農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的規(guī)范化及先進(jìn)方法探索

王海軍

摘要：農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理有利于各級部門及時了解農(nóng)業(yè)機(jī)械的擁有、銷售和市場需求情況，方便農(nóng)業(yè)機(jī)械的合理分配和及時了解農(nóng)業(yè)機(jī)械普及方向及管理要求，介紹了農(nóng)業(yè)機(jī)械規(guī)范化管理的相關(guān)工作，指出了現(xiàn)階段工作的一些不足，并總結(jié)了農(nóng)機(jī)檔案管理先進(jìn)合理的工作方法，說明了農(nóng)機(jī)檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)檔案；規(guī)范化；先進(jìn)方法；資源配置

中圖分類號：F3233文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.14031/j.cnki.njwx.2017.04.017

農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作是農(nóng)業(yè)機(jī)械銷售、使用和管理中的一項重要工作，更是一項不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它的規(guī)范化和合理化是我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展的有力保證，它具有技術(shù)性強(qiáng)、保密性好、科學(xué)合理的特點，是符合國家政策要求的一項服務(wù)性工作。農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理包括了農(nóng)業(yè)運輸車輛檔案管理、農(nóng)業(yè)收獲機(jī)械檔案管理、農(nóng)業(yè)整地機(jī)械檔案管理、農(nóng)業(yè)植保機(jī)械檔案管理以及農(nóng)機(jī)駕駛員檔案管理等許多方面的工作，在工作過程中需要對相關(guān)的信息進(jìn)行編輯、分類和整理，以便于檔案的調(diào)用和相關(guān)信息的查詢。隨著我國農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)水平的不斷提高，良好的農(nóng)業(yè)信息記錄系統(tǒng)在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)及管理中都起到了重要的作用，進(jìn)一步完善農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作，才能夠更好地保證農(nóng)業(yè)機(jī)械發(fā)揮其應(yīng)有的作用，實現(xiàn)資源的有序合理利用。

1農(nóng)機(jī)檔案的規(guī)范化管理工作

農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的目標(biāo)就是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，隨著計算機(jī)技術(shù)在管理領(lǐng)域的使用，農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理通過計算機(jī)的輔助，制定落實各種標(biāo)準(zhǔn)和分類、整理都變得更加容易，近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，全國農(nóng)機(jī)檔案在一定程度上實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)共享，這也促進(jìn)了一個科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的誕生，通過網(wǎng)絡(luò)管理農(nóng)機(jī)檔案，能夠及時且準(zhǔn)確的掌握農(nóng)業(yè)機(jī)械的銷售及落戶情況，易于統(tǒng)計各地區(qū)的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展方向和農(nóng)業(yè)機(jī)械銷售數(shù)量。上級部門可以方便的統(tǒng)計和制定農(nóng)業(yè)機(jī)械的管理目錄，掌握各類農(nóng)業(yè)機(jī)械的有效數(shù)據(jù)，并將其輸入到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，供基層部門使用。新形勢下的農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作已經(jīng)以更加規(guī)范化的形式展開，主要工作為以下幾點：首先，創(chuàng)立比之前手寫記錄更完善的檔案管理制度，明確檔案管理的步驟和措施；其次，積極利用計算機(jī)系統(tǒng)，建立比以前手寫記錄更加科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)；再次，加強(qiáng)了對檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)和職業(yè)能力的提升；最后，以更多的信息渠道獲取農(nóng)業(yè)機(jī)械市場的相關(guān)資源，增大了檔案的豐富程度。

現(xiàn)階段的農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理，全程簡化了工作步驟和流程，使得農(nóng)民和工作人員都獲得了便利，無論是填表、年檢、制證工作，還是資料查詢和替農(nóng)民解決問題，都可以方便快捷地進(jìn)行。農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作在實時記錄相關(guān)信息的同時，還有相關(guān)的外勤工作人員對農(nóng)業(yè)機(jī)械進(jìn)行及時的情況檢查，對農(nóng)業(yè)機(jī)械的實際情況及相關(guān)問題及時上報記錄，以確保農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的規(guī)范化和準(zhǔn)確性。

2農(nóng)機(jī)檔案工作目前存在的問題

（1）農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作體制不健全。基層農(nóng)機(jī)檔案管理部門現(xiàn)階段存在著各種各樣的實際難處，對于農(nóng)業(yè)機(jī)械管理部門和上級農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門的相關(guān)政策和制度不能保證完全實施。檔案管理硬件設(shè)施不完善，甚至沒有專門的檔案室，相應(yīng)的配套設(shè)施更是不足。

（2）檔案立卷管理不標(biāo)準(zhǔn)，各個部門不能按照規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷管理，并且檔案的來源多種多樣、原始數(shù)據(jù)不夠全面，沒有統(tǒng)一的管理方法，導(dǎo)致檔案管理比較混亂，加之檔案的目錄臺賬不全、內(nèi)容信息不完整，造成查找困難。

（3）檔案管理崗位的職責(zé)不明確。通常農(nóng)機(jī)檔案需要多個部門的多個崗位人員共同收集歸檔，但是沒有明確責(zé)任劃分，加之農(nóng)機(jī)管理部門人員變動的頻繁發(fā)生，導(dǎo)致管理出現(xiàn)間斷和混亂。

（4）雖然計算機(jī)應(yīng)用到了檔案管理的工作中，但根本的工作缺乏科學(xué)化、信息化管理。目前，我國大部分基層農(nóng)機(jī)管理部門檔案管理無法達(dá)到國家制定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案管理質(zhì)量仍需完善。檔案管理方法落后，信息化管理普及程度不高，信息檢索工具很少。因此查找檔案效率低，無法更好的利用檔案。

3農(nóng)機(jī)檔案管理合理發(fā)展方法總結(jié)

（1）在思想上重視檔案管理，各級農(nóng)機(jī)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，投入先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢的效率，使檔案管理工作更好的為農(nóng)機(jī)生產(chǎn)工作服務(wù)。

（2）健全檔案管理制度，明確各個部門文件歸檔范圍，建立分類的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的要求，制定管理的建立、保存、查詢、借閱、整理等的相應(yīng)管理制度，確保檔案管理的規(guī)范操作。

（3）對檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。應(yīng)選用有檔案管理經(jīng)驗、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，定崗定責(zé)，并通過不斷的培訓(xùn)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)化水平，使其掌握較先進(jìn)的檔案管理方法，從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（4）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的制度進(jìn)行管理，應(yīng)嚴(yán)格按照行業(yè)規(guī)定辦理，完整檔案的建立要包括購買人資料、農(nóng)業(yè)機(jī)械資料及相關(guān)購買證件，認(rèn)真進(jìn)行相關(guān)的檢驗，并及時出具檢驗報告單，認(rèn)真核實每一個信息，認(rèn)真擔(dān)負(fù)起崗位責(zé)任。并采用科學(xué)合理的檔案錄入流程，盡可能做到所有的農(nóng)業(yè)機(jī)械和使用者信息資料一目了然，及時更新存檔農(nóng)業(yè)機(jī)械及使用者的相關(guān)變更，使農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理更加的科學(xué)化、規(guī)范化。

農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理是農(nóng)業(yè)機(jī)械普及和發(fā)展的一項重要工作，農(nóng)機(jī)檔案管理應(yīng)積極做到方便管理和易于利用的要求，工作中應(yīng)對農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案、農(nóng)機(jī)駕駛員檔案和農(nóng)機(jī)事故檔案做詳細(xì)的分類和整理，并在工作過程中積極的總結(jié)和整理合理有效的工作方法，努力推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理向正規(guī)化方向前進(jìn)，為我國的農(nóng)機(jī)現(xiàn)代化事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。