事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策觀察

孟新娟

摘要：事業(yè)單位是否能夠順利進(jìn)行則無法脫離檔案管理部門的支撐，由此可以看出檔案管理工作的重要性。在時代的發(fā)展中，信息對于社會發(fā)展的所需逐步提高，所以事業(yè)單位的檔案管理工作愈發(fā)具有難度。為了解決社會信息化的困擾，事業(yè)單位需創(chuàng)建完善的檔案管理制度，將先進(jìn)的檔案管理理念融入進(jìn)來，并且需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的耐心。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

D630；G271

當(dāng)前時期，我國事業(yè)單位的工作正在如火如荼的進(jìn)行，而檔案管理工作的改革及發(fā)展也愈發(fā)受到重視。本文通過對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決對策。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.工作人員不夠注重檔案管理工作

事業(yè)單位檔案內(nèi)容較多，其與單位諸多主要工作流程緊密相連。比如對于選擇優(yōu)秀員工、審核工作人員等。檔案管理工作人員需要注重自己的工作，做好檔案信息的分類，在其他工作人員查看檔案時，則可以較易查找出自己所需的信息。

可是諸多事業(yè)單位的檔案管理人員并未真正意識到自身工作的價值，其思維依舊認(rèn)為檔案管理工作并不具有任何技術(shù)含量，這一陳舊的思想對事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展具有嚴(yán)重的阻礙。并且諸多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層也未意識到檔案管理工作的重要性，從而也不會思考如何提高單位的檔案管理工作，如何激發(fā)員工的熱情。

2.欠缺專業(yè)人才

在社會的發(fā)展過程中，無法脫離人才的貢獻(xiàn)，事業(yè)單位的發(fā)展也如此，特別對于優(yōu)秀的專業(yè)人才而言更加可遇不可求。檔案管理工作具有專業(yè)性、繁瑣性，只有具備專業(yè)的人才才能夠執(zhí)行，如此才能夠有效率、有質(zhì)量的完成工作。可是隨著人事制度的轉(zhuǎn)變，定編定崗令所有崗位的編制縮減，配備兼職檔案員成為大部分事業(yè)單位的狀況，這些人員由于身兼多職、事務(wù)繁多、頻繁更換、交接不及時、業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位、能力不足等原因，令資料采集不夠完善，規(guī)劃混亂，技術(shù)不足，使得整理的檔案無法符合標(biāo)準(zhǔn)[1]。

3.檔案經(jīng)費(fèi)不足，軟硬件設(shè)施單薄

事業(yè)單位檔案管理工作較為繁瑣，需符合諸多標(biāo)準(zhǔn)才可完成此項任務(wù)，首先則需具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，具有充足的資金。可是當(dāng)前大部分事業(yè)單位并不能滿足這些方面。特別在社會的發(fā)展中，辦公系統(tǒng)持續(xù)完善，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案?？墒且?yàn)橘Y金欠缺，領(lǐng)導(dǎo)層不給予重視，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案設(shè)施并不完善，庫房建設(shè)不夠規(guī)范，保管環(huán)境較差。有些單位的檔案室不但面積較小，還會在空余處堆放其他用品，對管理和利用檔案極為不利。

4.檔案管理信息化工作需強(qiáng)化

在科技的發(fā)展當(dāng)中，事業(yè)單位也使用了信息化進(jìn)行辦公，顯著提升了工作效率。當(dāng)前，雖然有些事業(yè)單位已經(jīng)將檔案管理工作給予信息化，可是僅僅完成了運(yùn)用管理軟件對檔案進(jìn)行錄入、排序及檢索，并未達(dá)成資源共享，令檔案材料具有較低的利用率，并未展現(xiàn)出其自身的功能。

二、事業(yè)單位檔案管理的對策

1.提高對檔案管理的重視

事業(yè)單位需意識到檔案管理的重要性，建立科學(xué)的管理理念，提升檔案管理的專業(yè)性，創(chuàng)建完善的檔案管理體制。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能，且進(jìn)行明確分工，以免產(chǎn)生身兼數(shù)職的狀況。

在科技發(fā)展中，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷改革，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)擁有一些現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，做到與時俱進(jìn)，以便有利于檔案的管理。對于有些地區(qū)無法滿足檔案管理設(shè)備、技術(shù)的狀況，當(dāng)?shù)貦n案主管部門需要做好督查工作，并協(xié)助其提高事業(yè)單位在檔案管理方面落后的狀況。

2.提升檔案管理的專業(yè)性

將檔案管理工作的專業(yè)性給予提升，需要預(yù)先制定完善的檔案管理體系，打造正確、有效的制度，從而保障事業(yè)單位能夠順利進(jìn)行檔案管理工作。所以，事業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理小組，建立符合自身單位的檔案管理制度，并且將用人要求、工作流程等制度制定出來，且定期對工作給予審查和指導(dǎo)，在發(fā)現(xiàn)問題時及時進(jìn)行修改，設(shè)立獎懲制度，激發(fā)管理人員的熱情，確保檔案管理制度的執(zhí)行。

提升事業(yè)單位的專業(yè)性，還應(yīng)當(dāng)將事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容的專業(yè)性給予明確，以免發(fā)生事業(yè)單位檔案管理填寫不準(zhǔn)確、格式不正確等狀況。還可以通過其他方式，提升事業(yè)單位檔案整理工作的系統(tǒng)性，確保檔案的完善。提升檔案管理人員在專業(yè)方面的能力[2]。

3.提高檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的能力與品質(zhì)，則需在思想、理念、物質(zhì)方面給予加強(qiáng)。所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高在資金方面的投放，加快檔案管理工作在基礎(chǔ)設(shè)施方面的完善，從而更加合理地保存檔案材料。需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層給予高度重視，加強(qiáng)檔案管理工作的作用、地位乃至重要性，提供充足的檔案管理資金，將檔案設(shè)施進(jìn)一步完善。檔案管理庫房應(yīng)當(dāng)做好防火、防潮的工作，通過檔案柜有效保管檔案，嚴(yán)謹(jǐn)出現(xiàn)檔案損壞等問題。需要檔案管理人員及時檢查設(shè)施，如果發(fā)生問題，則應(yīng)當(dāng)盡快進(jìn)行上報解決。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理

在實(shí)施檔案管理工作時，可以引入現(xiàn)代化管理方式，通過計算機(jī)進(jìn)行工作。對于事業(yè)單位來講，依照其他部門的狀況，通過計算機(jī)創(chuàng)建局域網(wǎng)，確保檔案管理工作能夠順利執(zhí)行。在檔案信息內(nèi)可以添加關(guān)于人事、設(shè)備、圖書、科研等內(nèi)容，并且研發(fā)相關(guān)的軟件，令檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，為工作給予更多的保障。

三、結(jié)束語

綜上所述，只有真正意識到事業(yè)單位中檔案管理工作的不足，創(chuàng)建科學(xué)的管理理念，不斷完善相應(yīng)制度，真正提升檔案管理人員在業(yè)務(wù)方面以及管理方面的能力，提高辦公設(shè)施建設(shè)，通過科技的方式給予管理，才能夠真正令檔案管理工作展現(xiàn)出自身的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宗華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].中國職工教育.2012.（12）：232-233.

[2]項迎芳，康旭琴.知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].長治學(xué)院學(xué)報.2013.（04）：454-455.