簡(jiǎn)要分析高職院校人事檔案管理

蹇蘭

【摘 要】人事檔案管理工作在高職檔案管理領(lǐng)域中占據(jù)的地位是十分重要的，但是在實(shí)際管理工作進(jìn)行的過(guò)程中卻存在著一定的問(wèn)題，主要是集中在認(rèn)知以及制度等層面之上的，所以就需要使其向著規(guī)范化、制度化的方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，逐步的使得從事管理工作的人員的綜合素質(zhì)水平得到一定程度的提升，并予以檔案的利用和開發(fā)工作充分的重視，筆者依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)在對(duì)影響到高職檔案作用發(fā)揮的因素進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出高職院校人事檔案管理工作力度增強(qiáng)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)使用到的措施，希望能夠在今后相關(guān)的工作人員對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行研究的時(shí)候起到一定程度的借鑒性作用。

【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡(jiǎn)要分析；現(xiàn)階段

前 言

隨著我國(guó)高等教育管理機(jī)制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中起到的作用變得越發(fā)的重要了，假如說(shuō)想要使得高職院校在越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀得一席之地，一定是需要擁有數(shù)量眾多的高素質(zhì)人才的，人事檔案在人才的引進(jìn)、開發(fā)以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務(wù)，這就是一個(gè)人事檔案管理部門需要解決的問(wèn)題了。

一、對(duì)高職院校人事檔案使用和作用發(fā)揮造成影響的相關(guān)因素

（一）管理水平較為低下、意識(shí)滯后性強(qiáng)

人事檔案是檔案學(xué)中的一個(gè)分支領(lǐng)域，從專業(yè)的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內(nèi)的，針對(duì)檔案人員展開的管理工作也應(yīng)當(dāng)由檔案部門負(fù)責(zé)，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)工作順利開展奠定較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是在各種類型的原因的影響之下，現(xiàn)階段我國(guó)高職院校內(nèi)部人事檔案管理領(lǐng)域中卻存在這雜亂無(wú)章這樣一種問(wèn)題，有一些檔案是歸屬于檔案室來(lái)管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來(lái)管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問(wèn)題的多元化，使得檔案記載內(nèi)容及具體使用呈現(xiàn)出一種分散的態(tài)勢(shì)，涌現(xiàn)出來(lái)了“一人多檔案”這樣的問(wèn)題，難以形成系統(tǒng)、完善的綜合性檔案資料。

（二）填寫的資料并不是十分的準(zhǔn)確

有些職教工作人員在個(gè)人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現(xiàn)了年齡、具體參加工作時(shí)間以及文化程度不同這樣一種問(wèn)題，比方說(shuō)某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會(huì)在職教工人檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中起到一定程度的阻礙性作用。

（三）施行的管理模式滯后性比較強(qiáng)

現(xiàn)階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內(nèi)。重視管理、輕視服務(wù)、操作難度高、反應(yīng)能力比較弱，現(xiàn)代化管理水平相對(duì)來(lái)說(shuō)較為低下。在對(duì)信息技術(shù)加以一定程度的應(yīng)用的基礎(chǔ)上，可以使得呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)暢通無(wú)阻的交流共享，從而也就可以從時(shí)間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進(jìn)而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡(jiǎn)易程度得到一定程度的提升，但是現(xiàn)階段某些高職院校卻沒(méi)有予以信息技術(shù)充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發(fā)揮出來(lái)了。

二、高職院校人事檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)使用到的措施

制度規(guī)范意識(shí)的強(qiáng)度應(yīng)當(dāng)?shù)玫揭欢ǔ潭鹊奶嵘?，在?shí)踐的過(guò)程中逐漸的使得各項(xiàng)規(guī)程的完善程度得到一定程度的提升，依據(jù)規(guī)程中提出的明確要求的基礎(chǔ)上辦理事務(wù)，克服掉工作當(dāng)中的隨意性，將檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)管理好，細(xì)化收集、處理、歸檔以及節(jié)約等流程的規(guī)則，以便于可以對(duì)檔案材料的完整性和真實(shí)性做出一定程度的保證。應(yīng)當(dāng)將人事檔案部門設(shè)置在和人事工作有著較為密切的相互聯(lián)系的人事處當(dāng)中，從而也就可以為后續(xù)的協(xié)調(diào)和材料收集工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次在檔案經(jīng)費(fèi)管理這個(gè)領(lǐng)域中，一定是需要對(duì)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)情況做出一定程度的保證的，并適當(dāng)?shù)脑鎏肀匾挠布O(shè)施。

各個(gè)單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結(jié)束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關(guān)的組織及個(gè)人都不能夠使用任何理由來(lái)積壓和滯留應(yīng)當(dāng)做歸檔處理的材料

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，只有在實(shí)踐的過(guò)程中逐步依據(jù)本學(xué)校的實(shí)際情況構(gòu)建出完善的人事檔案管理機(jī)制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，逐步的使得人事檔案向著制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，才可以實(shí)現(xiàn)管理范圍拓寬這一個(gè)目標(biāo)。優(yōu)化調(diào)整管理模式，在管理等層面之上做出創(chuàng)新，只有在使得先進(jìn)的設(shè)備的總體應(yīng)用能力得到一定程度的提升的基礎(chǔ)上，才可以逐漸的實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案工作現(xiàn)代化管理，才可以滿足我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)了。

參考文獻(xiàn)：

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