試析檔案管理系統(tǒng)對食品藥品安全科學(xué)化監(jiān)督的影響

張冰娟

摘 要：食品藥品安全關(guān)系國計(jì)民生，與人民生活生產(chǎn)息息相關(guān)，因此對食品藥品行業(yè)進(jìn)行有效監(jiān)督，強(qiáng)化食品藥品安全檔案管理至關(guān)重要。本文通過分析檔案管理系統(tǒng)的重要性，探討檔案管理系統(tǒng)對藥品安全實(shí)現(xiàn)科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全監(jiān)督；食品藥品

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段越來越無法滿足當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展需要，尤其是在食品藥品信息領(lǐng)域，問題更為突出。因此，要想更好的實(shí)現(xiàn)國家對食品藥品資源的監(jiān)管和分配，就必須依托現(xiàn)代化技術(shù)手段對食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，建立完善、科學(xué)的食品藥品檔案管理系統(tǒng)。

1 檔案管理系統(tǒng)的概念與意義

檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

檔案管理系統(tǒng)是一種現(xiàn)代化管理體系，它的運(yùn)用為企業(yè)、單位提供更加科學(xué)、完善的檔案管理方法，有著檔案管理與網(wǎng)絡(luò)查看的雙重功能。在食品藥品監(jiān)管中，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息適時(shí)傳輸?shù)囊惑w化操作流程，能夠讓食品與藥品監(jiān)管部門的工作更加順暢。人民群眾也可以通過這一檔案系統(tǒng)來對食品與藥品實(shí)時(shí)監(jiān)督。

2 檔案管理系統(tǒng)對食品藥品的安全科學(xué)化監(jiān)督的作用

實(shí)施檔案規(guī)范化的管理，可以保證記錄在檔案中的所有信息是屬實(shí)的，在萌芽狀態(tài)的食品藥品安全隱患能及時(shí)地消除，能夠在不擴(kuò)大食品藥品安全事態(tài)的情況下，第一時(shí)間處理發(fā)生食品藥品安全事件的相關(guān)單位，避免了許多不必要的麻煩。同時(shí)，實(shí)施檔案規(guī)范化的管理，可以將相關(guān)食品藥品企業(yè)的相關(guān)資料予以公布，便于群眾對食品藥品企業(yè)進(jìn)行社會監(jiān)督，促進(jìn)食品藥品監(jiān)管工作穩(wěn)定的展開。

2.1 提高了監(jiān)管部門的工作效率

食品藥品監(jiān)督管理部門的工作量非常大，要對不同的食品藥品生產(chǎn)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控和監(jiān)督，工作難度之大絕非一般，這給安全監(jiān)管工作的開展帶來極大的影響。另外，食品藥品監(jiān)管檔案本身種類復(fù)雜、序號繁多，作為一種真實(shí)有效的紙質(zhì)資料，它的科學(xué)性與有效性不容忽視。我們都知道，傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個(gè)檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時(shí)存儲與傳播利用過程也更加復(fù)雜。進(jìn)入新世紀(jì)以來，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢。尤其是在食品藥品檔案管理中，因?yàn)槭称匪幤窓n案自身特點(diǎn)影響，這一問題表現(xiàn)的尤為突出，而建立完善的檔案管理系統(tǒng)則能成功的解決檔案歸檔難、檔案保管難以及檔案查找難的問題，將所有的檔案資料通過電子掃描方式統(tǒng)一輸入電腦系統(tǒng)，通過移動的搜索工具檢索，這樣有效地提高了管理人員工作效率，對食品藥品監(jiān)管部門的科學(xué)化監(jiān)管工作的開展有著一定促進(jìn)作用。

2.2 推動了信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此，食品藥品監(jiān)管工作本身是一個(gè)復(fù)雜而又繁瑣的工作系統(tǒng)，也要不時(shí)地進(jìn)行檔案系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，因此就要強(qiáng)化信息合作，加快系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)，進(jìn)而推動整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，如監(jiān)控設(shè)備、信息一體化設(shè)備等，實(shí)現(xiàn)全面信息覆蓋，確保食品藥品檔案信息資料的準(zhǔn)確，完整。

2.3 優(yōu)化檔案管理模式

根據(jù)相關(guān)部門自身的情況，制定嚴(yán)格的獎懲制度，對于那些隨意更改或記錄的檢驗(yàn)者進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，從而使檢驗(yàn)者有規(guī)可詢，有規(guī)可依，優(yōu)化檔案管理的模式，其中可以通過引入信息化技術(shù)，使繁瑣復(fù)雜的檢驗(yàn)紙質(zhì)登記整理轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化的整理，檔案的格式也可以從簡單的文字轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文結(jié)合，不僅方便了日后的查閱整理補(bǔ)充，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)的模式發(fā)往全國各地，在促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的同時(shí)，也最大限度的保證了食品和藥品的安全性。

2.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的水平

目前，國內(nèi)檔案制度已經(jīng)相當(dāng)完善，但是仍不能完全保證檔案的完整性、真實(shí)性以及可靠性，此外，由于食品藥品檔案管理的范圍較廣，不僅包括水、大氣等天然物質(zhì)，還包括各種人工加工產(chǎn)品，因此，在檔案管理中開設(shè)檔案審核小組至關(guān)重要，其小組成員可以是不同檢驗(yàn)部門的領(lǐng)導(dǎo)層或是課題負(fù)責(zé)人，這樣通過不同小組的合作，不僅可以保證檔案的合理化和規(guī)范化，還可以增加被發(fā)現(xiàn)問題小組的壓力，使其在競爭中進(jìn)行改進(jìn)和完善。

3 強(qiáng)化食品藥品安全監(jiān)管檔案系統(tǒng)的幾點(diǎn)思考

3.1 強(qiáng)化食品藥品安全宣傳深度和廣度

目前，由于工作人員對檔案管理的認(rèn)識程度較低，在實(shí)際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現(xiàn)許多不良現(xiàn)象，比如，在食品藥品安全監(jiān)管檔案管理工作時(shí)對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內(nèi)容、形式差別很大；對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多?；诖?，做好規(guī)范化管理的宣傳有必要加大力度。當(dāng)?shù)氐男侣?、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品藥品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理輿論范圍，創(chuàng)造出良好的條件。

3.2 建立一戶一檔的規(guī)范化管理機(jī)制

食品藥品安全監(jiān)管部門將所有的食品藥品生廠商、經(jīng)營商納入管轄范圍之中，以直接監(jiān)督、一戶一檔的方式，來響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，并完成對所有食品藥品生產(chǎn)商和經(jīng)營商實(shí)施監(jiān)管的重任。所謂的一戶指一個(gè)擁有行政許可的單位。針對每戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等的資料進(jìn)行總結(jié)收編，制成獨(dú)立的案卷目錄。這樣食品藥品生產(chǎn)和經(jīng)營商的實(shí)際經(jīng)營情況便可隨時(shí)悉知，監(jiān)督時(shí)的針對性材料也便于提供。

3.3 統(tǒng)一印制規(guī)范化的監(jiān)管檔案文書

維持檔案管理的秩序，以明確檔案內(nèi)容并統(tǒng)一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當(dāng)然，要確保檔案文書在各監(jiān)管部門的落實(shí)率，就需要按照我國現(xiàn)有的食品藥品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制定出食品藥品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品藥品生產(chǎn)企業(yè)的安全承諾書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關(guān)食品藥品企業(yè)真實(shí)認(rèn)真的填寫，然后交由監(jiān)管部門妥善保存，這就不會出現(xiàn)食品藥品安全監(jiān)管中無據(jù)可依、無機(jī)可查的現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

總之，在近幾年頻繁發(fā)生的食品藥品安全事件給我們敲響了警鐘，這些問題的發(fā)生不僅給人民身體和精神帶來了不可估量的危害，也嚴(yán)重?cái)_亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當(dāng)前，對食品藥品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化的管理是亟需解決的一項(xiàng)重大事項(xiàng)。當(dāng)然，為避免對規(guī)范化管理認(rèn)識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項(xiàng)管理的內(nèi)涵和意義。

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