大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究

周林

摘 要： 大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了各行各業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各高校也得到進(jìn)一步的發(fā)展?！按髷?shù)據(jù)”作為一種數(shù)據(jù)管理的先進(jìn)理念和有效方式，其產(chǎn)生于云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展與人類(lèi)社會(huì)所存在且高速增長(zhǎng)、海量積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行相結(jié)合。大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用能夠促使工作質(zhì)量和效率得到較為顯著的提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理模式 變化

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）02-0066-01

引言

高校在日常檔案管理工作中，大量的檔案不斷隨著用戶(hù)的增加而產(chǎn)生，除用戶(hù)外，各種工作以及項(xiàng)目的運(yùn)行，也會(huì)增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過(guò)科學(xué)的管理才能實(shí)現(xiàn)妥善保管、有效利用，檔案管理的不合理會(huì)對(duì)的各項(xiàng)工作產(chǎn)生不良影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代下只有采取電子信息式檔案管理模式才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)目龐大的檔案進(jìn)行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學(xué)有序的信息系統(tǒng)中。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

1.管理人員缺乏科學(xué)的管理理念

當(dāng)前高校檔案管理工作中存在一系列障礙因素，表現(xiàn)在認(rèn)識(shí)不到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的具體特征。學(xué)校內(nèi)部從負(fù)責(zé)人到管理人部分都缺乏對(duì)檔案管理工作的改革意識(shí)，檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性嚴(yán)重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理要求其與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的定位及挑戰(zhàn)性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。

2.管理技術(shù)缺乏先進(jìn)的設(shè)備支持

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理意味著建立電子管理系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息化管理的效果，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案管理設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前情況來(lái)看，基于計(jì)算機(jī)平臺(tái)的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程過(guò)于緩慢，很大程度上與資金投入量過(guò)小、經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，檔案管理部門(mén)的融資情況不好。然而，高校的檔案管理正在面臨傳統(tǒng)模式的困境，檔案的管理工作安全性不高，紙質(zhì)的檔案存在自身物質(zhì)性的局限，存放時(shí)間過(guò)久的檔案可能產(chǎn)生變質(zhì)的情況，稍有管理不慎就會(huì)出現(xiàn)受潮，霉變或蟲(chóng)噬等問(wèn)題。況且大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子文件的處理能力欠佳，管理服務(wù)水平不高，都對(duì)檔案管理工作造成困擾。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的改革之路

1.構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理必須依靠信息平臺(tái)，將信息化管理理念與技術(shù)引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門(mén)的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便捷。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設(shè)的成敗，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤(pán)，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程[1]。

2.完善電子檔案管理設(shè)備

學(xué)校往往只是認(rèn)識(shí)到電子管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子技術(shù)平臺(tái)的成本要求，依然采用較為落后的管理設(shè)備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案管理的改革優(yōu)化造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設(shè)備不足導(dǎo)致的。當(dāng)前仍有部分高校的計(jì)算機(jī)硬件標(biāo)準(zhǔn)不過(guò)關(guān)，或者根本沒(méi)有為檔案管理工作者配備信息化辦公設(shè)備。檔案數(shù)據(jù)化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級(jí)，才能使電子檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個(gè)方面不斷加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)，促進(jìn)檔案管理水平符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

3.培養(yǎng)電子檔案管理人才

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理改革的根本動(dòng)力在于人才。因此，高校若要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，首先要從培養(yǎng)技術(shù)型人才的方向入手，必須不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者信息化管理技術(shù)的培養(yǎng)與考核，從而提高大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的質(zhì)量和效率。單位一方面應(yīng)對(duì)在職的檔案管理人員實(shí)行崗位培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家實(shí)地講學(xué)指導(dǎo)，從思想意識(shí)和技術(shù)能力兩方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的優(yōu)化提升。另外，單位應(yīng)不斷吸納電子高科技人才加入檔案管理工作，從而優(yōu)化檔案信息化管理人才隊(duì)伍。最后，單位應(yīng)就檔案管理人員操作電子管理系統(tǒng)的規(guī)范性提出明確要求，建立一套嚴(yán)謹(jǐn)、安全、科學(xué)的電子檔案管理制度，加快檔案管理改革的進(jìn)程[2]。

結(jié)束語(yǔ)

高校還需要不斷轉(zhuǎn)變觀念，升級(jí)技術(shù)設(shè)備，盡早完善電子信息檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、優(yōu)質(zhì)化。

參考文獻(xiàn)

[1]魏海如.信息化數(shù)據(jù)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（8）：56-56，86.

[2]吳冬梅.信息化數(shù)據(jù)檔案管理重點(diǎn)和難點(diǎn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）：156.