大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理研究

鄒凡

遼寧教育研究院，遼寧沈陽 110034

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理研究

鄒凡

遼寧教育研究院，遼寧沈陽 110034

高校檔案管理是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志之一，對于學校的改革與發(fā)展具有相當重要的意義。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)存儲空間不再受限，檔案調用更加方便快捷，給高校檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇。同時，對高校檔案管理理念、管理方式和管理人員的能力也提出了挑戰(zhàn)。當前，高校檔案管理工作存在管理意識淡薄、人才素質有待提高、管理制度有待完善等問題。高校應從管理理念、人員職業(yè)能力、檔案管理模式、信息資源共享，以及統(tǒng)籌實體、數(shù)字化檔案的整理等幾方面進行改革，從而提高檔案管理工作的效能。

高等院校；檔案管理；大數(shù)據(jù)

高校檔案是高校教育工作者在長期教育工作中對教學工作和學生成長變化逐步積累形成的有價值的資料。這些資料記載著教師的教學和學生成長的過程及成果，也如實地記載著學校發(fā)展的歷程，是一所高校辦學歷史和辦學特色的真實記錄。它的完整性、真實性、系統(tǒng)性可以完美地展示學校真實面貌，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志之一，對于學校的改革與發(fā)展具有相當重要的意義。但是，由于這項工作的復雜性、無序性等特點，在現(xiàn)實的工作運轉過程中出現(xiàn)了一系列問題，使高校檔案管理工作并不能有效地進行。

近年來，隨著計算機和信息技術的迅猛發(fā)展和普及應用，應用系統(tǒng)的規(guī)模迅速擴大，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈爆炸性增長。動輒達到數(shù)百TB，甚至數(shù)十至數(shù)百PB規(guī)模的大數(shù)據(jù)已遠遠超出了現(xiàn)有傳統(tǒng)的計算技術和信息系統(tǒng)的處理能力，不斷尋求有效的大數(shù)據(jù)處理技術、方法和手段已經(jīng)成為現(xiàn)實世界的迫切需求，并且已經(jīng)潛移默化地滲透到高校工作的各個層面上，這就要求我們以信息科學的思維重新審視檔案管理問題，使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)更加高效和準確的轉變。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的機遇

大數(shù)據(jù)不僅改變了人們的日常行為方式，也給高校檔案管理工作帶來了機遇挑戰(zhàn)。

（一）高校檔案管理工作面臨的新機遇

1.存貯技術的發(fā)展使存儲空間不再受限。在現(xiàn)代社會中，隨著高等教育規(guī)模的不斷擴大，檔案數(shù)據(jù)快速增長，各個高校檔案部門面臨著巨大的檔案管理壓力，部分高校為此建立了檔案數(shù)據(jù)庫。但隨著時間的推移，檔案數(shù)據(jù)越來越多，越來越大，對數(shù)據(jù)庫存貯容量提出新的要求。由于數(shù)據(jù)庫容量有限，新的檔案信息有可能要覆蓋或替換原有的檔案信息，使“老”檔案難以保全，這對于檔案數(shù)據(jù)來說無疑是巨大的損失。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)存儲和傳播技術發(fā)生系統(tǒng)性變革，數(shù)據(jù)存儲與調用主要是在云端，其容量不可計數(shù)，無疑可以破解當前高校檔案管理存儲空間有限的難題，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完整性留存。

2.數(shù)字技術的應用使檔案調用更加方便快捷。當前檔案管理主要以紙質和電子檔案兩種形式為主。相對來說，紙質檔案主要存在存儲空間大、檢索和使用便捷性不強等問題，而電子檔案雖然不存在上述問題，但是也基本處于“待利用”狀態(tài)，數(shù)據(jù)的調用和分析十分有限。大數(shù)據(jù)給檔案數(shù)據(jù)的應用帶來了福音，云存儲和計算技術相得益彰，使用戶隨時可以通過客戶端便捷地檢索和搜索所需信息，實現(xiàn)信息的高效利用，從而使檔案的使用價值倍增。

（二）高校檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

當然，大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來機遇的同時，也引發(fā)了一系列新的問題，給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。

1.管理理念迭代。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念主要在于對各類檔案進行分類、整理和管理，其核心價值可歸結為先“理”后“管”重“存”，具有明顯的管理導向而非用戶導向。而大數(shù)據(jù)背景下，由于檔案信息錯綜復雜地交織在一起，使信息量呈幾何式遞增，簡單地“理”和“存”已意義不大，其更大的價值追求在于面向用戶如何地調用和分析，即在于“用”。因此，只有便捷和有效地以“用”為依據(jù)來“理”和“存”才有意義，這就需要管理理念的更新迭代，以用戶為導向重新設計檔案管理工作的邏輯、流程和方式。

2.管理方式巨變。高校檔案管理先后歷經(jīng)了“紙質檔案為主”“紙質與電子并存”“電子為主、紙質為輔”的發(fā)展歷程，檔案信息容量正處于“核爆式”增長，而現(xiàn)有的數(shù)字化管理是基于有限的檔案數(shù)據(jù)庫為邏輯的管理方式，存在信息使用不開放、客戶端單一等問題，導致檔案信息使用效率不高。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作的價值追求開始從龐大的檔案信息的存儲向信息的深度發(fā)掘轉移，進而引發(fā)了兼顧檔案管理的科學性和效率性問題。檔案管理不僅要存好和管好，更要高效地使用好，這就對現(xiàn)有的管理方式提出了挑戰(zhàn)。

3.管理能力躍升。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理具有專業(yè)化、開放化和多元化等特征，與云存儲和云計算等數(shù)據(jù)處理技術緊密相關。傳統(tǒng)的收集、管理和利用等工作流程發(fā)生了巨大變化，這就對檔案管理人員的信息編碼、數(shù)據(jù)分析與處理等職業(yè)能力提出了更高要求，多數(shù)高校檔案管理人員將面臨職業(yè)崗位的新挑戰(zhàn)。

二、高校檔案管理存在的主要困境

（一）檔案管理意識淡薄

近年來高校在軟硬件等方面取得了長足的進步，在教學和科研領域投入了大量精力，但很多高校領導對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理的意識也相對淡薄。由于人們對檔案管理工作的理解千差萬別，甚至帶有一定的偏差，簡單地認為高等院校的主要任務就是教書育人，認為只要提高學生學習質量就達到了學校的教育目的和任務。而對于高校檔案管理在整個高校運行中的作用和地位，則缺乏科學、系統(tǒng)的認識，認為檔案管理工作無非是對檔案的收集、編排、整理以及保管而已，無需太多的技術含量，這一負面思想進一步制約了高校檔案管理的科學發(fā)展。同時，作為專業(yè)技術人員的高校檔案管理者也表現(xiàn)出“不專業(yè)”，或者是工作分工不清晰，或者是對于出現(xiàn)的各類檔案問題存在著解決能力不夠、不及時等問題。種種原因導致高校檔案管理工作在政策上、經(jīng)費上受到的支持和保障極其不夠，使從事檔案管理工作的人員缺乏工作的積極性和主動性，工作的創(chuàng)造性更是難得一見。

（二）檔案管理手段落后

傳統(tǒng)的檔案管理包括資料的收集與整理兩大部分，單純依靠手工操作很難滿足對檔案資料的及時分類與整理。雖然部分高校檔案實現(xiàn)了計算機錄入和數(shù)字化管理，但也僅僅局限于簡單地搜索與查詢，尚未實現(xiàn)對信息的深度分析與解讀，這將阻礙高校檔案管理的信息化建設步伐。隨著現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化、信息化已儼然成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢，與此同時也出現(xiàn)了對實體檔案和數(shù)字化檔案的有機結合的問題。

（三）檔案管理專業(yè)人才不足，人才素質有待提高

實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的基本前提之一是培養(yǎng)和吸收專業(yè)型人才，建設一支專業(yè)型的檔案管理隊伍。隨著數(shù)字化、信息化設備和手段在日常生活和工作領域的不斷拓展，勢必要求檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代化設備，應用新技術。然而，當前高校檔案管理人員職業(yè)能力表現(xiàn)參差不齊，部分人員專業(yè)知識面較窄，專業(yè)技能嚴重不足，缺乏專業(yè)化訓練，部分管理人員甚至不會使用現(xiàn)代化工具。一些高校并未按照要求配備專職的檔案管理人員，往往安排各院系的教務人員兼任，這大大影響了檔案工作人員隊伍的整體實力。

（四）檔案管理規(guī)范缺乏標準

在教學檔案的收集與整理工作中，最容易出現(xiàn)檔案的不規(guī)范、不完整現(xiàn)象。由于在收集整理教學檔案的過程中缺少專業(yè)化和規(guī)范化的指導，一些高校檔案管理部門往往只是看中紙質檔案的收集整理，對于大量的非文字檔案的歸檔重視的程度不夠。一些高校檔案管理工作由于受到傳統(tǒng)工作思維的影響，采用行政化大管理方式，在檔案收集過程中只收集各類批文、報告等制度性的文件，而對于高校日常教學活動中形成的豐富多彩的非文件性材料卻“視而不見”，導致檔案缺損和不完整，尤其是學生學習活動的材料收集與整理。檔案內(nèi)容的不規(guī)范性會引起學生成績管理不嚴格，表格填寫不規(guī)范，以及最后驗證資料不嚴謹?shù)戎T多連鎖反應。這些瑣碎、細小的問題積少成多，最后會衍生成相當棘手的問題而無法從根本上解決。因此我們在開展檔案管理工作的過程中要十分注重檔案的規(guī)范性和完整性。

（五）檔案管理制度不完善

國家要求各高校嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》建立基本完善的規(guī)章制度，來規(guī)范高校的檔案管理工作。但是，部分高校的規(guī)章制度和工作職責表面上看來條條框框規(guī)章很多，貌似很周詳，但事實是還沒有建立起切實可行的檔案管理制度，缺少現(xiàn)實操作性。規(guī)章的混亂會產(chǎn)生職責不清、分工不明的現(xiàn)象，很多規(guī)章要求難以落到實處。另外，有的高校教學檔案管理工作的配套設施相當落后，如在管理手段上沒有使用數(shù)字化工具對編目索引進行編制，這將對后續(xù)的信息調用工作產(chǎn)生不便。因此，在完善檔案制度和優(yōu)化管理手段以及更新先進的設施方面都有待各個高校予以加強。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的應對策略

（一）轉變高校檔案管理理念

阻礙高校檔案管理工作發(fā)展的一個關鍵原因是欠缺科學、系統(tǒng)的檔案管理理念。并由于其他各種原因，檔案管理工作一直都沒有得到充分地重視。因此，轉變高校檔案管理理念成為關鍵的第一步，我們只有具備正確的管理理念才能夠使理論和實際相結合，才能從宏觀把握主旨，把握發(fā)展方向。現(xiàn)代化的高校檔案管理理念不僅是高校檔案管理創(chuàng)新的需要，更是學校發(fā)展和社會發(fā)展的需要。因此，高校檔案管理理念應與時代變革同步，甚至發(fā)揮引領作用。高校管理者應不斷提升自己對于檔案管理的理解與認識，更新迭代管理理念，以用戶為導向重新設計檔案管理工作的邏輯，只有從上位給予檔案管理工作足夠的重視，并樹立服務意識，檔案管理創(chuàng)新工作才能順利開展與實施?？傊?，高校檔案管理過程中應逐步提高檔案管理工作在整個高校工作中的地位，讓檔案管理的價值進行最大化，從而更好地服務高校和社會發(fā)展。

（二）提升工作人員職業(yè)能力

高素質的人才隊伍是科學開展高校檔案管理工作的基石，工作人員的職業(yè)能力高低決定著檔案管理工作能否有效地開展。檔案管理工作人員的職業(yè)能力主要涉及三個方面：基本的業(yè)務操作技能，先進的信息技術和數(shù)據(jù)分析能力，以及開拓創(chuàng)新的理念。當然，人才的成長需要氛圍和環(huán)境，職業(yè)能力的生成離不開創(chuàng)新、尊重和鼓勵的環(huán)境。因此，應根據(jù)檔案管理工作人員的特點，制定出一套終身教育的方案，理論知識和實踐操作并重進行培訓，突出培養(yǎng)解決實際問題的能力，在學習中打造出一支高素質的工作隊伍，在實踐中培育專業(yè)人才。

（三）優(yōu)化管理模式，落實配套設施

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作的價值追求開始從龐大的檔案信息的存儲向信息的深度發(fā)掘轉移，其涵蓋高校管理工作的各個方面，必須以用戶為導向重新設計檔案管理工作的邏輯、流程和方式。因此，要及時落實配套設施。只有具備健全的硬件設施才能確保檔案管理的科學化，它是所有工作的基礎保證，否則一切措施都不能得到落實。如按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準，配備好庫房和安全保障系統(tǒng)；建立高標準的網(wǎng)絡關聯(lián)和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；裝備計算機、打印復印機等必需的硬件。高校檔案管理經(jīng)費要落實到年度預算中，?？顚ｍ?，重點支持。

（四）統(tǒng)籌整理實體和數(shù)字化檔案

高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)龐雜性凸顯了數(shù)字化檔案的必要性，同時，實體檔案的留存也必不可少。因此，高效而科學的檔案管理必須實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字檔案的有機結合。在對實體檔案與數(shù)字化檔案進行整理的時候，都面臨著舊檔案歸檔、合并與整理的問題，數(shù)字化檔案整理過程中電子文檔的分類較為便捷，可以較好地解決檔案歸類的問題，針對不同的檔案應采取不同的整理方式。在整理實體檔案時，應注意檔案材料的保存與整合；在整理電子檔案時，應明確檔案類型與范圍，以實現(xiàn)檔案的高效化管理。

（五）推進檔案信息化建設和資源共享

網(wǎng)絡信息技術和數(shù)據(jù)分析技術的迭代發(fā)展，推動著高校檔案管理理念和模式的轉變，信息化已成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化作為綜合性的、跨部門的改革工程，檔案管理部門應結合高校實際需要，與各相關職能部門建立起縱橫交錯的網(wǎng)絡化的檔案管理體系。

高校教學檔案信息化建設具體包括兩個方面：一是加強檔案部門的硬件基礎設施建設，二是運用校園網(wǎng)，把檔案管理系統(tǒng)同校園辦公自動化（OA）管理系統(tǒng)有機整合，實現(xiàn)高校教學檔案信息資源的共享?，F(xiàn)代化的教學檔案管理系統(tǒng)能夠讓高校自身，以及學生、家長和社會各界使用者都能更好地了解高校提供的各種教學檔案信息，讓檔案管理工作真正惠及于民。

作為高校建設與發(fā)展的重要組成部分，檔案工作的建設關乎高校的質量建設與綜合管理，加強檔案管理工作是提升高校檔案管理水平的關鍵舉措。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作面臨著新的形勢和挑戰(zhàn)，要適應社會發(fā)展需求，充分利用好新技術、新媒介，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化與創(chuàng)新發(fā)展。通過檔案管理工作服務水平、專業(yè)化水平的不斷提升，在新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展。

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（責任編輯：劉北蘆）

2017-02-15

G647.24

A

鄒凡（1971-），女，遼寧沈陽人，遼寧教育研究院館員，研究方向：檔案管理。

本文系遼寧省教育評價協(xié)會第一屆教學改革與教育質量評價研究項目立項課題“高校科研檔案管理績效評價”（課題編號：PJHYYB15237）的階段性成果。