高校固定資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的問題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心, 武漢 430074)

高校固定資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的問題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心, 武漢 430074)

高校資產(chǎn)清查是指按照政策、工作程序和方法對高校進行賬務(wù)清理、財產(chǎn)清查，依法認定各項資產(chǎn)損益，真實反映高校國有資產(chǎn)占有和使用狀況的工作。長期以來，由于高校資產(chǎn)清查不到位，表現(xiàn)出諸多問題。目前在資產(chǎn)清查中，相對較為嚴重的是賬實不符、賬賬不符以及管理部門之間沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對接的問題。本文對以上問題進行了細致分析，結(jié)合本校的實際做法，提出了解決的具體解決方案，為高校資產(chǎn)清查順利進行提供可行性方案。

資產(chǎn)清查； 賬實不符； 賬賬不符； 網(wǎng)絡(luò)化對接

0 引 言

根據(jù)中華人民共和國財政部令(第68號)中資產(chǎn)管理部分第四十一條和教育部有關(guān)文件精神，為進一步加強學(xué)校國有資產(chǎn)管理，健全資產(chǎn)管理制度，保證學(xué)校國有資產(chǎn)的安全、完整、合理配置及有效利用，完善學(xué)校國有資產(chǎn)的動態(tài)管理[1-2]，2015年5月我校國有資產(chǎn)管理處對全校設(shè)備及家具展開全面清查工作。

目前在資產(chǎn)清查中，問題突出的是賬實不符、賬賬不符和資產(chǎn)管理部門之間沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對接。賬實主要是指固定資產(chǎn)實物賬與實物不一致，賬賬不符主要是指高校管理部門資產(chǎn)實物賬和財務(wù)部門資產(chǎn)價值賬不一致[3]?，F(xiàn)通過對資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的這些問題深入細致的分析后，理論結(jié)合實踐，給出具體的解決方案，可以使學(xué)校的各資產(chǎn)管理部門準(zhǔn)確掌握資產(chǎn)的總值、數(shù)量、分布、使用狀況,從而提高資產(chǎn)使用效率、完善資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，進一步健全管理制度，最終能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策提供依據(jù)[4]。

1 清查中出現(xiàn)的問題及原因剖析

高校資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、分布廣、使用頻繁、更新速度快，而且由于資產(chǎn)管理部門沒有定期盤點資產(chǎn)，從而造成資產(chǎn)賬面與賬面價值以及賬面與資產(chǎn)實物之間存在差異。我校此次設(shè)備清查中出現(xiàn)不少問題，主要表現(xiàn)為。

1.1 賬實不符

(1) 有帳無物。這種情況主要由以下原因造成：已經(jīng)丟失和報廢處理過的資產(chǎn)長期掛賬，不及時辦理核銷手續(xù)；人員調(diào)動帶走的固定資產(chǎn)，沒有及時辦理調(diào)撥手續(xù)；院系拆分合并后，沒有及時規(guī)范管理資產(chǎn)的相關(guān)手續(xù)。

(2) 有物無賬。主要原因：有些獲贈的儀器設(shè)備未登記入賬，已經(jīng)竣工投入使用的基建工程，由于部門間缺乏溝通，甚至完工10多年也沒有入固定資產(chǎn)賬的現(xiàn)象[5]；已經(jīng)報廢銷賬的設(shè)備，沒有及時將實物拖走。

1.2 賬賬不符[6-7]

1.2.1 設(shè)備處有賬，財務(wù)處無賬的設(shè)備

造成此類設(shè)備的原因又分為以下幾種情況

(1) 設(shè)備重復(fù)入庫建賬。經(jīng)辦人將設(shè)備登記入庫后，可能因為與報賬時間間隔較長，忘記設(shè)備已經(jīng)建賬入庫；或者委托其他人辦理該筆業(yè)務(wù)時沒有將驗收憑證一并交付，去財務(wù)處報賬時又重新建賬，導(dǎo)致同一設(shè)備有兩個不同的資產(chǎn)編號。

(2) 設(shè)備入庫建賬后未報銷。經(jīng)辦人建賬后，由于發(fā)票無效或者經(jīng)費不夠、預(yù)算不允許等多種原因，導(dǎo)致在財務(wù)處沒有成功報銷；或者在購置基建項目設(shè)備時，由于基建項目時間較長，分批購置的設(shè)備驗收后投入使用，但發(fā)票還沒有收到，因此不能辦理報銷手續(xù)，都會導(dǎo)致有設(shè)備賬而在財務(wù)處賬上沒有體現(xiàn)的情況。

(3) 財務(wù)處未登記。經(jīng)辦人按照規(guī)定程序在設(shè)備處驗收設(shè)備入庫建賬后，并在財務(wù)處成功報賬，但財務(wù)處在核算時漏登或未登記該筆固定資產(chǎn)編號。此類情況較少發(fā)生，但也不排除。

1.2.2 設(shè)備處無賬，財務(wù)處有賬的設(shè)備

造成此類設(shè)備賬賬不符的原因，可能是資產(chǎn)管理系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致已經(jīng)記錄的信息丟失。這種情況比較少，因為涉及到購置設(shè)備需要報銷時，應(yīng)當(dāng)在設(shè)備處入庫建賬后，財務(wù)處才會接收該筆業(yè)務(wù)的報銷?，F(xiàn)在設(shè)備處和財務(wù)處的管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)對接，還不能確定有此類型設(shè)備。

1.3 管理信息系統(tǒng)功能不完善

目前，多數(shù)高校資產(chǎn)管理部門采用計算機相關(guān)管理軟件或管理信息系統(tǒng)來管理資產(chǎn)，但這些管理軟件與系統(tǒng)的功能主要是進行記賬和統(tǒng)計，不具備業(yè)務(wù)流程管理功能。同時，不同類別資產(chǎn)的管理部門所使用的軟件與系統(tǒng)各不相同，且沒有對應(yīng)接口，相互之間不能兼容和進行數(shù)據(jù)交換與共享，沒有統(tǒng)一的綜合管理平臺全面統(tǒng)計各類型資產(chǎn)的分布情況及可以動態(tài)查詢單位的資產(chǎn)信息，導(dǎo)致系統(tǒng)信息共享功能受限[8]。財務(wù)處對資產(chǎn)進行價值核算與管理， 設(shè)備處、家具管理處進行實物賬管理，院系等部門實際使用并管理。而部門間沒有形成相互銜接和制約關(guān)系，導(dǎo)致部門間協(xié)調(diào)困難，造成誰都管、誰都不管的現(xiàn)象。

2 針對問題提出的解決方案

高校資產(chǎn)管理部門在重視購置資產(chǎn)審批程序的前提下，同時應(yīng)當(dāng)對資產(chǎn)的使用、管理、調(diào)撥、報廢等環(huán)節(jié)加強控制，規(guī)范操作，減少賬實不符現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1 規(guī)范管理方便清查

目前我校Web版資產(chǎn)管理系統(tǒng)中已經(jīng)加入了資產(chǎn)清查模塊，對資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行整理，采取“誰使用、誰管理、誰負責(zé)”的原則[9]，在清查模塊中設(shè)置了已查到、未查到模塊，未查到根據(jù)不同原因又分為未整理、未認領(lǐng)和未自查。在資產(chǎn)清查結(jié)果選項中提供了正常、異常、單位不符、閑置、丟失、調(diào)出、重復(fù)入賬、報廢等選擇，教職工可根據(jù)領(lǐng)用資產(chǎn)的實際情況進行清查結(jié)果的選擇。各位教職工只能清查自己名下資產(chǎn)，不過二級資產(chǎn)管理員統(tǒng)籌管理二級單位總資產(chǎn)，具有替本單位的教職工資產(chǎn)清查的功能。對單位不符、領(lǐng)用人不符的清查結(jié)果要聯(lián)系到人，核實到位；對于丟失、調(diào)出、借出的設(shè)備進行匯總；已經(jīng)報廢的設(shè)備要翻閱歷屆報廢審批表；閑置的設(shè)備考慮放置于調(diào)劑平臺，盤活固定資產(chǎn)。也可以用二維碼生成器將存儲設(shè)備信息的動態(tài)網(wǎng)頁批量生成二維碼，粘貼在設(shè)備上，用戶端通過手機讀取二維碼，查詢錄入設(shè)備信息并反饋到服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫[10]，服務(wù)器端對設(shè)備訪問情況進行統(tǒng)計，做出已經(jīng)被訪問過的標(biāo)識，方便進行資產(chǎn)清查。

2.2 解決賬賬不符的方法

(1) 及時報銷建賬。經(jīng)辦人在設(shè)備建賬入庫后，應(yīng)當(dāng)及時到財務(wù)處去報銷該筆賬務(wù)；或者將發(fā)票和已經(jīng)建賬入庫的憑證一起存放。完善資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建賬入庫程序，在建賬輸入時加入識別功能，把明顯是重復(fù)建賬的識別出來，有明顯的提示，或者不便提交。避免重復(fù)建立資產(chǎn)賬登記。

(2) 完善入庫手續(xù)。由于各種原因，財務(wù)處未報銷成功已入庫設(shè)備，應(yīng)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的“退庫”業(yè)務(wù)里做下賬處理；如果用自有資金購置了此類設(shè)備，也應(yīng)當(dāng)作退庫處理，以免自有設(shè)備記作國有資產(chǎn)。

(3) 做到賬賬相符。財務(wù)人員在每個月的財務(wù)系統(tǒng)做結(jié)賬業(yè)務(wù)的時候，財務(wù)系統(tǒng)將會自動詢問工作人員是否已經(jīng)將固定資產(chǎn)實物賬與價值賬進行對賬，財務(wù)管理人員需確認已對賬后，財務(wù)系統(tǒng)才會對這個月進行結(jié)賬操作。在進行結(jié)賬操作后，一旦發(fā)生固定資產(chǎn)價值與實物賬不符合，財務(wù)人員需與固定資產(chǎn)管理人員互相配合查找原因，原因一經(jīng)查證需馬上進行更正，例如可以將一些因時間差導(dǎo)致的資產(chǎn)臺賬已登記入賬，但是尚未到財務(wù)報賬造成的賬賬不符，編制一個資產(chǎn)調(diào)節(jié)表作為一個對賬依據(jù)，以保證財務(wù)處和設(shè)備處賬賬相符。

2.3 建立全校統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)

應(yīng)將學(xué)校的資產(chǎn)管理與財務(wù)管理相結(jié)合，實現(xiàn)設(shè)備處、家具管理處和財務(wù)處的網(wǎng)絡(luò)對接,構(gòu)建立體的框架結(jié)構(gòu)，強化高校整體的核查系統(tǒng)[11-12]。資產(chǎn)管理可采用包括云計算、大數(shù)據(jù)在內(nèi)的先進技術(shù)與理念，進行頂層設(shè)計，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化接口的管理信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)中心、以及包括管理部門、財務(wù)部門和使用部門在內(nèi)的用戶認證管理子系統(tǒng)。不同類型資產(chǎn)的管理與使用部門可在此基礎(chǔ)上建立其相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，同時要保證各子信息系統(tǒng)與總信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心之間的信息交換與實時同步。相關(guān)部門通過該系統(tǒng)進行資產(chǎn)的購置、審核報銷、配置、使用、調(diào)撥和報廢等工作的信息化管理，了解固定資產(chǎn)的動態(tài)情況[13]。

3 結(jié) 語

高校固定資產(chǎn)管理處于一個動態(tài)過程中，資產(chǎn)的數(shù)量和價值總量一直處于不斷增減變化中。只有通過全面、定期的對固定資產(chǎn)清查，才能發(fā)現(xiàn)管理中存在賬實和賬賬不符等問題，隨時調(diào)整工作思路與方法，為高校資源配置提供科學(xué)依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)化管理可減少人工核算與管理的工作量，避免賬實不符、信息不對稱的現(xiàn)象發(fā)生。 因此，促進網(wǎng)絡(luò)資源共享建設(shè)，建立真實、準(zhǔn)確的動態(tài)數(shù)據(jù)，提高固定資產(chǎn)管理的工作質(zhì)量，從而全面提升高校管理工作的水平，最終實現(xiàn)高校資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)一、賬實相符的理想狀態(tài)。

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·知識園地·

摘 要

摘要是對論文內(nèi)容不加評論和補充解釋、簡明、確切地陳述與概括。是整篇論文的重要組成部分，能讓讀者迅速總攬論文內(nèi)容，是各種數(shù)據(jù)庫中常見的檢索對象。本刊采用報道性文摘，其基本要素包括研究目的、方法、結(jié)果和結(jié)論4部分。有時也包括具有情報價值的其它重要信息。摘要應(yīng)具有獨立性和自含性，并且擁有與論文同等量的主要信息，即不閱讀全文，就能獲得必要的信息。摘要文字要簡明、內(nèi)容要完整、具體。一般宜400字左右，英文摘要不宜超過250個單詞。

(本刊編輯部)

Analysis and Solution of Problems in the Fixed Assets Inventory in Universities

GUXiao-yan

(Center of Modern Educational Technology, Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430074， China)

The inventory of assets of colleges and universities is the work of accordance with policies, procedures and methods. It shall be subject to the determination of the profit and loss of assets, become a true reflection of the occupation and use of state owned assets in colleges and universities． For a long time, because of the university assets inventory is not in place, there are a lot of problems. Now, in the university fixed assets inventory， the serious problems are that the account does not match substance, and the accounts do not match each other and the management department does not realize the network docking. In this paper, combined with the actual practice of our school, the above issues are analyzed, the solutions are put forward to smooth progress of the university assets inventory.

asset inventory； account does not match substance； accounts do not match; network connection

2016-04-20

華中科技大學(xué)實驗技術(shù)研究項目基金(2015047)

古曉艷(1976- )，女，河南焦作人，碩士，工程師，主要從事教學(xué)設(shè)備的管理研究。

Tel.：027-87542823；E-mail：guxyhust@hust.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2017)01-0259-03