淺談如何在電力檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益

王恩蘭

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淺談如何在電力檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益

王恩蘭

（大唐觀音巖水電開(kāi)發(fā)有限公司 云南 昆明 650000）

電是我國(guó)的重要資源，加強(qiáng)對(duì)電力檔案的管理工作能夠有效對(duì)電力工程加強(qiáng)管理，推動(dòng)電力工程的經(jīng)濟(jì)效益提升。隨著當(dāng)前信息化的進(jìn)步，電氣企業(yè)的檔案管理也要跟隨時(shí)代的部分，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電力檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，為電力企業(yè)的發(fā)展和電力工程的運(yùn)行安全提供有效的保障?；诖耍疚闹饕獙?duì)電力檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后探討了如何在電力檔案管理中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，希望能夠提升電力檔案管理的有效性，促進(jìn)我國(guó)電力事業(yè)的發(fā)展。

電力企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；措施；經(jīng)濟(jì)效益

1 引言

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，電力工程的建設(shè)項(xiàng)目在不斷增多，電力企業(yè)的檔案管理主要是對(duì)電力工程中的一些有價(jià)值的文件和資料進(jìn)行管理，這些檔案是電力企業(yè)的歷史經(jīng)驗(yàn)，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)中非常重要的依據(jù)，為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供了支持，同時(shí)，在出現(xiàn)了一些需要維護(hù)企業(yè)利益的事件時(shí)，也可以作為證據(jù)。因此，電力企業(yè)的檔案是實(shí)現(xiàn)這種科學(xué)分析、研究、預(yù)測(cè)不可缺少的最真實(shí)、最重要的依據(jù)。另外，電力檔案還包括大量的人力資源管理資料，這些資料包括了電力企業(yè)的所有員工的薪資制度和工資分配制度，在發(fā)生勞務(wù)糾紛時(shí)，是重要的參考依據(jù)。所以說(shuō)，加強(qiáng)電力企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。

2 電力檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理不重視

當(dāng)前我國(guó)的電力企業(yè)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題就是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的不重視，很多的檔案管理工作被認(rèn)為是可以推遲或者不重要的工作內(nèi)容，在檔案管理的人才、資金以及設(shè)備上的支持也相對(duì)較小。出現(xiàn)這些問(wèn)題的根本原因就是電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的不重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和權(quán)益的維護(hù)重要性。電力企業(yè)的檔案管理是對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作的記錄，包括電力企業(yè)的行政檔案、人力資源管理、技術(shù)文件以及財(cái)務(wù)審計(jì)文件等，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展緊密相連。只有電力企業(yè)的這些檔案得到妥善的保管，才能夠在企業(yè)發(fā)生權(quán)益沖突時(shí)為企業(yè)提供有力證據(jù)，在電力施工技術(shù)進(jìn)步的過(guò)程中為技術(shù)的研發(fā)人員提供數(shù)據(jù)支持，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，是提升電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。

2.2 檔案管理不規(guī)范

電力企業(yè)的檔案管理內(nèi)容設(shè)計(jì)是對(duì)檔案管理工作職責(zé)的劃分，是檔案管理規(guī)范化的重要途徑和內(nèi)容。而當(dāng)前很多的電力企業(yè)對(duì)此認(rèn)識(shí)并不充分，很多的電力企業(yè)中也并沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檔案管理內(nèi)容的設(shè)計(jì)，導(dǎo)致了電力企業(yè)檔案管理的不規(guī)范。電力企業(yè)的檔案內(nèi)容涉及的完整性和科學(xué)性關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，一旦電力企業(yè)中的檔案管理設(shè)計(jì)不規(guī)范就會(huì)導(dǎo)致很多的檔案管理文件的丟失或者破損，尤其是一些重要的技術(shù)檔案，在丟失或者破損之后的修補(bǔ)工作非常困難，對(duì)電力企業(yè)是一種非常大的財(cái)產(chǎn)損失。對(duì)于電力企業(yè)檔案管理內(nèi)容的設(shè)計(jì)必須要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)來(lái)制定，目前的大多數(shù)電力企業(yè)檔案還保留著紙質(zhì)文件的保存方式，這樣的方式不僅造成了大量空間的占用，而且也不利于長(zhǎng)時(shí)間的存放，因而對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理必須采取一定規(guī)范化的管理方式以便于后期的查找。

2.3 數(shù)字化程度低

電子檔案也就是數(shù)字化檔案，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案電子檔案具有很多的優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)方面沒(méi)有對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的嚴(yán)苛的要求，不怕較為潮濕的環(huán)境以及蟲(chóng)、鼠對(duì)紙質(zhì)化檔案的破壞；結(jié)合專(zhuān)業(yè)化的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、查詢與分析軟件可以較為便利的對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)以及分析等工作。但是就目前來(lái)看企業(yè)檔案數(shù)字化的程度相對(duì)較低，一方面是由于沿用著傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的方式，并且企業(yè)已經(jīng)積累了數(shù)十年的檔案如果要進(jìn)行檔案的數(shù)字化需要耗費(fèi)大量的人力以及物力，因而短時(shí)間難以完成數(shù)量龐大的檔案的數(shù)字化工作。

3 電力檔案管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的措施

3.1 重視檔案管理

電力企業(yè)的檔案管理的重要性不言而喻，而電力企業(yè)的管理人員必須要引起高度的重視，從根本上提升對(duì)檔案管理重要性的看法，企業(yè)的管理人員可以適當(dāng)?shù)膮⒓右恍┽槍?duì)性的檔案管理培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案管理過(guò)程中的領(lǐng)導(dǎo)作用，對(duì)電力企業(yè)的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，根據(jù)電力企業(yè)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，查看電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況和人員薪資的統(tǒng)計(jì)和分析。另外，作為電力企業(yè)的管理層，還要為企業(yè)的檔案管理提供更大的人才、資金和設(shè)備的支持，確保電力企業(yè)的檔案管理有效性，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)。

3.2 管理制度化規(guī)范化

電力企業(yè)的檔案管理中，有很大一部分的檔案都是紙質(zhì)性的資料和文件，對(duì)于這些資料的管理必須要建立健全的檔案管理制度，同時(shí)要配備專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，明確管理人員的責(zé)任。另外，電力企業(yè)也可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況聘請(qǐng)高科技人才對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行設(shè)計(jì)，根據(jù)不同類(lèi)型的資料管理工作量分配合理的工作人員數(shù)量，同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)電力企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位的設(shè)置，明確崗位職責(zé)，制定合理的人員數(shù)量和要求，確保檔案管理制度和流程的科學(xué)化。

3.3 重視人才引進(jìn)與培養(yǎng)

電力企業(yè)檔案管理的人才可以通過(guò)兩個(gè)渠道來(lái)獲取，一是企業(yè)招聘，電力企業(yè)通過(guò)人才面試和招聘，引進(jìn)高科技人才；二是內(nèi)部培訓(xùn)。電力企業(yè)的內(nèi)部員工可以在企業(yè)的安排或者自愿到相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)也可以給予員工一定的培訓(xùn)支持，強(qiáng)化人才能力的提升。另外，電力企業(yè)的管理人員還可以在企業(yè)內(nèi)部篩選一些具備檔案管理能力的有效員工參加檔案管理新技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理能力，增強(qiáng)企業(yè)中檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

3.4 積極推進(jìn)檔案數(shù)字化

電力檔案管理的數(shù)字化具備非常多的優(yōu)勢(shì)，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加科學(xué)性，而推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化也是電力企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。當(dāng)前的電力企業(yè)在發(fā)展中，存在非常多的紙質(zhì)文件，對(duì)于這些紙質(zhì)文化的保管和存儲(chǔ)都是一項(xiàng)非常巨大的工程，不僅需要耗費(fèi)大量的人才，而且存儲(chǔ)上也有諸多的困難。而數(shù)字化檔案管理方式的引進(jìn)，就可以取代這些紙質(zhì)文件耗費(fèi)的大量人力物力，但是，要想有效的實(shí)施電力檔案管理的數(shù)字化，除了要引進(jìn)數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)之外，還要進(jìn)行檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，確保所有的檔案管理人員能夠熟練的操作管理系統(tǒng)，為電力企業(yè)節(jié)省大量的資金，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展非常重要，而企業(yè)的管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，采取有效的措施對(duì)電力企業(yè)檔案管理進(jìn)行完善，比如說(shuō)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的重視；引進(jìn)更多的高科技人才；同時(shí)增強(qiáng)資金和設(shè)備上的支持；積極引進(jìn)數(shù)字化的管理方式，只有這樣才能提升電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)電業(yè)事業(yè)的進(jìn)步。

[1]張曉丹.淺談如何在電力檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2017(16):96.

[2]劉霞.淺談電子信息時(shí)代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2016(04):77.

[3]程平.淺談如何在電力檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益[J].科技與企業(yè),2014(12):36.

[4]王琍,朱留明.供電企業(yè)電力營(yíng)銷(xiāo)客戶檔案管理亟待加強(qiáng)[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集,2012(00):133-134.

electricity is an important resource in our country. Strengthening the management of electric power archives can effectively strengthen the management of power engineering and promote the economic benefits of power engineering. With the development of information technology, the archives management of electric enterprises should follow the part of the times, strengthen the modernization and scientization of the archives management, at the same time, strengthen the analysis and summary of the problems in the management of electric power archives. It provides an effective guarantee for the development of electric power enterprises and the operation safety of electric power projects. Based on this, this paper mainly analyzes the problems in the management of electric power archives, and then discusses how to realize the maximum economic benefits in the management of electric power archives. Hope to improve the effectiveness of power records management, promote the development of power industry in China.

electric power enterprise; file management; problem; measure; economic benefit

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.11.018

F273

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1672-9129(2017)11-0015-02