基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐

李宏寬

摘要：人力資源信息系統(tǒng)是在人事檔案信息化與數(shù)據(jù)化下出現(xiàn)的成果，是對傳統(tǒng)檔案進行開發(fā)和利用的重要平臺與工具，開發(fā)人力資源信息系統(tǒng)的主要目的是為了對其進行更好的應(yīng)用。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展速度的加快與發(fā)展規(guī)模的擴大，要求要建立一套完善科學(xué)的人力資源信息系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與信息化，進而推動醫(yī)院管理的規(guī)劃化與科學(xué)化，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的健康長遠發(fā)展創(chuàng)造一個更加穩(wěn)定良好的環(huán)境。本文主要對基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計與實踐進行分析，以我國某個一線城市醫(yī)院的人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與使用經(jīng)驗為基礎(chǔ)，分析了該醫(yī)院實現(xiàn)人事檔案信息化的實踐過程，論述了醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，介紹了醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)，最后分析了在醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐過程中存在的重難點以及解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息化 醫(yī)院 人力資源信息系統(tǒng) 設(shè)計與實踐

進入信息化社會以后，我國某一線城市醫(yī)院充分運用了信息化社會帶來的各種契機，在發(fā)展醫(yī)院人事檔案信息化與數(shù)據(jù)化的過程中建立了一套完整的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，成為了該一線城市醫(yī)院進行開發(fā)和使用檔案信息系統(tǒng)的前提以及重要工具。隨著當(dāng)前對人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)力度的加大，要求在今后必須要進一步提高人事檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。本文就是以我國某一線城市醫(yī)院的人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗為基礎(chǔ)，對以人事檔案信息化為基礎(chǔ)的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐展開了分析。

一、醫(yī)院人事檔案信息化的實踐過程分析

在開發(fā)研制人事檔案信息化的過程中，該醫(yī)院所采取的思路包括四個方面，分別如下：

1.分析信息化系統(tǒng)的需求

實行人事檔案信息化的一個重要目的就是為了對檔案進行更加合理地利用。通過檔案信息系統(tǒng)采集到的信息，可以為實際工作需求提供有效的依據(jù)，并使社會的相關(guān)需求得到滿足。

2.設(shè)計人事檔案信息化系統(tǒng)軟件的思路

在設(shè)計人事檔案信息化系統(tǒng)的時候，采取的是面對單一技術(shù)與對象的思路。在此過程中，要對其進行有效的封裝與保存，確保信息的保密性與隱藏性，從而使其使用效率得到提升。同時還要對軟件的性能以及軟件功能所具有的擴展性加以重視，為軟件的進一步推廣、升級和使用等留下充足的空間。

3.管理人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化系統(tǒng)的作用并不是單純地為了將其變?yōu)閿?shù)字輸入，而是要選擇輸入系統(tǒng)中的有限信息，采取合理規(guī)范的合適對其進行統(tǒng)一輸入，在此基礎(chǔ)上形成一個完整的數(shù)據(jù)庫，為之后的信.息數(shù)據(jù)管理提供便利。

4.保證檔案錄入信息的準(zhǔn)確性以及做好質(zhì)量控制工作

在人事檔案系統(tǒng)管理中，最基本的一點就是要保證人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性。人事檔案信息是否在社會中得到了有效合理應(yīng)用，對工作人的切身利益有著直接影響，也影響到醫(yī)院管理決策的準(zhǔn)確性與合理性。

二、醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)具有的優(yōu)勢

1.轉(zhuǎn)變過去的紙質(zhì)管理方式，在電子管理下更加快捷方便

過去人事檔案都是采用紙質(zhì)材料制作而成的，雖然可以保存很久的時間，但是查閱起來不方便而且非常容易丟失。在建立了醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)之后，可以將過去全部的原始檔案信息納入到數(shù)據(jù)庫中，不僅提高了人事檔案的利用率，而且使得檔案查閱工作進行起來更加快捷方便，并且還節(jié)省了大量的人員與紙張管理費用。

2.使工作效率得到了顯著的提高

在設(shè)計應(yīng)用醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)之前，雖然紙質(zhì)檔案可以進行比較完整的保存，但是由于信息量巨大，要想找到某個檔案需要花費很多的時間與精力，而且還存在著檔案管理缺乏完善性的問題。在應(yīng)用了醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)之后，明顯提高了醫(yī)院信息檔案索引效率，起到了事半功倍的效果。

3.為醫(yī)院的決策提供了許多幫助

在醫(yī)院應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)之后，首先使得錄入與查找信息的工作更加方面，為醫(yī)院財務(wù)與人事等部門的工作提供了許多便利。其次，人力資源信息系統(tǒng)還具有非?？斓倪\算速度，運算功能十分強大，可以將信息與數(shù)據(jù)及時提供給相關(guān)部門，為醫(yī)院的決策提供了更有效的依據(jù)。最后，借助醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)，醫(yī)院各個部分之間可以充分實現(xiàn)信息資源共享，管理起來更加方便，而且還為醫(yī)院的科學(xué)研究活動創(chuàng)造了便利的環(huán)境。

三、醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)

該一線城市醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)采取的是C/S架構(gòu)，是一種將新型計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)而建設(shè)的具有眾多模塊的系統(tǒng)，主要包括人事管理模塊、業(yè)務(wù)晉升管理模塊、薪酬發(fā)放管理模塊等。所有在該醫(yī)院從事工作的人員，包括離退休人員的全部檔案信息都涵蓋在這個系統(tǒng)之內(nèi)，這樣一來為醫(yī)院其他部門的相關(guān)工作提供了很多方便，大大提高了醫(yī)院各項工作的效率。在將醫(yī)院的職工檔案信息錄入到人力資源信息系統(tǒng)中的時候，由于醫(yī)院職工的信息具有很大的不同，包括具體的崗位職務(wù)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，這些都是需要納入到人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，所以工作非常耗時、復(fù)雜。在醫(yī)院進行了一段時間的集中收錄之后，大大提高了搜索職工信息的效率，使醫(yī)院職工的相關(guān)信息能夠更快更方便地被需要者搜索到。

四、醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)實踐過程中存在的重難點及解決措施

1.團隊的專業(yè)技能與整體素質(zhì)

要想使一個設(shè)計理念得到良好有效的運用，就必須確保人員配備的充足。醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)是一個技術(shù)含量非常高的工作，沒有專業(yè)人才的支持是難以讓其得到具體應(yīng)用的，因此也就需要有一批具有高素質(zhì)與高計算機技術(shù)專業(yè)技能的隊伍來為其奠定人才基礎(chǔ)，只有將具有高素質(zhì)的專業(yè)性人才的作用充分發(fā)揮到人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)管理過程中，才能夠讓醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用達到最優(yōu)化。因此，針對醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計與實踐而言，要選拔具體從事人員的時候要先進行上崗培訓(xùn)工作，確保其熟練掌握了相關(guān)的規(guī)章制度與法律法規(guī)，特別要保證人員熟練掌握醫(yī)院的檔案知識與管理知識。同時，對于從事醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐工作的人員來說，其自身也要加強相關(guān)方面理論與技能的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識儲備量與職業(yè)素質(zhì)，對于新的科學(xué)技術(shù)加以及時了解與掌握，從而才能夠為醫(yī)院的更好發(fā)展與建設(shè)作出貢獻。

2.醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的維護與更新

計算機信息系統(tǒng)需要進行定期的更新與維護才能夠保證性能的正常運用。在對醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)進行維護與更新的過程中，必須格外注意以下幾點：首先，確保所有錄入到系統(tǒng)中的信息都是絕對準(zhǔn)確的，避免因為信息錄入錯誤導(dǎo)致系統(tǒng)無法進行正常使用。其次，確保信息錄入的完整性，避免因為一些必要數(shù)據(jù)的缺少導(dǎo)致后續(xù)操作無法得到順利進行。最后還要對數(shù)據(jù)進行定期更新，在更新的時候要注意錄入信息的正確性，并對信息進行全面檢查，避免發(fā)生數(shù)據(jù)更新錯誤問題。這樣一來，就能夠使數(shù)據(jù)錄入的完整性與準(zhǔn)確性得到全面的保證，提高了醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的正確率與利用率。

3.雙軌制的具體管理

在醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)中，雙軌管理是指將紙質(zhì)檔案與電子檔案有機結(jié)合起來使用，從而實現(xiàn)提高信息保存率的目的。但是在實際的人力資源信息系統(tǒng)管理工作中，紙質(zhì)檔案仍舊還占有重要地位，發(fā)揮的作用十分重要，因為電子檔案管理保存的一些信息并不需要常常進行更新，因此也就可以直接采取紙質(zhì)保存的方式。

4.系統(tǒng)的安全性問題

一般來說，檔案管理都不是公開的，需要在保密狀態(tài)進行。因此在設(shè)計與實踐醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的過程中，還要做好數(shù)據(jù)安全管理方面的工作，需要建立一個完善健全的安全體系，確保人力資源信息系統(tǒng)的安全性。同時，還要提高工作人員的保密意識，加強訓(xùn)練工作人員的保密性，防止因為人為因素引起檔案數(shù)據(jù)泄露的問題，影響到醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的安全性。

綜上所述，隨著社會現(xiàn)代化建設(shè)步伐的不斷加快，人力資源信息系統(tǒng)的出現(xiàn)是必然的，也是研制開發(fā)系統(tǒng)的最高目標(biāo)。醫(yī)院作為社會的基礎(chǔ)設(shè)施，具有為社會公眾提供醫(yī)療服務(wù)的職責(zé)，其人事檔案管理的水平與效率作為影響醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的一個重要因素，必須要嚴格保證醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。這也就要求要進一步完善醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)，做好醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的工作，加強管理系統(tǒng)錄入人員，不斷提高系統(tǒng)錄入人員的主動意識與服務(wù)意識，并借鑒西方發(fā)達國家先進醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的相關(guān)知識，結(jié)合我國醫(yī)院的實際情況，對人力資源信息系統(tǒng)加以創(chuàng)新，實現(xiàn)我國醫(yī)院整體實力的上升。