淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

張鳳蓮

[摘要]醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院運(yùn)作中具有舉足輕重的作用，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)更是醫(yī)院管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案是醫(yī)療衛(wèi)生活動的真實(shí)記錄，其不僅對醫(yī)院自身的發(fā)展，同時也對提高科研技術(shù)水平、促進(jìn)醫(yī)學(xué)進(jìn)步等醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到了舉足輕重的作用。如今逐步跨入信息時代，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化管理等逐漸成為一種發(fā)展趨勢。本文從醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義、建設(shè)過程中存在的問題等方面進(jìn)行探討，嘗試提出醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)；建議

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1674-4721（2017）02（c）-0139-03

Discussion of information construction of archives management in hospital ZHANG Feng-lian

General Archives Office，Central Hospital of Jiangmen City，Guangdong Province，Jiangmen 529000，China

[Abstract]Hospital archives management plays an important role in the operation of hospital.The information construction of hospital archives management is the key link in the process of hospital management modernization.The hospital file is a real record of medical and health activities，which not only plays an important role in the development of hospital itself，but also on the development of hospital health，such as improving the level of scientific research technology and promoting medical progress.With the rapid development of modern information technology and network technology，the information construction and network management of hospital archives gradually become a development trend.In this paper，the significance of the construction of hospital archives information，the construction of the problems in the process of such issues，try to put forward a number of hospital archives information construction proposals.

[Key words]Hospital；Archives management；Information construction；Proposal 一家醫(yī)院的成立、建設(shè)、發(fā)展，甚至輝煌階段都記錄在醫(yī)院檔案之中，其不僅對醫(yī)院自身的發(fā)展，同時也對提高科研技術(shù)水平、促進(jìn)醫(yī)學(xué)進(jìn)步等醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到了舉足輕重的作用。如今逐步跨入信息時代，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化管理逐漸成為一種發(fā)展趨勢，也逐漸受人們追捧。同時，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革工作的縱深推進(jìn)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)均出現(xiàn)了一系列的問題，涉及從建立到應(yīng)用等多個階段，那么如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理的完美結(jié)合，不斷加快醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)步伐，是當(dāng)前各級醫(yī)院面臨的新任務(wù)和新難題。

1實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的意義

1.1實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是適應(yīng)如今新形勢、新發(fā)展的必然結(jié)果

如今信息化建設(shè)的步伐逐步加快，過去手動操作查找檔案資料十分費(fèi)時，并且有時候還未能達(dá)到預(yù)期效果。如今進(jìn)行檔案信息化管理后，提供了便捷的電子查閱系統(tǒng)，只需要輸入查詢資料的關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料檔案就會呈現(xiàn)出來。這種時效性強(qiáng)、效率高、范圍廣、實(shí)用性強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理手段，可以更好地適應(yīng)新信息時代的發(fā)展要求[1-3]。

1.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是克服自身問題，提升管理水平的有效途徑，有利于醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性、有效性管理

隨著時間的遞進(jìn)，醫(yī)院檔案的資料越來越多，數(shù)量也隨之越來越大，需要占用的空間也越來越多。尤其是以前使用的紙質(zhì)版檔案存儲方式，需要獨(dú)立的辦公室存儲，既難于查詢資料，又占用空間。而檔案信息化管理能提高檔案資料的使用率，便于行政人員搜索和管理檔案，提高工作效率，同時也節(jié)約了大量的資料存儲空間，提升醫(yī)院檔案的管理利用水平[4-7]。

1.3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是強(qiáng)化醫(yī)院信息系統(tǒng)，促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑

醫(yī)院檔案資料通過存儲、傳遞、使用借鑒等方式，為醫(yī)院的管理、醫(yī)療服務(wù)、科研等活動創(chuàng)造途徑。如醫(yī)療檔案記載了醫(yī)務(wù)人員對各種臨床疾病、病患進(jìn)行全程診斷、治療以及階段性治療效果的詳細(xì)資料，這些極具價值的醫(yī)療案例對新入職的實(shí)習(xí)醫(yī)生都是十分寶貴的學(xué)習(xí)、借鑒資料。因此檔案信息化管理有利于培養(yǎng)和塑造大批醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)人才，從而推動醫(yī)院自身的發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[8-11]。

2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1醫(yī)院檔案管理仍未建立統(tǒng)一信息化的管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)

目前我國仍處于社會主義建設(shè)初級階段，各方面的體制建設(shè)仍處于嘗試摸索階段，故此各級醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建立時，仍未能建立相對統(tǒng)一性、規(guī)范化性的模式和標(biāo)準(zhǔn)，以致現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案信息化管理仍處于雛形狀態(tài)。

2.2醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，有較大提升空間

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理工作人員素質(zhì)、技能與時代發(fā)展要求懸殊較大，傳統(tǒng)的管理人員對于紙質(zhì)版的檔案管理駕輕就熟，其理論和技術(shù)的掌握也十分熟練。但是隨著信息化時代的發(fā)展，檔案資料管理手段日新月異，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)提出了更高的要求。而現(xiàn)今的資料管理人員的管理水平大多停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，其思想觀念跟不上時代的步伐，對新興電子設(shè)備的使用缺乏興趣，同時學(xué)習(xí)能力也隨著年齡的遞增而減弱，缺乏創(chuàng)新和活力。與此同時，相較于傳統(tǒng)人員，新入職的年輕的檔案管理人員對資料信息化管理的技術(shù)和操作較為熟練，但對檔案管理的內(nèi)涵等理論知識了解不夠深入，缺乏實(shí)際操作利用的經(jīng)驗[12-16]。因此如何做到新舊管理人員優(yōu)勢互補(bǔ)是實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化管理的基石。

2.3醫(yī)院檔案管理格局混亂，內(nèi)容界定不分明

隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案資料的形式也在不斷改變，由以前的病歷檔案、文書檔案、圖片檔案，逐步發(fā)展到如今的實(shí)物檔案、聲像檔案、科研檔案、病理切片檔案、計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案、磁盤檔案等。由于對檔案資料內(nèi)容沒有明確的分類、界定，導(dǎo)致檔案整理歸類混亂，一些應(yīng)該納入管理的資料沒有納入。同時，由于以前的醫(yī)院行業(yè)管理要求，綜合檔案室通常管理病歷、文書、計算機(jī)數(shù)據(jù)等檔案，而一些病理切片、各種檢查聲像檔案則分屬于各自的部門管理，造成多個部門管理檔案的格局，分工不明確。

2.4醫(yī)院檔案信息安全未引起足夠重視

醫(yī)院檔案信息化管理，是為了便于醫(yī)院的檔案服務(wù)、應(yīng)用于如今的醫(yī)療過程之中，提高檔案的應(yīng)用性和醫(yī)療資源的共享，從而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，并在醫(yī)院和醫(yī)患之間、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間對醫(yī)院檔案的信息做到“互通、互利、互助”，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)共享，必然會涉及到隱私保密的問題。故此，各個醫(yī)院在建設(shè)醫(yī)院檔案共享平臺的同時，要尊重醫(yī)患自身的個人隱私[17-20]。要建立一個安全性、保密性強(qiáng)，應(yīng)用性、效率性高的資料檔案共享平臺。

3對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1更新觀念，樹立檔案信息資產(chǎn)意識

無論是醫(yī)療主管部門，還是醫(yī)院，都應(yīng)當(dāng)從上至下，樹立檔案信息是無形資產(chǎn)，是醫(yī)院和社會的戰(zhàn)略資源的理念。醫(yī)療行政主管領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者更是要在思想上提高對檔案信息化建設(shè)重要性和緊迫性的認(rèn)識；從醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的高度，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作列入地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展與各級醫(yī)院管理的議事日程，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任分工，指導(dǎo)、監(jiān)督、培訓(xùn)各科室各部門積極啟動檔案信息化建設(shè)，并不斷向前推進(jìn)。

3.2建立健全醫(yī)院檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及相關(guān)模式

從統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化出發(fā)，建立適用于各級醫(yī)療衛(wèi)生體系和各所醫(yī)院的醫(yī)院檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以采用“先試行后調(diào)整”的模式，在建設(shè)過程中根據(jù)運(yùn)行存在的問題與缺漏及時予以調(diào)整和補(bǔ)充，從而總結(jié)摸索出符合工作實(shí)際的規(guī)范而有效的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)模式和標(biāo)準(zhǔn)[21-25]。

3.3以資金的側(cè)重投入保證設(shè)備的科學(xué)性和先進(jìn)性

21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是移動網(wǎng)絡(luò)時代與云技術(shù)時代的到來，對信息化建設(shè)的要求越來越高，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，配套的硬件設(shè)施設(shè)備成為必要的基礎(chǔ)，所以，必須加大資金的投入力度，及時進(jìn)行硬軟件的升級換代和資源的及時更新[26]。

3.4加強(qiáng)宣傳的力度，提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)意識

各級領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，從促進(jìn)整個醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的高度重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，建立起各級領(lǐng)導(dǎo)與管理者、工作人員職責(zé)明晰、分工負(fù)責(zé)的宣傳機(jī)制，做到資源信息的無縫對接、及時便捷地分享與上傳下達(dá)。

3.5推動電子文件運(yùn)行、紙質(zhì)檔案數(shù)字化齊頭并進(jìn)

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的背景下，信息化建設(shè)仍處于起步階段，如何做到順利過渡是當(dāng)前必須要解決的重要問題，因此為節(jié)約時間成本，應(yīng)按照“增量電子化，存量數(shù)字化”的原則繼續(xù)向前推進(jìn)已經(jīng)運(yùn)行的電子文件管理，同時加快對原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作進(jìn)程[27]。

3.6健全培訓(xùn)教育機(jī)制、建立培訓(xùn)制度、組織培訓(xùn)，提高檔案工作人員的信息化專業(yè)素養(yǎng)

為確保醫(yī)院檔案信息化建設(shè)制度的切實(shí)執(zhí)行和落實(shí)到位，建立高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍是第一要務(wù)[5]。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，對醫(yī)院的管理者及各級人才，均需安排針對性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)、時效性強(qiáng)的各種專業(yè)培訓(xùn)，從根本上保證醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

隨著移動網(wǎng)絡(luò)甚至是云技術(shù)時代的到來，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更廣更深改革的大背景下，面對社會大眾對醫(yī)院檔案信息資源的各類需求，以“時不我待”的使命感與緊迫感，加快醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐，建立高效、便捷的檔案信息資源共享平臺是我們的必然選擇。

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（收稿日期：2016-12-27 本文編輯：任 念）