經(jīng)常在日常交際中使用的策略。這封信函的目的是表明作者接受收信者的意見。“毫無疑問，這是我很長(zhǎng)時(shí)間以來見到的最好的想法”作者高度贊賞它。當(dāng)一個(gè)人提出一個(gè)想法，他自然需要聽取他人的意見。去信贊美收件人可以讓他/她感到興奮。表達(dá)稱贊并不僅僅體現(xiàn)用詞的禮貌，而且還可以使收信人和聽者獲得心理上的滿足感，從而更好地在接下來表達(dá)你的想法。

（四）謙虛準(zhǔn)則的應(yīng)用

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這封信寫信人的目的是請(qǐng)求收信人為她進(jìn)行推薦。一般來說，這種請(qǐng)求他人幫助自己推薦會(huì)比較尷尬。但這封信使用禮貌原則順利完成了任務(wù)。信函開端，作者用詞禮貌并提出請(qǐng)求，敘述自己的情況，在結(jié)尾處表示感謝。全信反映了寫信人的謙虛態(tài)度，比如最后一段他自謙自己是“一個(gè)可憐的漁夫”對(duì)比收件人的身份是“一個(gè)大型百貨商店所有人的兒子”將自己的身份放低并態(tài)度溫和，可以給別人更好的印象，并保持彼此之間的良好關(guān)系。謙虛準(zhǔn)則被解釋作“縮小對(duì)自己的贊揚(yáng)，擴(kuò)大對(duì)自己的詆毀”，但這個(gè)準(zhǔn)則其實(shí)某種程度上恰恰反映了人本身的自信。

（五）贊同準(zhǔn)則的應(yīng)用

Dear Robert，

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這是一封公司老板給員工的信，信里實(shí)際上拒絕了收信人的換職要求。拒絕員工申請(qǐng)新的職位，其實(shí)并不容易，因?yàn)槔习搴拖聦儆械匚簧系牟罹唷Ｔ谶@封信函中，體現(xiàn)了老板使用贊同原則的優(yōu)越性和靈活性，禮貌地拒絕了收信人申請(qǐng)調(diào)換到培訓(xùn)開發(fā)部的申請(qǐng)。在信的最前面，作者就感謝和贊賞了員工申請(qǐng)換職的這一舉動(dòng)：“感謝您有興趣成為韋恩研發(fā)部的指導(dǎo)老師”，然后禮貌地引出其不適合這個(gè)崗位的原因，這樣的處理使得被拒絕時(shí)申請(qǐng)者能夠更容易接受。在最后，作者仍不忘感謝他的付出并鼓勵(lì)他繼續(xù)努力工作。整封信函都能體現(xiàn)上級(jí)的尊重、理解和對(duì)下屬的欣賞，并且給下屬留有“面子”，這樣使得收信人更好地理解上級(jí)的決定，并沒有更多感到遺憾的理由。

（六）同情準(zhǔn)則的應(yīng)用

Dear Miss Portman，

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在這封信的開頭，寫信人就向收信人表示同情?！拔覀兩罡胁话驳氖?，從你的信中了解到，你的公司現(xiàn)在由于商業(yè)壓力和急需貸款而處于不利的財(cái)務(wù)狀況?！备嬖V他對(duì)收信人的財(cái)務(wù)困難了解并感到遺憾，在提供了幫助之后并在結(jié)尾以“希望你好運(yùn)”表達(dá)了寫信人的祝愿，這樣運(yùn)用同情準(zhǔn)則的寫作手法會(huì)使收件人感到非常溫暖和安慰。

四、結(jié)論

商業(yè)信函中的“禮貌”可以促進(jìn)人們或者說雙方的和諧關(guān)系，對(duì)促進(jìn)人們的交流起著至關(guān)重要的作用。對(duì)英語學(xué)習(xí)者來說，英文的商務(wù)信函是一種跨文化交際。而禮貌原則可以幫助我們更好地進(jìn)行這種交際，那么如何在信函中應(yīng)用禮貌原則是值得考慮的問題。本文以這六封商務(wù)信函為例，分析了禮貌原則在這六封信函中的應(yīng)用。如何將禮貌原則理論應(yīng)用到實(shí)際交際中，如何將書面表達(dá)的差異轉(zhuǎn)化為合理的語言行為，也為跨文化交際的對(duì)比研究奠定了基礎(chǔ)。希望本文能夠?yàn)樯虅?wù)信函的寫作提供一些靈感，從而使得商務(wù)信函在商務(wù)交際中發(fā)揮更加高效和諧的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]伍茲.商務(wù)信函：2500成功溝通范例[M].王楚明（譯）.上海：上海人民出版社，2003.

[3]Leech，Geoffrey.Principles of Pragmatics[M].New York： Longman，1993.

[4]Leech，G.Principles of Politeness[M].London and New York： Longman，1983.

責(zé)任編輯：楊柳