分析信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策

鄒金成

隨著近年來信息技術(shù)的快速發(fā)展與更新，我國的信息技術(shù)普及率也有了顯著提高。各個行業(yè)領(lǐng)域都開始了一定的信息化改革，我國的檔案工作領(lǐng)域也不例外。本文首先對于信息化這一概念做了一個較為簡單的界定，然后重點分析了信息化對檔案工作三方面的挑戰(zhàn)，它們分別是來自對檔案工作傳統(tǒng)模式和觀念的挑戰(zhàn)、對檔案安全性的挑戰(zhàn)、對管理人員職業(yè)素養(yǎng)的挑戰(zhàn)，最后分析了針對以上挑戰(zhàn)的相關(guān)對策與解決措施。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案工作；挑戰(zhàn)；對策

1 信息化概念界定

“信息化”是指以網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的為人們在生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等方面對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫的一種技術(shù)。這種技術(shù)使信息的傳遞具有了廣延性、時效性、交互性、簡捷性等優(yōu)勢特點，因此對人類在信息的儲存和利用方面顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)越性。在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，我國的檔案工作信息化也在著力進(jìn)行。但是與國外相比，我國在檔案管理水平以及資源的開發(fā)利用上還存在許多問題與不足之處，需要引起重視。

2 信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)

2.1 對檔案工作傳統(tǒng)模式與觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案工作模式是建立在工作對象紙質(zhì)化的基礎(chǔ)之上，其生產(chǎn)期長，加工工作難度大、強(qiáng)度高，且成本較高。在資料信息的收集、分類整理、組卷、編碼、歸檔這些工作中，傳統(tǒng)模式存在著一定的弊端，容易造成檔案的污損、缺失等顯現(xiàn)，工作人員也因工作量的繁復(fù)而已形成倦怠感以致分類整理上出現(xiàn)紕漏，且效率低、用時長。而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化的利用使這一局面出現(xiàn)了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，最顯著的區(qū)別就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將常規(guī)的文字與圖片的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為集圖像、聲音、影像等多形式于一體的多媒體數(shù)據(jù)庫，將檔案信息立體化，賦予傳統(tǒng)的檔案工作的整理工作以快捷、高效，由此帶來了人們對于檔案工作的傳統(tǒng)觀念的巨大轉(zhuǎn)變，也為檔案工作注入了新的活力。

2.2 對檔案安全性的挑戰(zhàn)

由于檔案工作的信息化技術(shù)是構(gòu)筑在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，因此也必然會面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題首先體現(xiàn)在檔案信息材料的收集上。電子化文件數(shù)量巨大且真假難辨，而資料的真?zhèn)螁栴}涉及到檔案工作本身的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性，也關(guān)乎其作者的合法利益的問題，因此在這材料來源的真實性上，檔案工作信息化面臨著較之傳統(tǒng)方式更大的挑戰(zhàn)。其次網(wǎng)絡(luò)安全問題涉及到資料的保密性。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個交錯溝通、相互連接的世界，因此在檔案的私密保存上需要面臨著巨大的挑戰(zhàn)，對特定檔案信息的外泄和遺失都會造成難以估量的損失，這種損失不僅體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)方面，還體現(xiàn)在社會層面甚至政治層面。

2.3 對職業(yè)素養(yǎng)的挑戰(zhàn)

信息化為檔案工作人員帶來了全新的角色上的轉(zhuǎn)變，其肩負(fù)著較之以往更大的責(zé)任。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員往往起到的只是保管作用，主要工作除了對報送來的資料檔案進(jìn)行分類歸檔之外，就是定期的維護(hù)與保養(yǎng)，并沒有創(chuàng)新性與挑戰(zhàn)性可言。然而正如前文分析的那樣，由于信息化對材料的真實性的影響，由于信息化與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)息息相關(guān)，因此這不僅對檔案工作者自身鑒別檔案真?zhèn)蔚哪芰ψ龀鲆欢ǖ囊?，而且還在計算機(jī)技能水平方面進(jìn)行了限制，因此，信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，需要工作者積極學(xué)習(xí)相關(guān)技能，提升職業(yè)素養(yǎng)，迎接信息化所帶來的挑戰(zhàn)。

3 相關(guān)對策

3.1 積極適應(yīng)信息化，轉(zhuǎn)變檔案工作管理模式與觀念。

當(dāng)下的中國社會是逐漸信息化的社會，本文所探討的關(guān)于檔案工作對象也被賦予了信息化的轉(zhuǎn)變。檔案工作管理模式根據(jù)檔案材料載體的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變。以往的檔案材料是以紙質(zhì)為主，而信息化之下的材料卻是以磁性材料為主。因此在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔的過程中，不僅要關(guān)注原始紙質(zhì)資料的收集，還要注意補(bǔ)充以往遺漏的數(shù)字影像材料的收集，將關(guān)注點放在紙質(zhì)和磁性材料兩個方面。在檔案材料的保存和使用上，一是要注意保護(hù)好原始紙質(zhì)材料，可使用現(xiàn)代復(fù)印、掃描等技術(shù)準(zhǔn)確完整地復(fù)制紙質(zhì)材料，以代替原始稿件的使用；二是要保管、保護(hù)好磁性材料，研究具體的保護(hù)措施與方法，以避免其受損，延長其使用壽命；三是要建立起較為全面完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，兼顧文字、圖像、聲音、影像等多種媒體信息，內(nèi)容豐富立體；四是建立快捷、高效的查詢系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)庫更好地投入使用。

3.2 提高檔案管理安全意識，建立健全信息保密體系。

由于互聯(lián)網(wǎng)對檔案材料的保密性帶來了巨大的挑戰(zhàn)，因此在盡力健全檔案信息的保密體系上需要引起格外的重視。首先，要提高檔案管理的安全意識，不使用非法的、不安全的（帶有電腦病毒）來源的文件資料，也不收集使用虛假材料，總之要提高防范意識與保密意識。其次，建立一套檔案管理人員的崗位責(zé)任制度與安全保障制度用來保障檔案信息的安全，加強(qiáng)對設(shè)備和軟件的安全檢查工作，也可以引入有安全保障的系統(tǒng)進(jìn)行使用。

3.3 加強(qiáng)管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)。

由于信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，因此需要管理者與員工兩者的努力。管理者需要針對所需的專業(yè)知識對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其具有現(xiàn)代化的檔案管理人員的素質(zhì)，提高其管理水平；而是培養(yǎng)員工的運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的能力、多媒體資料的處理能力等。而檔案工作者也需要端正態(tài)度，積極地參與到提升自身職業(yè)技能水平的培訓(xùn)中去。

總之，信息網(wǎng)絡(luò)化對檔案工作帶了不少的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了機(jī)遇，相關(guān)部門需要對這一系列的變化引起重視，迎接挑戰(zhàn)，努力改進(jìn)，從而促進(jìn)檔案工作向著優(yōu)質(zhì)、高效與便捷發(fā)展。

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作者單位

景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué) 江西省景德鎮(zhèn)市 333403