高職院校學(xué)籍檔案管理改革研究

霍奇道

（無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇·宜興 214206）

高職院校學(xué)籍檔案管理改革研究

霍奇道

（無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇·宜興 214206）

教育體制的不斷改革，對高職院校的學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求。高職院校的學(xué)籍檔案管理區(qū)別于其他檔案管理，具有自身的獨(dú)特性。管理好高職院校的學(xué)籍檔案，關(guān)系著整個(gè)學(xué)校的管理水平的提升，也關(guān)系著教育教學(xué)改革的深化，關(guān)系著教育質(zhì)量和人才的培養(yǎng)。所以，必須采取一系列措施，加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作改革創(chuàng)新不斷發(fā)展。

高職院校；學(xué)籍；管理；改革

隨著教育改革的深入和發(fā)展，教育體制也面臨著巨大改變，高職院校的管理也在不斷更新和提高。高職院校學(xué)籍檔案管理作為管理工作的一部分，也應(yīng)相應(yīng)的進(jìn)行改革。學(xué)籍檔案是反映學(xué)生基本情況的重要載體，隨著高職院校的改革發(fā)展，學(xué)籍檔案的作用更是日益凸顯。所以，要進(jìn)一步強(qiáng)化高職院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其滿足高職院校教學(xué)、科研等工作的需求，優(yōu)化學(xué)生的管理對策，促進(jìn)學(xué)生的成長成才和院校的進(jìn)一步發(fā)展。

一、高職院校學(xué)籍管理的特征和意義

（一）高職院校學(xué)籍管理的特征

高職院校學(xué)生的學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的各個(gè)方面學(xué)習(xí)情況，包括各科成績、獎(jiǎng)懲情況、參加活動(dòng)情況、特長興趣、愛好特長、身體情況等，集中反映了高職院校學(xué)生的整體素質(zhì)，是學(xué)生在校期間的全面評價(jià)。相比其他類型的檔案，學(xué)籍檔案具有不同的特征特點(diǎn)：

1.周期長。

學(xué)籍檔案作為反映學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要資料，記錄了從學(xué)生一入學(xué)到就讀，再到畢業(yè)各個(gè)時(shí)期的學(xué)習(xí)情況，是學(xué)生德智體美勞的各方面素質(zhì)的體現(xiàn)，也是學(xué)生學(xué)習(xí)的一個(gè)周期的體現(xiàn)。學(xué)籍檔案與學(xué)生的學(xué)習(xí)周期相一致，且每個(gè)周期都存在著內(nèi)在關(guān)聯(lián)，是有針對性制定學(xué)生管理目標(biāo)的重要依據(jù)。

2.不集中。

學(xué)籍區(qū)別于其他檔案，并不是集中成冊的，而是分散存在于院校的不同部門，花名冊、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)籍冊、畢業(yè)材料、實(shí)習(xí)手冊、就業(yè)協(xié)議、入團(tuán)入黨材料分散在學(xué)生處、教務(wù)處、就業(yè)指導(dǎo)中心、黨委組織部等，同時(shí)，形成時(shí)間也較分散，只有在學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候，才會(huì)集中整理入檔，所以，保證這期間材料的完整性是檔案管理人員的應(yīng)當(dāng)注意的。

3.保密性強(qiáng)

高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案中記錄了學(xué)生的各種資料，屬于學(xué)生的個(gè)人隱私，這些資料都是不予公開的，一旦流失就給學(xué)生及家人造成不必要的麻煩，所以學(xué)籍檔案管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格要求自己。

（二）高職院校學(xué)籍管理的意義

高職院校教學(xué)管理工作中的學(xué)籍管理是一項(xiàng)十分重要的工作，是黨的教育路線方針政策的踐行，也是維護(hù)學(xué)校教學(xué)秩序、深化學(xué)院教學(xué)研究、探索高職院校教學(xué)規(guī)律、優(yōu)化教學(xué)管理方法的重要手段和途徑。高職院校重視學(xué)籍管理，對規(guī)范學(xué)院學(xué)籍管理，乃至于對院校整體的教學(xué)管理及教學(xué)改革都具有重要意義。

二、高職院校學(xué)籍管理存在問題

隨著教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，高職院校的教學(xué)管理得到發(fā)展，取得了一定成績，但是就目前學(xué)籍管理的情況看，學(xué)籍管理還存在著一些亟待解決的問題。

首先，學(xué)籍檔案自身管理復(fù)雜。學(xué)生學(xué)籍檔案因?yàn)槠渥陨淼墓芾硖攸c(diǎn)，具有一定的特殊性，學(xué)籍檔案中包含了學(xué)生從入學(xué)開始以及入學(xué)之前的所有信息，而且周期性變化太大，給管理帶來一定的復(fù)雜性，特別是隨著電子化程度的加強(qiáng)，也對相關(guān)管理人員提出了要求。

其次，高職院校學(xué)籍管理的制度不健全。雖然，高職院校在教育改革的過程中不斷發(fā)展和壯大，其各項(xiàng)規(guī)章制度也在不斷健全，但是，在學(xué)籍檔案的管理上卻缺少一個(gè)科學(xué)的、合理的、統(tǒng)一的，同時(shí)又切合實(shí)際的規(guī)章制度。很多高職院校還在沿用之前的方法和手段，缺乏規(guī)范的指導(dǎo)，在歸檔管理、保密保管等方面無章可循，比較散亂和隨意，如：在時(shí)間編排上比較混亂，缺乏一定的編排標(biāo)準(zhǔn)，容易造成錯(cuò)誤和失誤。另外，在組卷和裝訂上也缺乏規(guī)范。

最后，缺乏素質(zhì)過硬的學(xué)籍管理人員。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校的檔案管理進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化、電子化管理階段，與之前的紙質(zhì)材料有了很大的區(qū)別，不再是人工的、機(jī)械的對檔案資料的保管與整理，而是有針對性的，積極主動(dòng)地開發(fā)和利用檔案信息。但是當(dāng)前大部分高職院校的學(xué)籍管理人員，都缺乏相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)和素質(zhì)，不能夠成為學(xué)校參謀管理的智囊，不能夠主動(dòng)提升學(xué)籍管理的能力，專業(yè)技能不過關(guān)，管理意識(shí)不過關(guān)，科學(xué)管理知識(shí)缺乏。加之學(xué)院學(xué)籍管理的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，一定程度上限制了高職院校學(xué)籍管理水平的提升和優(yōu)化。

三、高職院校學(xué)籍管理改革的對策措施

（一）以抓住學(xué)籍檔案特點(diǎn)為根本，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理手段

學(xué)生學(xué)籍檔案具有較強(qiáng)的特殊性和復(fù)雜性，而且關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的提高，所以學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要對這項(xiàng)工作更加重視，有了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，相關(guān)管理人員才會(huì)對這項(xiàng)工作更加重視。首先，要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的特點(diǎn)和意義，在此基礎(chǔ)上有針對性的開展工作。其次，要加大經(jīng)費(fèi)投入，在資金上給予支持?？梢栽谟布O(shè)施上進(jìn)行優(yōu)化，“兵欲善其事，必先利其器”，要想在管理手段上有所提升，就必須在在硬件設(shè)施上跟得上。再次，要對學(xué)籍檔案管理有政策上的傾斜。要在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視下，給予學(xué)籍檔案管理相關(guān)的政策支持，對學(xué)生學(xué)籍管理人員一定的優(yōu)待，提高管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

另外，要重視創(chuàng)新高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案的管理方法，為學(xué)籍檔案選擇更加科學(xué)的分類方法，對學(xué)籍檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的歸類、歸檔，促進(jìn)學(xué)籍檔案的有序整理，同時(shí)也便于日后查詢相關(guān)資料信息。

（二）以健全學(xué)籍檔案規(guī)章為重點(diǎn)，規(guī)范學(xué)籍檔案管理制度

一是建立健全學(xué)籍檔案管理的工作制度。按照國家相關(guān)規(guī)定，積極制定高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度，是該項(xiàng)工作有章可循。如制定 《學(xué)籍檔案保管制度》、《學(xué)籍檔案歸檔制度》、《檔案管理人員培訓(xùn)制度》、《學(xué)籍檔案保密制度》等，通過嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)程序，努力提高檔案管理水平。

二是加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度的宣傳與學(xué)習(xí)。學(xué)生的學(xué)籍檔案影響著學(xué)生走入社會(huì)的求職就業(yè)，影響著學(xué)生的成長成才，科學(xué)管理學(xué)生學(xué)籍檔案，并有針對性地分析學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)，對其進(jìn)行相關(guān)的引導(dǎo)，對學(xué)生的健康成長具有重要的積極作用。要充分加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理的宣傳力度，使廣大師生和員工樹立起正確的檔案意識(shí)，定期組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)學(xué)籍檔案管理規(guī)章，確保學(xué)籍檔案走向科學(xué)化和現(xiàn)代化。

三是進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的監(jiān)督和制約機(jī)制。當(dāng)前，由于高職院校的管理不到位，沒有發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的監(jiān)督作用，產(chǎn)生了一些檔案造假、檔案缺失等現(xiàn)象，使一些檔案存在問題的學(xué)生也順利畢業(yè)。實(shí)際上，要想扭轉(zhuǎn)不良學(xué)風(fēng)，必須強(qiáng)化對學(xué)生的監(jiān)督，對違反學(xué)校規(guī)定，存在曠課、作弊、犯罪等，沒有達(dá)到畢業(yè)要求的學(xué)生，絕對不能“松口”，要嚴(yán)格按照有關(guān)的學(xué)籍管理規(guī)定嚴(yán)肅處理，不合格的學(xué)生不能給畢業(yè)證，以此提高畢業(yè)生的質(zhì)量和素質(zhì)，同時(shí)也進(jìn)一步提升學(xué)校的學(xué)習(xí)風(fēng)氣和氛圍，對此，學(xué)院的相關(guān)部門必須統(tǒng)一思想，共同承擔(dān)起這項(xiàng)責(zé)任。

（三）以培養(yǎng)專職管理人才為關(guān)鍵，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化

科技發(fā)展日新月異，高職院校管理要?jiǎng)?chuàng)新機(jī)制，提高技術(shù)，特別是加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理。這要求努力提高學(xué)籍管理人員的素質(zhì)，提高對學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)，積極學(xué)習(xí)檔案管理的技能和方法，從學(xué)籍檔案的形成、開發(fā)、積累、管理每個(gè)環(huán)節(jié)下功夫，完成這項(xiàng)技術(shù)性和專業(yè)性都很強(qiáng)的工作。所以，要高度重視高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，一是管理人員思想政治教育。教育檔案管理人員努力學(xué)習(xí)黨的方針、路線、政策，使管理人員樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，增強(qiáng)管理人員愛崗敬業(yè)的意識(shí)，組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和規(guī)章。二是要加強(qiáng)對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對學(xué)籍檔案管理的知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，特別是對學(xué)籍檔案的電子化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行培訓(xùn)，使管理人員熟練掌握相關(guān)技術(shù)，合理運(yùn)用網(wǎng)站技術(shù)，提高學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率。網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)，能夠?qū)n案管理做活，簡化程序，提高其合理性和科學(xué)性，管理人員素質(zhì)也會(huì)相應(yīng)得到提高。三是學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，落實(shí)相關(guān)待遇，加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的獎(jiǎng)懲，對品質(zhì)好、業(yè)務(wù)精的優(yōu)秀人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對違規(guī)違紀(jì)的管理人員要加大懲處力度。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，增強(qiáng)其責(zé)任感，提高其工作積極性、創(chuàng)造性和主動(dòng)性。

結(jié)語：

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是有關(guān)學(xué)院管理的一項(xiàng)重要工作，涉及學(xué)生個(gè)人、院校、社會(huì)等多方面的利益。學(xué)籍檔案中記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的方方面面，關(guān)系到學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考核各方面。但是，目前高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理還存在著一些問題，如學(xué)籍檔案本身的復(fù)雜性、高職院校學(xué)籍管理的制度不健全、缺乏素質(zhì)過硬的學(xué)籍管理人員，所以要積極進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案改革，以抓住學(xué)籍檔案特點(diǎn)為根本、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理手段，以健全學(xué)籍檔案規(guī)章為重點(diǎn)、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度的宣傳與學(xué)習(xí)，以培養(yǎng)專職管理人才為關(guān)鍵、推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化，只有充分運(yùn)用科學(xué)管理方法、管理技術(shù)、管理手段，多管齊下，綜合運(yùn)用多種手段，健全學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理，充分開發(fā)和利用學(xué)籍檔案的信息資源，使高職院校學(xué)籍檔案工作適應(yīng)教育改革，滿足院校、社會(huì)以及個(gè)人的發(fā)展需求，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案工作的改革創(chuàng)新。

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責(zé)任編輯：周圣強(qiáng)

審 稿 人：王 文

G717

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1009-8534（2017）03-0083-02

霍奇道，無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，碩士。