新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策

宣紅梅

（中核（天津）機(jī)械有限公司）

檔案管理保密工作的重要性并不是今天才開始的，中國古代就有保密工作。從社會發(fā)展的宏觀層面來看，檔案管理保密工作的有效實(shí)施可以給社會發(fā)展帶來一定的積極影響，對社會各個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步起到不可或缺的作用。因此，必須充分認(rèn)識檔案管理保密工作的內(nèi)容和重要性，并在此基礎(chǔ)上提出有效的優(yōu)化措施，提高保密工作的質(zhì)量。當(dāng)前我國很多檔案管理部門雖然重視對檔案的保密工作，但是針對運(yùn)用方面依然有很多問題，也存在很多弊端。一些檔案管理人員由于害怕將秘密泄露，因此不敢妥善利用檔案，將部分有利用價(jià)值的檔案收集到一起，很多檔案無法得到充分利用，甚至部分有價(jià)值的檔案一直被束縛，進(jìn)而變成沒有價(jià)值的廢紙，使得檔案浪費(fèi)。管理者無法及時(shí)全方位地掌握實(shí)際情況，不能有效運(yùn)用檔案，使檔案管理者的管理價(jià)值無法有效體現(xiàn)。

一、檔案保密對國家綜合治理平安建設(shè)的意義

檔案管理主要是對重要信息數(shù)據(jù)和機(jī)密檔案進(jìn)行管理。在社會數(shù)字化和信息化的過程中，對信息的有效管理和保密越來越困難。在這種情況下，檔案管理的保密性就顯得越來越重要。在保密工作中，其中檔案保密只是一個(gè)分支，但是卻發(fā)揮著重要的作用。檔案作為信息存儲的載體，具有廣泛的信息覆蓋特征。在國家提出綜合治理平安建設(shè)的環(huán)境下，檔案保密工作就更加重要了。站在國家安全的角度來講，國家綜合治理平安建設(shè)的幾個(gè)問題早就明確提出，全體公民有義務(wù)保護(hù)國家安全以及利益。就此，當(dāng)涉及到國家重要的例如軍事、政治、外交、科技等方面的檔案信息，管理方面一定要做好保密工作，以防止被外部勢力或者內(nèi)部破壞民族團(tuán)結(jié)的分裂者盜取檔案信息，給國家安全帶來一定程度的威脅[1]。其次，站在國家長治久安的實(shí)際情況來看，無論是哪個(gè)團(tuán)體或者個(gè)人都不允許非法泄露或者竊取他人檔案信息，同時(shí)要積極推動社會保持公平、公正以及和諧的環(huán)境。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在新形勢下，檔案信息被網(wǎng)絡(luò)中不法分子當(dāng)成財(cái)富之路，這無疑會給所有公民的信息安全帶來嚴(yán)重的威脅，長期下去，還會引發(fā)更多社會類的問題，給人們的正常生活帶來很大的影響，進(jìn)而使得公民對國家的信任度大大降低。國家沒有公信力，那么治理國家的難度便會難上加難，這對于國家安全統(tǒng)一以及社會的和諧、長治久安造成不利的影響。除此之外，自從我國正式加入世貿(mào)組織之后，我國已經(jīng)開始投入到全球經(jīng)濟(jì)一體化的競爭當(dāng)中，要知道國際市場競爭要比國內(nèi)市場激烈得多。國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)各個(gè)單位檔案信息的安全與保密可確保社會各行業(yè)在國際競爭的舞臺上的公平、公正。如果出現(xiàn)某個(gè)單位檔案信息被泄露，那么將會導(dǎo)致惡性競爭的情況發(fā)生，有關(guān)經(jīng)營將會受到損失，同時(shí)也會殃及國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這會對國家推進(jìn)綜合治理平安建設(shè)的工作造成一定程度的影響。因此，不管是站在國家安全的哪個(gè)角度看，在國家綜合治理平安建設(shè)的環(huán)境下，新形勢的檔案保密工作都發(fā)揮著重要的作用[2]。

二、新形勢下的檔案保密工作存在的問題

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的巨大社會價(jià)值逐漸被公眾所認(rèn)識。在這樣的發(fā)展現(xiàn)狀下，檔案保密管理也顯得尤為重要。檔案保密關(guān)系到國家安全，是國家安全的關(guān)鍵。尤其是針對企業(yè)的發(fā)展而言，檔案保密工作更是發(fā)揮著重要的作用，企業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵期，如果制訂的發(fā)展規(guī)劃以及策略沒有做好保密工作，將會給企業(yè)在市場上的競爭帶來不利的影響。就此，在檔案的管理中，即便檔案的開放能夠使得更多人有效運(yùn)用，但對于保密工作的開展卻十分不利，只有將檔案工作做好，才可以確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（一）檔案保密意識淡薄，保密觀念模糊

隨著社會的發(fā)展，民主法制建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案保密的項(xiàng)目和范圍也開始逐漸減少。隨著這種發(fā)展現(xiàn)狀，人們的保密意識逐漸減弱，但這卻并不意味著檔案保密工作就無密可保了,相反，檔案保密的形勢更加嚴(yán)峻，保密任務(wù)和工作也更加艱巨。當(dāng)前，我國檔案保密工作的發(fā)展情況，可以分為兩個(gè)階段，這兩個(gè)階段是以改革之前與改革之后作為分界線，改革之前與改革之后呈現(xiàn)兩種不同的保密工作局面。改革開放以前，對于保密工作，我國有一系列嚴(yán)格規(guī)定，檔案的管理工作也十分封閉，這樣使得人們難以接觸到相關(guān)檔案的資料信息[3]。在改革開放以后，人們在工作中實(shí)行大量交流，針對檔案的管理越來越開放，人們可查閱檔案以及運(yùn)用檔案，十分便捷、長以此往，人們的思想意識逐漸出現(xiàn)了變化，尤其是檔案的有關(guān)管理人員的保密意識十分薄弱，認(rèn)為只要檔案公開了，則沒有保密的必要，就此，在檔案的管理工作中，并沒有對保密工作加以重視，因而給企業(yè)帶來嚴(yán)重的影響。

（二）檔案保密制度不健全，措施形同虛設(shè)

我國有相關(guān)的法律來保護(hù)檔案的保密性，對于不同的企業(yè)和單位，也有針對企業(yè)自身發(fā)展的規(guī)章制度，這些制度如果嚴(yán)格執(zhí)行的話可以讓檔案的保密工作得到保障，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，檔案管理人員并沒有嚴(yán)格地按照檔案保密的相關(guān)規(guī)定來對檔案進(jìn)行管理。另外，這些制度在制定完成之后，需要在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行完善，但是在實(shí)際工作中，這些規(guī)定并沒有得到改進(jìn)，而是一直沿用，并且沒有嚴(yán)格地執(zhí)行，這就導(dǎo)致了規(guī)章制度形同虛設(shè)的局面。

（三）保密工作人員素質(zhì)不高

針對檔案保密工作而言，重要因素還是在于人員。各個(gè)部門針對有關(guān)人員的保密知識培訓(xùn)沒有重視，導(dǎo)致保密工作人員并不知道怎樣才能夠有效防止檔案信息被竊取。甚至有部分單位的一些重要檔案也沒有進(jìn)行保密，無關(guān)人員也能夠隨意出入，漸漸失去它的機(jī)密性[4]。另外，涉密檔案是黨和國家的核心，但一些涉密檔案工作人員素質(zhì)不高，責(zé)任心、事業(yè)心和保密意識較弱，工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，將涉密檔案和非涉密檔案未分開保管，未按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀和拆除，這將給涉密檔案的保密性帶來嚴(yán)重的泄露隱患。一旦被別有用心的團(tuán)伙或者個(gè)人竊取，勢必會給國家以及集體財(cái)產(chǎn)帶來嚴(yán)重的損失，這類問題都是當(dāng)前真實(shí)存在的，因此決不能視而不見。

（四）檔案保密管理技術(shù)落后，與科技信息的迅猛發(fā)展矛盾突出

隨著科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在檔案的管理工作中，也運(yùn)用了很多高科技手段提升檔案管理的效率，然而檔案管理人員針對信息技術(shù)并沒有充分的了解，例如網(wǎng)絡(luò)病毒以及加密技術(shù)在當(dāng)下信息時(shí)代都會給檔案的安全性帶來不同程度的影響，然而大部分檔案工作人員針對信息技術(shù)的了解與掌握并沒有與時(shí)俱進(jìn)，使得保密工作屢屢出現(xiàn)問題。

三、新形勢下的檔案保密問題的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)保密的規(guī)范管理，增強(qiáng)法治意識

在檔案管理中，有許多涉及到單位保密、國家軍事、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的信息。可以看出，任何檔案信息的泄露都會對相應(yīng)領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生很大的影響。因此，相關(guān)部門需要做好檔案管理的保密性工作，確保檔案的安全、完整。然而從當(dāng)前實(shí)際檔案管理工作中來看，針對檔案的歸檔問題，沒有將應(yīng)該進(jìn)行保密檔案與不需要進(jìn)行保密的檔案區(qū)分開來，這樣就加大了保密的檔案泄露的可能性[4]。就此情況，一定要對檔案實(shí)行分類管理，依照檔案的加密等級，實(shí)行不同層次的管理。對這類材料的查閱權(quán)力也應(yīng)該實(shí)行分級，這樣才可以確保檔案的保密工作有序開展，最大程度確保涉密檔案文件的安全性。就有關(guān)檔案管理人員來講，進(jìn)一步加強(qiáng)其法律意識，一旦涉密檔案被泄露，勢必要接受法律的制裁，而且在工作中也不要因?yàn)樗饺烁星榻o他人開綠燈，一定要嚴(yán)格按照規(guī)定行事。

（二）涉密檔案的管理和保密

涉密檔案主要涉及的都是黨與國家的秘密，事關(guān)黨與國家的安全、軍事活動以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展，就此，為了進(jìn)一步確保國家秘密的安全，一定要做好涉密檔案的保管工作。

（1）涉密檔案與非涉密檔案實(shí)行分開保管，設(shè)好保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖以及防盜設(shè)施，在保管條件上要做到絕對的安全。其次，進(jìn)一步加強(qiáng)涉密檔案的日常管理工作。對于涉密檔案的調(diào)閱、移出以及銷毀等都應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，一定要通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的審核、審批，嚴(yán)格履行登記與簽字等各個(gè)手續(xù)，否則任何人都沒有權(quán)力擅自調(diào)閱。另外，當(dāng)涉密檔案使用之后，要及時(shí)進(jìn)行清對、檢查，如果發(fā)現(xiàn)泄密或者失密等問題，要及時(shí)查清楚原因，并立即進(jìn)行補(bǔ)救。

（2）檔案的倉儲管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。搞好倉庫管理，檔案保密性才能得到保證。因此，檔案倉庫應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)建立，盡可能做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，并由專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的倉庫管理制度，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，做好檔案的保密工作[5]。

（三）檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)

再好的制度沒有嚴(yán)格遵守與執(zhí)行也只是無用功。不僅要重視檔案管理中所涉及的硬件建設(shè)，同時(shí)還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保密利用工作的思想建設(shè)問題。而檔案管理人員的工作職責(zé)，就是切實(shí)維護(hù)檔案的完整性與安全性。涉密檔案管理者應(yīng)提高責(zé)任感和敬業(yè)精神，認(rèn)識涉密檔案的重要性，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識，為保守黨和國家的涉密工作做出貢獻(xiàn)。檔案管理保密工作是維護(hù)國家、企業(yè)和個(gè)人安全和利益的重要工作。因此，我們必須高度重視它。在檔案保密的具體管理中會出現(xiàn)很多問題，需要加以防范，從而減少檔案泄露的隱患。做好檔案保密工作，無論是檔案管理人員還是每一個(gè)公民，都有義務(wù)和責(zé)任。我相信通過我們的努力，一定可以把檔案管理的保密性工作做好。

（四）把握電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)系

紙質(zhì)檔案的管理，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)。作為檔案工作人員要對檔案的保管工作做到守口如瓶，確保檔案不丟失、不損壞、不外泄，切實(shí)為利用檔案信息資源做出貢獻(xiàn)。由于信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，現(xiàn)階段，我國大部分的檔案已經(jīng)實(shí)行電子檔案管理方式，并且已經(jīng)將電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合運(yùn)用，為進(jìn)一步做好電子檔案的保密以及開發(fā)運(yùn)用工作具有重要的作用。因此，面對高科技的挑戰(zhàn)，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)以及硬件技術(shù)培養(yǎng)，切實(shí)提高檔案管理工作服務(wù)水平。

（1）創(chuàng)造有力條件，提升檔案工作人員的技術(shù)水平，特別是隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)的普及，管理人員一定要對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識充分了解。另外，還要積極構(gòu)建該部門信息系統(tǒng)主體，及時(shí)保持與外界關(guān)聯(lián)行為進(jìn)行約束機(jī)制配合，只要涉及網(wǎng)絡(luò)涉密信息，一定要做到信息不聯(lián)網(wǎng)、不公開，以確保信息的保密性[6]。

（2）增強(qiáng)對電子檔案的科學(xué)管理。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化的發(fā)展，檔案形式不單是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還有各類電子表格以及電子文檔，針對檔案材料的修改、定稿以及整理歸檔也不再是以往的人工抄寫，這都可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)工具來完成。就此應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理工作，依照電子檔案的秘密等級實(shí)行科學(xué)有效的管理，進(jìn)而明確借閱制度、使用權(quán)限，同時(shí)對存在涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)、存儲載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣可以確保對電子檔案的安全管理以及安全使用。

（3）站在發(fā)展的角度來看，做好檔案密級的調(diào)整工作發(fā)揮著重要的作用。因各個(gè)檔案的獨(dú)特性以及涉及的內(nèi)容不同，隨著時(shí)間的推移以及文件受環(huán)境影響發(fā)生的變化，檔案在保管的過程中，密級通常會產(chǎn)生變化，如果秘密保管年限到期，就失去其保密價(jià)值，我們就無需當(dāng)作保密文件實(shí)行管理，而是依照公開文件實(shí)行管理。就此我們應(yīng)該依照實(shí)際情況結(jié)合發(fā)展的角度來對秘密等級實(shí)行調(diào)整，從而有利于檔案的借閱與使用。

（五）對檔案保密管理的機(jī)制進(jìn)行完善

針對檔案管理工作而言，有關(guān)管理機(jī)制要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)一步動態(tài)化調(diào)整，這樣才能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)保密工作發(fā)展的要求[7]。與目前不同類型檔案保密工作要求與特征相結(jié)合，做好有關(guān)管理工作的改進(jìn)與優(yōu)化，制定相應(yīng)的管理制度，提高管理工作的規(guī)范化。比如，當(dāng)目前檔案管理信息化建設(shè)的過程中，我們需要針對電子文件原數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)以及有關(guān)數(shù)據(jù)格式等實(shí)行進(jìn)一步完善，并加強(qiáng)規(guī)范化管理，從而提升檔案資料的安全性。

（六）對新的技術(shù)進(jìn)行適應(yīng)和有效應(yīng)用

在開展檔案工作的過程中，有關(guān)管理人員必須對各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)行全面的了解，同時(shí)要掌握有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全防范方面的操作，確保他們可以有效提升自身的檔案管理水平。另外，有關(guān)檔案管理人員還要積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識，針對目前實(shí)際檔案保密工作中的一些問題，要深入研究與分析，還可以通過與專家開展交流，有效攻克當(dāng)前存在的問題。通過理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐融合，再結(jié)合目前檔案保密工作的開展要求，進(jìn)一步提高檔案保密工作的開展水平。

（七）建立健全監(jiān)督制度，促進(jìn)檔案保密工作的規(guī)范化和制度化

各級檔案保管機(jī)構(gòu)必須制定嚴(yán)格的監(jiān)督制度，根據(jù)各機(jī)構(gòu)的真實(shí)情況，制定不同保密級別，同時(shí)還要進(jìn)一步加強(qiáng)針對加密文件的審批，針對國家規(guī)定的涉密文件，必須要嚴(yán)防不同程度的泄露，特別是檔案管理工作人員，不要因?yàn)槿饲槭拦驶蛘呃妫瑢⑸婷軝n案或文件出賣。

（八）加強(qiáng)檔案保密工作管理的手段，提高保密工作的效率和質(zhì)量

針對檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用，然而在單位中從事檔案管理工作的人員，對計(jì)算機(jī)技術(shù)并沒有充分的了解，就此，一定要加強(qiáng)對管理人員信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的計(jì)算機(jī)水平，有效提升他們的管理效率[8]。

四、結(jié)語

在新時(shí)期，檔案保密工作要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展的需要，檔案主管部門應(yīng)按照檔案保密的方針，充分發(fā)揮出檔案管理人員的力量，處理好檔案保密工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)檔案信息的保密措施一定要嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行，提升檔案管理人員的政治素質(zhì)以及綜合素養(yǎng)。