自動(dòng)化在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用研究

林茂　趙丹

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給高校教學(xué)管理也帶來了改革。運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件來進(jìn)行高校教學(xué)管理，不僅能顯著地提高管理效率，還能有效地降低管理成本，使管理質(zhì)量得到全方位的優(yōu)化。因而它有著廣闊的發(fā)展前景。為了更好地促進(jìn)辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用，我們應(yīng)當(dāng)對此展開深入的研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校教學(xué)管理；應(yīng)用研究

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）05-0091-02

近年來，隨著高校在教學(xué)和科研方面之任務(wù)的逐漸繁重，其教學(xué)管理重?fù)?dān)也隨之越來越重。傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式已經(jīng)逐漸地不敷使用。為此我們應(yīng)當(dāng)積極探索新的管理模式。基于現(xiàn)代化信息技術(shù)的辦公自動(dòng)化軟件，在高校教學(xué)管理中有著較大的可行性。能建立信息發(fā)布平臺、實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化、促進(jìn)信息管理自動(dòng)化[1]。對于提高管理效率、降低管理成本來說都有著重要的意義，具有高度的可行性。

1 辦公自動(dòng)化

1.1 辦公自動(dòng)化軟件

辦公自動(dòng)化軟件（Office Automation），簡稱OA，是一種以“辦公自動(dòng)化”為核心，在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中得到廣泛應(yīng)用的現(xiàn)代化辦公軟件。可以說是辦公技術(shù)發(fā)展史上的一次“重大革命”。它將辦公同計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，可以說是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物。它運(yùn)用“流轉(zhuǎn)技術(shù)”來在網(wǎng)絡(luò)上對文件實(shí)體進(jìn)行傳遞，最終達(dá)到“審批自動(dòng)化”的目的，有效地節(jié)省了紙質(zhì)文件傳遞過程中在時(shí)間和人力方面的浪費(fèi)，使工作效率得到了有效提高。目前在我國已經(jīng)具有越來越高的普及率。

1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

目前，移動(dòng)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為自動(dòng)化辦公的新趨勢[2]。它在高校教學(xué)管理中的重要意義主要體現(xiàn)為：

1）構(gòu)建發(fā)布信息的有效平臺：通過辦公自動(dòng)化軟件，我們可以在高校網(wǎng)站內(nèi)部構(gòu)建發(fā)布信息的有效平臺，使高校的各項(xiàng)信息更加公開化、透明化。

2）使工作流程的自動(dòng)化程度得到提高：運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件，我們可以實(shí)時(shí)的檢測和隨時(shí)跟蹤校園的管理情況，讓不同的部門間配合與協(xié)調(diào)地更加緊密，形成一個(gè)具有凝聚力的整體，讓管理效率得到有效提升。

3）使信息管理的自動(dòng)化程度得到提高：通過辦公自動(dòng)化軟件，能夠?qū)⑽臋n轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效管理，使信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。指數(shù)要輸入賬號和密碼，就可以對相關(guān)制度、工作流程等一目了然，按照要求完成自己的任務(wù)，縮短了工作周期。

2 辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理的應(yīng)用措施

為了促進(jìn)高校教學(xué)管理的升級，適應(yīng)新時(shí)期下對高校教學(xué)管理的要求，我們應(yīng)當(dāng)在高校教學(xué)管理中，對辦公自動(dòng)化進(jìn)行有效運(yùn)用。我們可以從以下幾個(gè)方面入手：

1）公文管理：它由公文生成、公文流程、存檔管理三大流程組成。我們首先運(yùn)用辦公自動(dòng)化來生成公文，然后將其轉(zhuǎn)化為便于存儲的電子文檔，方便發(fā)布、更新和查詢。同時(shí)對公文的編號進(jìn)行統(tǒng)一安排，提高獲取信息的便利程度，使公文管理效率得到有效提升。最終實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，降低辦公成本。

2）公共信息管理：這個(gè)環(huán)節(jié)由公告、新聞、通知的發(fā)布三大部分組成。我們通過辦公自動(dòng)化軟件的有效支持，只需實(shí)現(xiàn)擬定好文件，將相關(guān)信息根據(jù)設(shè)置的流程予以發(fā)布，然后用戶只需登錄系統(tǒng)，就能通過系統(tǒng)消息來獲取信息了。這樣就免去了很多文山會海，使管理效率得到提高。

3）個(gè)人辦公管理：它屬于基礎(chǔ)模塊，涵蓋了日常安排、日記、工作計(jì)劃等，是高校管理中的重要組成部分。能夠有效地提高教學(xué)管理水平。當(dāng)我們將數(shù)據(jù)錄入了系統(tǒng)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)進(jìn)行分類和保存，便于隨時(shí)查閱。還能在不同部門之間進(jìn)行交流，使不同的部門共享有效的信息。

4）學(xué)生管理：學(xué)生管理是高校教學(xué)管理中的“重頭戲”之一。通過辦公自動(dòng)化軟件，我們可以對學(xué)生的課程管理、成績管理、出勤管理、檔案管理、社會實(shí)踐活動(dòng)管理等方面開辟出相應(yīng)的模塊，使學(xué)生在校期間的情況能夠一目了然，并能夠有效地觀察學(xué)生在日常學(xué)習(xí)和社會活動(dòng)方面的狀況，有效地提高在學(xué)生管理方面的效率。并通過對管理水平的提高，使學(xué)生更加具備積極進(jìn)取的動(dòng)力。

5）在線交流：在教學(xué)管理中，免不了要面對人與人之間的交流。運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件，我們可以為不同的部門，不同的成員搭建良好的溝通平臺，以系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)尋呼提供的支持，讓不同用戶和上下級之間能夠做到有效溝通，有效地節(jié)省通話的費(fèi)用，使高校不同的部門之間聯(lián)系更加緊密，讓工作人員的活力得到有效激發(fā)，使教學(xué)管理的水平得到提高。

3 辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理的應(yīng)用效果

辦公自動(dòng)化軟件的大力推廣，給高校的教學(xué)管理帶來了良好的成效。為教學(xué)管理提供了全新的思路。它的應(yīng)用效果主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）使教學(xué)管理更加規(guī)范：通過辦公自動(dòng)化軟件，我們可以讓教學(xué)管理變得方便得多，省去了很多繁瑣的步驟。它讓數(shù)據(jù)流的傳輸更加快捷，使管理部門同教學(xué)院系之間的聯(lián)系更加緊密，讓管理者能夠及時(shí)處理和應(yīng)對繁忙的公務(wù)，使管理更加高效快捷。同時(shí)，它還能有效地避免管理環(huán)節(jié)當(dāng)中的失誤，使數(shù)據(jù)和信息傳達(dá)地更加及時(shí)，減少中間環(huán)節(jié)，使教學(xué)管理變得更加規(guī)范。

2）使工作效率得到有效提高：辦公自動(dòng)化軟件可以使通信、文件下發(fā)等一系列流程變得比以往便捷地多，只需在信息平臺進(jìn)行信息發(fā)布，師生就可以馬上獲得相應(yīng)的信息，可謂“秀才不出門，能知天下事”。尤其是在會議安排、活動(dòng)安排、考試安排、教學(xué)組織等各方面的工作上，不必再經(jīng)過人工辦公的復(fù)雜流程，使工作流程周轉(zhuǎn)速度得到明顯加快，最大程度地使時(shí)間、資源、人力都得到了有效壓縮，讓工作效率得到顯著提升。

3）使管理成本得到有效降低：通過辦公自動(dòng)化軟件，使遠(yuǎn)程辦公和無紙化辦公變成了現(xiàn)實(shí)。它節(jié)省了大量的油費(fèi)、通信費(fèi)、接待費(fèi)等一系列費(fèi)用，也減少了傳真、復(fù)印、打印等方面的費(fèi)用，使辦公開支最大程度地得到了壓縮。

4 結(jié)論與展望

由于辦公自動(dòng)化的一系列得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，它在高校教學(xué)管理中的發(fā)展前景無疑是廣闊的。未來它將在高校中，全面取代傳統(tǒng)的辦公模式。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。這給辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理中的運(yùn)用，提供了全新的歷史機(jī)遇。我們要牢牢把握這一歷史機(jī)遇，不斷地與時(shí)俱進(jìn)，開發(fā)出體現(xiàn)出最新信息技術(shù)的辦公自動(dòng)化軟件，促進(jìn)高校教學(xué)管理水平的進(jìn)一步提高。

5 結(jié)束語

辦公自動(dòng)化軟件是信息技術(shù)不斷發(fā)展，并同辦公技能相結(jié)合的產(chǎn)物。它使辦公更實(shí)現(xiàn)了高效化、自動(dòng)化，并使辦公效果變得更加準(zhǔn)確，還節(jié)省了大量辦公環(huán)節(jié)中的開支。因此它的實(shí)用性是不言而喻的。鑒于它的種種優(yōu)勢，我們應(yīng)當(dāng)積極將其運(yùn)用于高校的教學(xué)管理，提高教學(xué)管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 潘鈞.試論辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理的應(yīng)用分析[J].科技展望，2015，11（20）：68-70.

[2] 劉雪瀅.移動(dòng)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)營管理者，2015，4（5）：79-82.