略論民政檔案的管理與利用

冷雪英

【摘要】民政工作涵蓋面廣、涉及范圍大，不僅與普通居民的生活息息相關(guān)，還是黨和政府將社會管理工作做好的重要途徑，而民政檔案的管理與利用也和民生密不可分，和維護社會穩(wěn)定有密切聯(lián)系。接下來從民政檔案管理與利用的意義入手，探討提出若干工作措施，旨在助力民政檔案管理與利用水平的提升。

【關(guān)鍵詞】民政檔案；管理與利用；意義；工作措施

最近幾年，隨著經(jīng)濟與社會的持續(xù)發(fā)展，國家在社會管理工作上投入大量的人力、物力，民政工作取得顯著成效，特別是民政檔案管理與利用，不僅完善和豐富了管理與利用的標(biāo)準(zhǔn)，還形成了豐富的、系統(tǒng)的、全面的檔案資料。但民政檔案管理與利用同時也面臨著更嚴(yán)峻的形勢，進一步改革和優(yōu)化民政檔案管理與利用勢在必行。

一、民政檔案管理與利用的意義

民政檔案的管理與利用不僅涉及各個政府職能部門上報的文書、會計、人事以及工程等檔案，還包括地名檔案、民間組織檔案、社區(qū)檔案、收養(yǎng)登記檔案、婚姻登記檔案等，種類不一、名目繁多，這些檔案和民生工作有密切的聯(lián)系，是政府部門管理社會的重要參考資料，是保障群眾權(quán)益的關(guān)鍵原始憑證，甚至可以說民政檔案真實地記錄著每一名社會成員的重要經(jīng)歷。隨著政府職能轉(zhuǎn)型的不斷深入，民政部門日益凸顯出其為社會提供公共服務(wù)的職能，民政檔案在幫助改善民生、為民眾服務(wù)以及造福社會等方面有了新的內(nèi)涵，為切實促進社會公平、維護社會穩(wěn)定，為進一步實現(xiàn)服務(wù)于人民的宗旨，充分發(fā)揮民政檔案的重要作用，全面深入開展民政檔案的管理與利用工作對每一名社會成員無疑都有深遠的意義。

二、民政檔案管理與利用的工作措施

（一）建立健全民政檔案管理與利用制度。完善的規(guī)章制度能保證民政檔案管理與利用工作的順利開展。因此，上級領(lǐng)導(dǎo)要針對民政檔案部門實施一定的管理與監(jiān)督，督促檔案人員學(xué)習(xí)國家的檔案法律法規(guī)，增強全體人員的檔案管理與利用意識。如可依據(jù)民政檔案工作的類別，包括檔案的歸檔、借閱、保密等制度，促使人員了解檔案管理與利用的各項規(guī)章制度，并匯編成冊，建立健全相關(guān)制度，在民政考核環(huán)節(jié)加入對檔案人員的績效考核，從而激發(fā)其工作的主觀能動性，助力民政檔案管理與利用的優(yōu)化。

（二）創(chuàng)新民政檔案管理與利用服務(wù)機制。長時間以來，檔案部門都習(xí)慣靜候利用者上門，對方要什么就提供什么，但進入信息時代以后，民政檔案的管理與利用也面臨著信息化建設(shè)要求，檔案部門務(wù)必要積極轉(zhuǎn)變工作理念與思路，堅持創(chuàng)新服務(wù)機制，將過去的被動服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動服務(wù)。一是要明確崗位責(zé)任制，圍繞主動服務(wù)的目標(biāo)鼓勵創(chuàng)新。二是要適當(dāng)調(diào)整民政檔案人才結(jié)構(gòu)，通過引進、培養(yǎng)等措施，用高水平人才充實檔案的管理崗位、利用崗位。三是為民政檔案的管理與利用提供便利條件，包括投入優(yōu)良的設(shè)備、充足的資源、暢通檔案利用需求及效果的反饋渠道等。如民政檔案部門要按照民政部門的重點工作，主動去發(fā)掘、搜集檔案資料，主動服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的決策、民政業(yè)務(wù)、群眾，善于對民政檔案的利用趨勢加以預(yù)測，主動為利用各方利用相關(guān)信息；要重視在民政檔案信息資源綜合性的強化方面狠下功夫，為使用者提供有價值的、全面的檔案信息。

（三）提高民政檔案管理與利用的科學(xué)性。民政檔案部門及人員要通過科學(xué)的方法、形式落實檔案的管理與利用，提高工作的科學(xué)性。因此，檔案人員在管理、利用民政檔案時要嚴(yán)格樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，主動為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如民政檔案部門要結(jié)合社會熱點，不斷完善民政檔案的利用信息，深入調(diào)研檔案管理工作，提高管理民政部門日常收養(yǎng)、婚姻登記、優(yōu)待撫恤等原始檔案的水平，為提高民政檔案利用深度奠定基礎(chǔ)。同時，民政檔案人員要結(jié)合工作實際加強開展檔案管理信息化，在構(gòu)建檔案利用機制時把管理與利用電子檔案作為重點內(nèi)容，不斷豐富檔案信息內(nèi)容，最大限度發(fā)揮民政檔案的參考作用，最大限度發(fā)揮民政檔案的民生價值。

（四）完善基層民政檔案管理與利用機制。當(dāng)前，基層民政檔案管理與利用機制的完善尤為關(guān)鍵，因為基層民政檔案管理與利用在若干部門中散落，面臨著很多部門管、但很多部門均無法管的尷尬局面，完善其工作機制迫在眉睫。如相關(guān)部門可從四方面入手：一是進一步明確管理與利用民政檔案的四級檔案工作機制，涵蓋省級、市級、縣級、鎮(zhèn)級民政部門的檔案工作機制，進一步將主次分清，實行區(qū)別對待、分類管理機制，保證由專業(yè)的檔案部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理、開發(fā)和利用民政檔案，保證檔案資料的齊全性、完整性、權(quán)威性以及信息的安全性、有效性。二是促進各個地區(qū)加強管理、利用地名檔案，按照社會需求提供地名檔案的查詢業(yè)務(wù)、對外咨詢業(yè)務(wù)等，同時編輯并出版與地名對應(yīng)的檢索資料、工具書等信息，深化對檔案的利用。三是重視管理好民間組織檔案，提高基本信息檢索功能，并依托信息化發(fā)展趨勢，進一步完善、豐富民間組織檔案的信息披露渠道，為社會各界檢索檔案、利用檔案提供更多便利。四是搞好對社區(qū)建設(shè)檔案的管理、利用等工作，建立健全社區(qū)檔案管理制度，為各項社會事務(wù)的開展提供檔案信息服務(wù)。

三、結(jié)語

民政檔案管理是重要的基礎(chǔ)性工作之一，是組成國家整體檔案工作的重要部分，能否管好、用好民政檔案至關(guān)重要。在新的形勢下，民政部門要直面機遇與挑戰(zhàn)，切實提高民政檔案管理與利用的效率和水平，以便更好地適應(yīng)新時代的新要求，從而使檔案更好地服務(wù)于民政工作，造福社會。

【參考文獻】

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