人事檔案管理中的問題與策略

楊瑛

【摘要】在信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢下，烈士陵園人事檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。怎樣有效促進(jìn)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化是烈士陵園亟待解決的重要問題。我國人事檔案管理工作起步相對較晚，也有很多問題需要解決。本文在分析烈士陵園人事檔案管理問題的基礎(chǔ)上，提出了強(qiáng)化烈士陵園人事檔案管理的有效策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；策略；烈士陵園

人事檔案管理在烈士陵園的發(fā)展過程中發(fā)揮著不可忽視的作用。烈士陵園各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的順利進(jìn)行需要烈士陵園人事檔案管理的有力保證。所以，在烈士陵園的日常管理過程中，強(qiáng)化人事方面的檔案管理工作顯得十分必要。

一、烈士陵園人事檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容容易缺失。當(dāng)前我國烈士陵園在人事檔案管理的過程中，內(nèi)容缺失、造假現(xiàn)象等還時(shí)有發(fā)生，從而導(dǎo)致烈士陵園人事檔案資料的真實(shí)性下降。大多烈士陵園在發(fā)展過程中忽視人事檔案管理工作，沒有在其管理的過程中投入足夠的設(shè)備、技術(shù)等，致使人事檔案管理者不能保證所搜集信息的準(zhǔn)確性，有的管理者在整理資料的過程中，檔案資料出現(xiàn)失真，最終無法對其有效利用。當(dāng)前的烈士陵園人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平有待提高，缺乏整理人事檔案資料的能力，對于造假問題無法發(fā)現(xiàn)，這在一定程度上致使烈士陵園的人事檔案上出現(xiàn)很多虛假信息，烈士陵園人事檔案的可信度也隨之下降。

（二）更新慢、利用率低。烈士陵園人事檔案管理者在工作過程中不能與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新信息。因?yàn)楫?dāng)前烈士陵園對人事檔案的利用效率相對較低，很多檔案管理者在工作過程中對人事檔案管理的整理采取漠視的態(tài)度。這在很大程度上致使烈士陵園在遇到新情況時(shí)，無法采取及時(shí)有效的措施。

（三）人事檔案管理信息化程度低。隨著信息化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)成為大眾日常生活中的重要組成部分，互聯(lián)網(wǎng)也在很大程度上提升了大眾工作效率。在人事檔案管理工作中，應(yīng)用人事檔案信息管理系統(tǒng)，大大提升了人事檔案管理水平。然而，人事檔案信息管理系統(tǒng)還未得到廣泛應(yīng)用，很多先進(jìn)技術(shù)手段還未真正融入人事檔案管理工作中。從整體上分析，人事檔案管理信息化程度還有待提升，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檢索和查詢還存在一定距離，這對提升人事檔案管理工作效率具有很大限制作用。

二、強(qiáng)化烈士陵園人事檔案管理的有效策略

（一）注意基礎(chǔ)工作。烈士陵園可以將人事檔案納入自身的中心檔案管理體系，制度規(guī)范的完善，組織機(jī)構(gòu)的創(chuàng)建，設(shè)備設(shè)施的采購等都屬于烈士陵園的基礎(chǔ)工作，在烈士陵園的人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)密遵守領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，有效履行各項(xiàng)責(zé)任，加強(qiáng)對基礎(chǔ)性工作的管理。通過定期組織相關(guān)培訓(xùn)，達(dá)到增強(qiáng)人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，為烈士陵園人事檔案管理的進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

（二）進(jìn)行信息化建設(shè)。隨著社會(huì)的發(fā)展，強(qiáng)化烈士陵園人事檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)前的必然趨勢，通過創(chuàng)建科學(xué)合理的現(xiàn)代化人事檔案信息管理體系，有助于促進(jìn)烈士陵園人事檔案管理的自動(dòng)化，人事檔案管理者在對電子資料以及相關(guān)設(shè)備的控制過程中，可以有效增強(qiáng)烈士陵園人事檔案管理工作。對于人事檔案管理的信息化建設(shè)，必須對相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施予以完善。利用計(jì)算機(jī)等信息化終端，促進(jìn)檔案資料向電子資料的轉(zhuǎn)變從而呈現(xiàn)出微縮化、數(shù)字化的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案以手工管理方式為依托，雖然已經(jīng)形成自己的管理方法與制度，但是與當(dāng)前電子檔案管理要求不相適應(yīng)。體積小、儲(chǔ)存量大是電子檔案的重要特點(diǎn)，它的保管載體與普通紙質(zhì)檔案相比，對環(huán)境有相對較高的要求，也必須以計(jì)算機(jī)設(shè)備做依托。而當(dāng)前很多烈士陵園的配套設(shè)施不完善，有的電子檔案得不到恰當(dāng)保存，丟失損壞的情況相當(dāng)普遍。要想更好地進(jìn)行信息化管理，創(chuàng)建自動(dòng)化辦公設(shè)備是烈士陵園的有效選擇，通過與已有設(shè)備的恰當(dāng)連接，人事檔案管理人員可以更好地從事工作。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式。人事檔案管理者必須認(rèn)真分析當(dāng)前的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變陳舊的管理模式，樹立新的服務(wù)理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，同時(shí)，增強(qiáng)烈士陵園領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理的重視，使烈士陵園的工作人員可以快速有效地查找相關(guān)人事資料，使烈士陵園人事檔案充分發(fā)揮出自身的作用。

人事檔案管理的現(xiàn)代化是烈士陵園進(jìn)行人事檔案管理的一種必然趨勢，要想更好地進(jìn)行現(xiàn)代化人事檔案管理工作就需要在觀念上下功夫，用現(xiàn)代化管理思想進(jìn)行人事檔案管理。當(dāng)前人事檔案管理的來源、保存形式都發(fā)生了重大變化，檔案管理工作的信息化的實(shí)現(xiàn)需要一條新的管理模式的有效支持。當(dāng)前人事檔案管理，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息，還有光盤、磁盤等電子資料載體。這些新載體的出現(xiàn)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，要以先進(jìn)的管理設(shè)備與思維為依托，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，致力于創(chuàng)建一個(gè)智能化、自動(dòng)化的管理模式，從而使信息化管理的優(yōu)勢凸顯出來。

服務(wù)是人事檔案管理的基本屬性，有著非常重要的作用。所以烈士陵園的人事檔案管理者要提高自己的服務(wù)意識(shí)，注重對人事檔案資料的有效利用。當(dāng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，可以有效參考人事檔案信息。對此人事檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要注重對人事檔案資料的開發(fā)利用，特別是在當(dāng)前社會(huì)迅速發(fā)展的新形勢下，對烈士陵園的人事檔案管理要進(jìn)一步加強(qiáng)，使其將自身的作用發(fā)揮到最大，從而保證烈士陵園的各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。

科室、中心檔案管理是當(dāng)前烈士陵園在人事檔案管理過程中較常應(yīng)用的兩種模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式應(yīng)用時(shí)較為僵硬，所以烈士陵園在人事檔案管理中，要充分了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢，對管理模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，使烈士陵園各部門能夠增強(qiáng)資源共享的程度。至此，烈士陵園的人事檔案管理才會(huì)擁有更強(qiáng)的嚴(yán)密性。

（四）加大人才培養(yǎng)。要想更好地創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理，加大對信息化檔案人才的培養(yǎng)也是一個(gè)重要舉措，因?yàn)槿瞬粌H需要對管理過程中所需要的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)建，還需要對軟件系統(tǒng)進(jìn)行有效開發(fā)和維護(hù)，除此之外，加工、保存各種檔案信息都需要人的參與。當(dāng)前很多烈士陵園的人事檔案管理者缺乏這些素質(zhì)，專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、檔案學(xué)管理知識(shí)等都有待加強(qiáng)。對此，要對位于一線的人事檔案管理人員進(jìn)行有效培訓(xùn)，使他們的知識(shí)水平、工作能力都得到一定程度的提高；對于人事檔案管理的專業(yè)管理人才適度引進(jìn)，利用優(yōu)厚的待遇來保證他們堅(jiān)守崗位，使他們充分發(fā)揮自己的特長。只有人事檔案管理者的素質(zhì)達(dá)到一定水平，檔案信息資源才會(huì)得到更好的開發(fā)利用，烈士陵園人事檔案的作用才會(huì)發(fā)揮出來。與此同時(shí)，對人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行有效宣傳，使人們認(rèn)識(shí)到其重要性，從而為人事檔案管理的現(xiàn)代化奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

烈士陵園的人事檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，對烈士陵園的發(fā)展有著極大地促進(jìn)作用，但是對其進(jìn)行強(qiáng)化不是一蹴而就的事，而是一個(gè)持之以恒的過程。因此，在這一過程中認(rèn)真分析當(dāng)前的新形勢，有效利用新技術(shù)，從而使烈士陵園的人事檔案管理得到真正強(qiáng)化，最終促進(jìn)烈士陵園各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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