醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程

許玉琴

【摘要】隨著社會(huì)的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理的形式也在逐步發(fā)生變化。為了能夠讓檔案管理的效率得到提升，需要建立數(shù)字化管理系統(tǒng)。本文主要針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化；實(shí)現(xiàn)

數(shù)字化主要是把復(fù)雜信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過(guò)轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構(gòu)建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計(jì)算機(jī)中，從而對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過(guò)程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況

（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)?，F(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備，也只是簡(jiǎn)單地對(duì)人員基本信息進(jìn)行登記。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用相對(duì)較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息的錄入—管理—查詢。從總體的趨勢(shì)上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復(fù)雜，尤其是各種人員情況變動(dòng)以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢或者應(yīng)用。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。

二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程

（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。可以通過(guò)云數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動(dòng)化，需要將HIS信息管理技術(shù)應(yīng)用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始實(shí)現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存效果，進(jìn)行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的更新和維護(hù)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過(guò)程中，需要先建立一個(gè)整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進(jìn)行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對(duì)于不同信息文件的份數(shù)以及頁(yè)數(shù)一定要與電子檔案進(jìn)行全面的對(duì)應(yīng)，從而達(dá)到良好的設(shè)計(jì)效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過(guò)前臺(tái)處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)人員要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行上傳并進(jìn)行良好的維護(hù)，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。

（二）查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。在進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要對(duì)醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。醫(yī)院人事檔案管理的開(kāi)展，工作重點(diǎn)在于提供數(shù)字化服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學(xué)歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動(dòng)態(tài)管理提供有力幫助，實(shí)現(xiàn)全面管理的目的。

同時(shí)，在進(jìn)行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應(yīng)該結(jié)合查詢?nèi)藛T的習(xí)慣以及查詢方式作出相應(yīng)的改變?？梢圆捎脮r(shí)間、病歷以及入院時(shí)間等方式進(jìn)行查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應(yīng)用性能。

（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的整體管理過(guò)程中，需要對(duì)其檔案進(jìn)行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對(duì)而言較為復(fù)雜。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理過(guò)程中，需要對(duì)其不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)性的更新，尤其是對(duì)于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲的變化情況以及人員進(jìn)出情況等都要進(jìn)行持續(xù)性的更新。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)的管理過(guò)程中，需要建立自動(dòng)化服務(wù)站。及時(shí)對(duì)不同的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級(jí)管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進(jìn)行醫(yī)院的信息管理過(guò)程中。需要采用分級(jí)管理的模式，對(duì)單位中的用戶進(jìn)行等級(jí)管理制，對(duì)各科室的人事信息都進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并登記在冊(cè)。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會(huì)出現(xiàn)任何的紊亂，同時(shí)在信息的錄用、檢閱以及刪除的過(guò)程中，需要對(duì)云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進(jìn)行同步操作，從而達(dá)到良好的管理效果。

（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握與運(yùn)用是關(guān)鍵。因此，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，而且也要熟練掌握信息技術(shù)手段。管理人員在對(duì)檔案軟件中各個(gè)模塊掌握的同時(shí)，還要熟練地運(yùn)用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化后對(duì)其崗位的迫切要求。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，但在整體的操作過(guò)程中，需要建立良好的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，同時(shí)做好查詢系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)。并建立相應(yīng)的分級(jí)管理模式。定期對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行更新，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化、信息化。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李躍. 電子信息化的醫(yī)院人事檔案管理[J]. 中國(guó)醫(yī)藥指南. 2013（02）.