談厄瓜多爾水電站項(xiàng)目文檔資料管理

李子林 高 艷

(1.中國(guó)電建西北勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，陜西 西安 710000； 2.陜西銀泰建筑工程有限公司，陜西 西安 710000)

談厄瓜多爾水電站項(xiàng)目文檔資料管理

李子林1高 艷2

(1.中國(guó)電建西北勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，陜西 西安 710000； 2.陜西銀泰建筑工程有限公司，陜西 西安 710000)

完整準(zhǔn)確的文檔資料是工程項(xiàng)目運(yùn)行、維護(hù)、檢修、管理、改建的重要參考性文件。對(duì)厄瓜多爾水電站工程工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了分析，通過(guò)項(xiàng)目文檔資料的收集、整理、歸檔工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究，海外水電工程項(xiàng)目文檔管理的編制和整理提供參考，提高檔案利用效率及國(guó)際工程的整體水平。

文件，類別，編號(hào)，分類

1 厄瓜多爾水電站項(xiàng)目簡(jiǎn)介

水電站位于厄瓜多爾南部地區(qū)，電站裝機(jī)容量180 MW，水輪發(fā)電機(jī)采用3臺(tái)沖擊式水輪發(fā)電機(jī)組，單機(jī)容量60 MW，包括導(dǎo)流壩，取水工程，引水隧洞，調(diào)壓井，壓力管道，廠房和排水工程，升壓站為138 kV，連接兩個(gè)城市變電站138 kV傳輸線路和配套設(shè)備，并接入厄國(guó)家電網(wǎng)。

2 文檔資料管理原則

水電站業(yè)主為厄瓜多爾電力公司，咨詢公司由瑞典、法國(guó)、挪威、厄瓜多爾4個(gè)國(guó)家組成聯(lián)營(yíng)體，語(yǔ)言為西班牙語(yǔ)，水電站項(xiàng)目分為4個(gè)施工標(biāo)段，大壩、引水系統(tǒng)廠房、安裝、138 kV輸電線路。項(xiàng)目成立綜合部、設(shè)計(jì)部、控制部、工程部、采購(gòu)部、翻譯部、HSE部、財(cái)務(wù)部、機(jī)電部9個(gè)部門，牽涉的語(yǔ)言種類、部門、相關(guān)人員較多。項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程當(dāng)中參照《集團(tuán)公司總承包項(xiàng)目文件歸檔整理辦法》并制定《厄瓜多爾水電站EPC項(xiàng)目文檔資料管理辦法》，包括過(guò)程管控文件、公文資料、設(shè)計(jì)文件、工程技術(shù)資料、商務(wù)合同資料、協(xié)議書(shū)、招投標(biāo)文件、宣傳資料、聲像資料、人事檔案、安全生產(chǎn)與環(huán)境管理、工程竣工資料等，文件管理原則如下：

1)做好電子檔分類，根據(jù)分類法，編制分類目錄,檔案保存有條理，主次分明。

2)接收資料認(rèn)真檢查資料質(zhì)量，保證資料質(zhì)量，發(fā)出文件完整正確。

3)資料分類、整理、編目、裝盒、入庫(kù)，整齊規(guī)范、排列有序、查找方便。

4)借閱資料填寫(xiě)借閱單，防止各類資料丟失損毀和泄密。

5)資料存放環(huán)境具備防火、防潮、防蟲(chóng)等條件,定期衛(wèi)生打掃，保持資料庫(kù)整潔。

6)管理人員熟悉所管理的資料，了解使用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7)資料保存每半年進(jìn)行整理、核對(duì)，防止資料的遺失。

8)需銷毀的檔案，編造銷毀清冊(cè)，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

3 文檔資料的分類

厄瓜多爾水電站項(xiàng)目資料包括紙質(zhì)和電子檔文件，一部分以中方來(lái)往文件為主，包括項(xiàng)目與公司總部、標(biāo)段分包商發(fā)生的往來(lái)文件；另一部分以厄方來(lái)往文件為主，包括項(xiàng)目與業(yè)主、監(jiān)理、外籍分包商、當(dāng)?shù)卣块T等產(chǎn)生的往來(lái)文件。

3.1發(fā)文

項(xiàng)目發(fā)文分為：項(xiàng)目對(duì)業(yè)主單位、監(jiān)理單位、外籍分包單位、現(xiàn)場(chǎng)其他單位、政府有關(guān)部門、上級(jí)單位、項(xiàng)目?jī)?nèi)部、大壩標(biāo)段、引水廠房標(biāo)段、調(diào)壓井標(biāo)段、138 kV輸電線路等。

3.2收文

項(xiàng)目收文分為：業(yè)主、監(jiān)理、外籍分包、現(xiàn)場(chǎng)其他單位、當(dāng)?shù)卣?、上?jí)單位、項(xiàng)目?jī)?nèi)部、分包商等。

4 收發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)規(guī)則

4.1收文字號(hào)標(biāo)識(shí)

4.1.1收厄方文件

收業(yè)主文件，文號(hào)為CELEC-EP-GSR-年號(hào)(如：2015)-***(流水號(hào))-OFI；

收監(jiān)理文件，文號(hào)為AGIA-HYDRO-***-年號(hào)(如：15)-相關(guān)專業(yè)西語(yǔ)字符(如：DIS-ELM,FIS-TUN,FIS-SEG,FIS-AMB,FIS-PRE,DIS-CDE,DIS-PRE等十多種)。其中DIS-ELM代表機(jī)電，F(xiàn)IS-TUN代表隧洞，F(xiàn)IS-SEG代表安全，F(xiàn)IS-AMB代表環(huán)境，F(xiàn)IS-PRE代表大壩施工，DIS-CDE代表調(diào)壓井設(shè)計(jì)，DIS-PRE代表大壩設(shè)計(jì)等。

收外籍分包單位、現(xiàn)場(chǎng)其他單位文件。多個(gè)外籍分包商有文件往來(lái)，各個(gè)分包商有不同的文件編號(hào)。如：COINTEC，文號(hào)為DELSI-流水號(hào)-年份(201*)；CONSTRUCCIONES，文號(hào)為MPRC-流水號(hào)-年份(201*)；PEOYECONSUL，文號(hào)為PC-流水號(hào)-年份(201*)；CONTRATISTA，文號(hào)為JELR-流水號(hào)-月份-年份(201*)等。

收當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門文件，如：市政府，文號(hào)為：流水號(hào)-ACZ-年份(201*)；稅務(wù)局，文號(hào)為：DZ7-ASODETC-年號(hào)(1*)-流水號(hào)；司法局，文號(hào)為：流水號(hào)-UJMZ-年份(201*)；衛(wèi)生局，文號(hào)為：MSP-CZ7-DDS-19D01-年份(201*)-流水號(hào)-0等。

4.1.2收中方文件

內(nèi)部接收上級(jí)單位，建管(2015)07號(hào)，黨發(fā)〔2015〕07號(hào)，設(shè)備(2015)031號(hào)，質(zhì)安〔2015〕21號(hào)，安環(huán)〔2015〕025號(hào)，審?fù)?2015)05號(hào)，人力資源干函〔2015〕28號(hào)等。

4.1.3項(xiàng)目?jī)?nèi)部等的收文

設(shè)計(jì)部直接向中方分包商發(fā)文，文號(hào)為DELSI-FXCW-年份(201*)-***號(hào)；采購(gòu)部直接向中方分包商發(fā)文，文號(hào)為DEX〔年份(201*)〕成聯(lián)建***號(hào)。

4.1.4接收分包商的文件

收大壩標(biāo)段項(xiàng)目、引水隧洞標(biāo)段項(xiàng)目文件多達(dá)20多種，如：施工〔年份(201*)〕勞***號(hào)，施工物〔WZ〕年份(201*)-***號(hào)，施安字〔年份(201*)〕第***號(hào)，施工〔年份(201*)〕聯(lián)系* **號(hào)，施工〔年份(201*)〕試驗(yàn)***號(hào)，施工經(jīng)〔年份(201*)〕字***號(hào)，施工〔年份(201*)〕技案***號(hào)等。

收安裝標(biāo)段項(xiàng)目文件有10多種，如：XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-TM(相關(guān)專業(yè)代號(hào))-年份(201*)-***(流水號(hào)),XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-CA(相關(guān)專業(yè)代號(hào))-年份(201*)-***(流水號(hào))，施工〔年份(201*)〕進(jìn)度***號(hào)，施工〔年份(201*)〕報(bào)告***號(hào)等。

收調(diào)壓井標(biāo)段項(xiàng)目文件約10種，如：施工〔年份(201*)〕技術(shù)***號(hào)，施工〔年份(201*)〕管理***號(hào)，施工〔年份(201*)〕HSE***號(hào)等。

收當(dāng)?shù)?38 kV分包商標(biāo)段文件，如：Of.505-201*(L/T DELSITANISAGUA 138 kV)。

4.2發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)

4.2.1發(fā)厄方文件

上報(bào)業(yè)主的文件沿用固定的編號(hào)方式，專業(yè)分類編號(hào)如下：

DTE-專業(yè)首字母-流水號(hào)-月-年(如地質(zhì)專業(yè)發(fā)文號(hào)為DTE-DZ-流水號(hào)-月-年)，發(fā)業(yè)主、監(jiān)理的設(shè)計(jì)部文件；

DTC-流水號(hào)-月-年，發(fā)業(yè)主、監(jiān)理的工程管理部文件;

DTP-流水號(hào)-月-年，發(fā)業(yè)主、監(jiān)理的采購(gòu)部相關(guān)文件;

DTC-流水號(hào)-年，發(fā)外籍分包商的文件；

DT-流水號(hào)-年，發(fā)當(dāng)?shù)卣块T的文件。

流水號(hào)及年月應(yīng)與中文版的文件編號(hào)對(duì)應(yīng)。

4.2.2發(fā)中方文件

內(nèi)部向上級(jí)單位發(fā)文，主要以紅頭文件的格式主送或抄送，如厄/HT〔年份(201*)〕***號(hào)，厄/HSE〔年份(201*)〕***號(hào)，厄JS〔年份(201*)〕***號(hào)等。

發(fā)送分包商的文件主要有4種，其中包括管理〔年份(201*)〕通知***號(hào)，管理〔年份(201*)〕批復(fù)***號(hào)，以及紅頭文件和會(huì)議紀(jì)要(將在下文中詳細(xì)闡述)。

紅頭文件發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、分包單位標(biāo)段號(hào)、發(fā)文類別代碼、年份、序號(hào)五部分組成。

發(fā)文單位代字：以“厄”代表項(xiàng)目。

發(fā)文類別代碼，質(zhì)量管理類：ZL(有關(guān)工程質(zhì)量控制、管理)；進(jìn)度控制類：JD(有關(guān)工程進(jìn)度控制、管理)；技術(shù)管理類：JS(有關(guān)設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)通知的審核和簽發(fā)，測(cè)量、試驗(yàn)資料和成果審核)。

HSE管理類：HSE(有關(guān)安全、環(huán)保、水保、職業(yè)健康檢查、整改、通報(bào)，管理規(guī)定實(shí)施，安全文明施工、環(huán)保、水保文明施工考核，綜合治理匯報(bào)考核)。

合同管理類：HT(有關(guān)工程合同管理，工程變更，工程索賠，價(jià)差調(diào)整等文件)。

綜合類：ZH(不屬于以上各類的文件，文件包括各分標(biāo)段的內(nèi)容時(shí)，前面的標(biāo)段號(hào)應(yīng)取消)。

年份：應(yīng)標(biāo)全稱，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并用括號(hào)“〔〕”括入。

序號(hào)：以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，設(shè)三位數(shù)，編虛位(即1編為001)，不加“第”字。

4.3會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、分包單位標(biāo)段號(hào)、發(fā)文類別代碼、年份、序號(hào)五部分組成。

發(fā)文單位代字：以“厄紀(jì)”代表項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要。

發(fā)文類別代碼，質(zhì)量管理類：ZL(有關(guān)工程質(zhì)量控制、管理會(huì)議)技術(shù)管理類：JS(有關(guān)設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)、測(cè)量、試驗(yàn)資料和成果等的評(píng)審會(huì)議等)。

HSE管理類：HSE(有關(guān)安全、環(huán)保、水保、職業(yè)健康的專題會(huì)議)。

合同管理類：HT(有關(guān)工程合同管理，工程變更，工程索賠，價(jià)差調(diào)整等會(huì)議)。

綜合類：ZH(不屬于以上各類的綜合類會(huì)議，會(huì)議包括各分標(biāo)段的內(nèi)容時(shí)，前面的標(biāo)段號(hào)應(yīng)取消)。

年份：應(yīng)標(biāo)全稱，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并用方括號(hào)“〔〕”括入。

序號(hào)：以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，設(shè)三位數(shù)，編虛位(即1編為001)，不加“第”字。

4.4聲像資料的編輯

綜合部為聲像資料收集的最終點(diǎn)，各部門每月底把整理好的聲像資料移交給綜合部，綜合部以方便查找為原則，按規(guī)定格式編輯好，保存至專用硬盤，并另有硬盤備份。

聲像資料的種類如下。

4.4.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)現(xiàn)場(chǎng)的聲像資料

編輯標(biāo)識(shí)為：按年月日時(shí)間軸、加名稱內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，如：(年-月-日)→內(nèi)容。

4.4.2宣傳資料

項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行的各類里程碑、節(jié)點(diǎn)、形象、安全等活動(dòng)形成的宣傳資料進(jìn)行疏理、編輯，編輯標(biāo)識(shí)為：按年月日時(shí)間軸、加名稱內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，如：(年-月-日)→階段→內(nèi)容。

4.4.3工程施工形象的聲像資料

編輯標(biāo)識(shí)為：按各部門分類，年月日時(shí)間軸、施工部位再加名稱內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，如：部門→(年-月-日)→部位→內(nèi)容。

4.4.4工程竣工形象的聲像資料

編輯標(biāo)識(shí)為：按各部門分類，年月日時(shí)間軸、竣工部位再加名稱內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，如：部門→(年-月-日)→竣工部位→內(nèi)容。

文檔管理工作是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作,也是一項(xiàng)系統(tǒng)而且繁雜的工作,工程規(guī)模越大,文檔管理越顯重要，也是一個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理縮影。我國(guó)施工企業(yè)在海外工程的施工中，借鑒國(guó)外承包商對(duì)待文檔管理嚴(yán)謹(jǐn)。

[1] 文檔管理在核電工程項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦編程技巧與維護(hù),2011(8):56-57.

[2] 文檔控制及其在項(xiàng)目管理中的作用[J].煉油技術(shù)與工程,2006,36(11):13-15.

[3] 工程施工文檔管理現(xiàn)狀分析[J].科協(xié)論壇(下半月),2009(2):85-86.

[4] 大型交通工程項(xiàng)目的文檔管理——Powercom軟件在蘇通大橋的應(yīng)用實(shí)踐[J].項(xiàng)目管理技術(shù),2007(2):121-123.

[5] 淺談新形勢(shì)下基建工程檔案管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化,2010(7):156-158.

[6] 談新形勢(shì)下科研單位基建檔案的歸檔工作[J].浙江檔案,2009(3):101-103.

[7] 從文檔一體化看工程項(xiàng)目文檔控制工作[J].檔案學(xué)研究,2008(5):98-99.

[8] 項(xiàng)目管理中文檔控制與管理的應(yīng)用[J].中華民居,2012(5):77-79.

[9] 文檔控制在國(guó)際項(xiàng)目管理中的職能及實(shí)施[J].項(xiàng)目管理技術(shù),2013,11(12):32-33.

[10] 淺談EPC項(xiàng)目管理中的文檔控制[J].化工管理,2013(14):65-66.

Discussionondocumentmanagementofecuadorhydropowerstationproject

LiZilin1GaoYan2

(1.PowerChinaNorthwestEngineeringCorporation,Xi’an710000,China; 2.ShaanxiYintaiConstructionEngineeringCo.,Ltd,Xi’an710000,China)

Complete and accurate documentation is an important reference document for the operation, maintenance, overhaul, management and reconstruction of engineering projects. On the construction of the ecuador hydropower station work experience were analyzed, through the project documentation collection, sorting and filing work experience in research, provide the reference documentation management of overseas hydropower project and finishing, to improve the overall level of efficiency and international engineering archives.

document, classification, number, category

1009-6825(2017)30-0231-03

2017-08-13

李子林(1980- )，男，工程師; 高 艷(1983- )，女，助理工程師

TU712

A