秘書工作與檔案工作關(guān)系探究

王欣

【摘要】秘書工作與檔案工作的關(guān)系到底應(yīng)該如何把握？秘書工作與檔案工作的關(guān)系從古至今有著怎樣的發(fā)展和演變？本文結(jié)合了理論與實際，將從這兩個方面展開對秘書工作與檔案工作關(guān)系的探究。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；檔案工作；關(guān)系

從古至今，秘書工作與檔案工作都有著千絲萬縷的聯(lián)系，專家學(xué)者們也對秘書工作與檔案工作的關(guān)系進行了很多深入的探究，理由充分，觀點不一。安徽師范大學(xué)文學(xué)院石坷認為，秘書工作與檔案工作是交叉關(guān)系。從秘書工作并不包含全部檔案工作、檔案工作并不完全獨立于檔案工作等方面，有力地論證了秘書工作與檔案工作是交叉關(guān)系這一觀點。然而，中國秘書學(xué)的創(chuàng)始人之一常崇宜先生主編的《秘書學(xué)概論》（2000年版）中，“檔案工作”就在所列舉的“秘書工作主要內(nèi)容”中，說明他認為秘書工作與檔案工作是包含關(guān)系。兩種觀點截然不同，問題就出現(xiàn)了，從邏輯學(xué)的角度來看，關(guān)系可以大致分為交叉關(guān)系、并列關(guān)系、種屬關(guān)系、全異關(guān)系、全同關(guān)系，那秘書工作與檔案工作之間的關(guān)系是其中的哪一種關(guān)系呢。本文擬通過對歷史上以及當今的秘書工作與檔案工作的探究，以期能得出一個比較令人信服的結(jié)論。

一、歷史上秘書工作與檔案工作的聯(lián)系和區(qū)別

（一）聯(lián)系。1.起源。我國最早的公務(wù)文書匯編是《尚書》，其中有很多反映的是關(guān)于夏朝政治軍事活動的公牘，而秘書工作中最主要的工作內(nèi)容之一就是公文寫作，另外，夏朝作為我國從原始社會到奴隸社會建立的第一個王朝，已經(jīng)建立了相應(yīng)的一定規(guī)模的國家機構(gòu)。除了最高統(tǒng)治者夏王，他還設(shè)立了六卿以及其他一系列官職，分管各項事務(wù)。由此可見，早在夏朝時期就有草擬、撰寫公文的“秘書”。檔案工作的起源有多種說法，比如原始社會末期起源論、國家起源論等等。為了與秘書工作進行有效的比較，就從夏朝的檔案工作說起。我們能知曉朝代更迭，世事變化都是通過先人留下來的典籍材料，可見先人早已有了檔案意識。根據(jù)《呂氏春秋·先識》等書的記載，“夏太史令終古出其圖法，執(zhí)而泣之。夏桀迷惑，暴亂愈甚。太史令終古乃出奔如商?！边@一段文字里敘述了秘書官員“終古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，執(zhí)迷不悟，取出“圖法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“圖法”指的就是檔案，可知夏朝已經(jīng)有專門的官員“太史令”負責檔案工作，記錄夏王的言行舉止以存檔。從起源來看，夏商周時期，秘書工作與檔案工作并未完全脫離，處于一種近似全同關(guān)系的狀態(tài)。由于國家制度、國家機構(gòu)的不完善，很多工作分工不是很細致，秘書工作和檔案工作可能是一體化的形式，“太史令”負責記錄各種事情于木片或竹簡上，隨之形成由木片或竹簡編成的“冊”，即古代的簡牘文書檔案，這種“冊”也是由“太史令”進行保存和管理。2.發(fā)展。在封建社會歷史發(fā)展的過程中，封建國家制度一直處于不斷產(chǎn)生、發(fā)展、成熟直至衰敗的過程，秘書工作與檔案工作也隨之不斷變化。從春秋戰(zhàn)國至明清，越來越完善，官員之間職責分工也越來越詳盡明確，有專門的秘書機構(gòu)、秘書人員，對應(yīng)的也有專門的檔案機構(gòu)和檔案人員，秘書工作和檔案工作已經(jīng)慢慢走向了規(guī)范化、成熟化。從中國歷史上第一個中央集權(quán)的封建王朝秦朝開始，就建立起了從中央到地方的多層次、寬領(lǐng)域的秘書機構(gòu)，比如魏晉到宋代“三省制”的形成，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，其中中書省負責起草政令，是非常具有典型性的中央當局的秘書機構(gòu)，負責文書處理工作。另有明朝的內(nèi)閣、清朝的軍機處等等，都是精干高效的秘書機構(gòu)。有了這些規(guī)?；拿貢鴻C構(gòu)，必然有很多秘書人員從事相應(yīng)的秘書工作，與當今的秘書人員的工作性質(zhì)有類似之處，都是為上級領(lǐng)導(dǎo)提供輔助管理，處理日常事務(wù)。而與此同時，檔案工作也隨秘書工作的發(fā)展而發(fā)展，各朝各代統(tǒng)治者基本上對檔案持有相對重視的態(tài)度。秦朝的統(tǒng)治者對檔案持一分為二的態(tài)度，有利于鞏固秦王朝統(tǒng)治的檔案便加強保管，相反，不利于秦王朝統(tǒng)治的各種檔案，比如秦王朝建立以前的檔案便進行銷毀，便有了焚書坑儒之舉。秦以后的各代政治、文化、經(jīng)濟、社會都不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也大量增加，歷代統(tǒng)治者都通過設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，以及任命專職的檔案人員來整理和管理檔案，比如唐代中央機關(guān)設(shè)立了專門的人事檔案庫——甲庫等。除此之外，古代對檔案的管理也有一套非常成熟完整的程序，從收集、整理、保管、鑒定、銷毀到查閱利用，管理制度和管理方法已經(jīng)十分嚴格。這一階段，秘書工作與檔案工作的關(guān)系已經(jīng)發(fā)生了重大的變化，兩者相輔相成，即不完全分離，又各有各的內(nèi)容。

（二）區(qū)別。1.從工作內(nèi)容上看。歷史上的秘書工作與檔案工作區(qū)別很大，秘書工作主要是諫言獻策，輔助君王作出決策等，由于各朝代的秘書機構(gòu)和秘書人員眾多，每個秘書的主要職責肯定是不一樣的。但是檔案工作不同，不論朝代如何變化，檔案工作的內(nèi)容基本上都大同小異，主要是檔案的專職人員先收集檔案，再將重要檔案分門別類地編錄成冊，日常保管檔案注意暴曬、防霉，以及重要檔案的存留和非重要檔案的銷毀等，職責明確清晰。2.從工作性質(zhì)上看。歷史上的秘書工作與當今秘書工作性質(zhì)有些區(qū)別，古代秘書工作主要是加強封建專制統(tǒng)治，以及限制過于膨脹而對皇帝有威脅性的權(quán)力，鞏固統(tǒng)治者的權(quán)力和地位。檔案工作的工作性質(zhì)較為單純，就是保存前朝或本朝的歷史檔案文獻，為相關(guān)人員提供檔案以便查閱利用。3.從工作意義上看。歷史上的秘書工作主要工作意義在于為皇帝服務(wù)，協(xié)助皇帝辦理政務(wù)，加強皇帝的集權(quán)統(tǒng)治。而檔案工作的意義極其深遠，它不僅僅是為當時的皇帝或工作人員提供查考利用，更是為以后世世代代的人們了解歷史做出了巨大的貢獻。

二、當今秘書工作與檔案工作究竟是什么關(guān)系

（一）秘書工作與檔案工作的聯(lián)系。1.檔案工作并未完全獨立于秘書工作。一是從秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容來看。秘書的主要工作包括調(diào)查研究工作、信息加工工作、會務(wù)工作、文書工作以及其他日常工作。而檔案工作的主要內(nèi)容是檔案收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、統(tǒng)計工作、檢索工作、利用服務(wù)工作、編研工作。以上工作內(nèi)容的列舉中，似乎秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容完全不同。但是仔細探究發(fā)現(xiàn)秘書的文書工作和檔案收集工作之間是有依存關(guān)系的，秘書工作是檔案形成的主體。檔案的收集工作是檔案館、檔案室業(yè)務(wù)工作的前提和起點，它收集的主要是辦理完畢且具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。這些文件材料是秘書文書工作的內(nèi)容。二是從秘書工作與檔案工作的工作銜接來看。檔案的移交是文書工作的終結(jié)，檔案的接收是檔案工作的起點。一方面說明如果沒有秘書工作，檔案工作就失去了意義，檔案的意義在于提供檔案形成機關(guān)查考利用，檔案具有憑證作用和參考作用。長遠來說檔案是社會的寶貴財富，社會各方面工作的繼續(xù)和開展都需要利用檔案，社會價值突出。另一方面如果沒有檔案工作，必然會影響秘書工作的開展，秘書由于工作的需要，是檔案的主要利用者，檔案也是因為秘書的查考利用才體現(xiàn)出它的第一價值。沒有檔案工作，秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢時，就失去了信息來源，領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性、正確性也隨之削弱。檔案也從側(cè)面輔助了秘書人員的工作，提高了秘書的工作效率。2.檔案工作并未完全包含于秘書工作。一是從秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容來看。秘書工作的主要內(nèi)容是為領(lǐng)導(dǎo)或機關(guān)提供輔助管理、綜合服務(wù)，小型機關(guān)單位的秘書人員所承擔的檔案工作，只是秘書工作中的小部分，并不占據(jù)秘書工作的主要內(nèi)容。檔案工作的主要內(nèi)容是對檔案用科學(xué)的原則和方法進行管理，這種管理的過程并不屬于秘書工作的范圍之內(nèi)。二是從秘書工作與檔案工作的工作對象來看。秘書工作的工作對象是領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)性工作，雖然秘書工作中的形成文件材料是檔案的主要源泉，可是隨著社會的進步和發(fā)展，如今檔案的種類越來越豐富，除了文書檔案，另有科技檔案、會計檔案、訴訟檔案、病歷檔案等等。檔案工作的工作對象有很多，比如紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案等等，兩者的工作對象完全不同。三是從秘書工作與檔案工作的工作原則來看。不管什么樣的工作都具備相應(yīng)的工作原則，秘書工作的工作原則是實事求是、同領(lǐng)導(dǎo)保持一致、追求工作效率，檔案工作的工作原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于保管和利用。隨著時間不斷推移，檔案的數(shù)量日益龐雜，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理可以提高檔案系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。數(shù)量完整、實體安全、內(nèi)容安全保障了檔案的利用工作。檔案工作并未完全包含于秘書工作，不論從哪一方面論證，兩者之間也不存在包含與被包含的關(guān)系。

（二）秘書工作與檔案工作的關(guān)系。1.秘書工作與檔案工作不是交叉關(guān)系。首先，這兩者是不同的概念，不同的事物，從一般情況來看，秘書工作中并沒有哪一部分屬于檔案工作，而且檔案工作中更沒有哪一部分屬于秘書工作。秘書人員和檔案人員從事的是不同的工作內(nèi)容。其次，有學(xué)者認為秘書工作與檔案工作存在交叉關(guān)系，是由于秘書工作中的文書工作與檔案工作的銜接存在交叉，但交叉關(guān)系的概念反駁了這一觀點。交叉關(guān)系中，前后兩種概念的順序發(fā)生變化并不影響它們之間的邏輯關(guān)系。而檔案工作中的收集工作是檔案工作的前提，立卷是檔案工作的基礎(chǔ)。由此可得知，秘書工作在前，檔案工作在后。秘書工作與檔案工作的工作順序不可顛倒混淆。還有學(xué)者認為，秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生會學(xué)習(xí)檔案知識，而且將檔案工作列為秘書工作的主要業(yè)務(wù)之一。筆者認為這一論據(jù)證明兩者的交叉關(guān)系不妥。我們需要認識到秘書學(xué)專業(yè)開設(shè)與檔案相關(guān)的課程，本質(zhì)上是為了提高秘書人員的檔案意識，是基于秘書工作與檔案工作關(guān)系密切這一事實，需要秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生樹立檔案意識，以便在今后的秘書工作中提高工作質(zhì)量。將檔案工作列為秘書工作的主要業(yè)務(wù)更是一種錯誤的觀念，秘書的職能是輔助決策、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理信息、辦理事務(wù)。秘書的職責是參與政務(wù)、管理事務(wù)。檔案工作顯然不是秘書工作的主要業(yè)務(wù)。2.秘書工作與檔案工作不是全異關(guān)系或全同關(guān)系。全異關(guān)系指兩個概念的外延沒有任何的重合，是不相容的關(guān)系。全同關(guān)系指兩個概念的外延完全重合。顯然，秘書工作與檔案工作不是全異關(guān)系或全同關(guān)系。3.秘書工作與檔案工作不是種屬關(guān)系。種屬關(guān)系指一個概念的部分外延是另一個概念外延的全部，或者說一個概念的全部外延只是另一個外延的一部分，即是種屬關(guān)系。同比可知，所有的秘書工作都不是檔案工作，且所有的檔案工作也不是秘書工作。4.秘書工作與檔案工作是并列關(guān)系。首先，在上文中，筆者已經(jīng)說明了秘書工作與檔案工作之間密不可分的聯(lián)系，所以秘書工作與檔案工作是相互關(guān)聯(lián)的不同事物。其次，并列關(guān)系有前后之分，而無主次之分，正好符合秘書工作與檔案工作的特點，秘書工作應(yīng)先于檔案工作，檔案工作的主要對象是檔案，而檔案由機關(guān)工作中形成的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來，并不是檔案機構(gòu)自身編寫制造。最后，秘書工作與檔案工作無主次之分，兩者各自的學(xué)科屬于姊妹學(xué)科，相互親密關(guān)聯(lián)，卻各有各存在的價值。

本文系安徽師范大學(xué)本科生優(yōu)秀畢業(yè)論文培育計劃項目成果

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