芻議檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及應對措施

富麗燕

【摘要】隨著信息技術的不斷普及，信息化技術已經滲透到事業(yè)單位各個環(huán)節(jié)當中，其已經成為事業(yè)單位發(fā)展過程中不可或缺的重要內容。檔案管理作為至關重要的一部分，必然也會受到信息技術發(fā)展的影響，檔案管理信息化建設就成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢。鑒于此，本文主要針對檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀進行了系統(tǒng)的分析，在此基礎上提出幾點應對措施與建議，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；現(xiàn)狀；措施

通過多年的普及發(fā)展，信息化技術已經逐漸成為當前這個知識經濟時代最為耀眼的資源，社會中各行各業(yè)的信息化水平已經成為信息化時代衡量一個產業(yè)、一個地區(qū)、一個國家經濟能力與發(fā)展程度的關鍵性指標。對檔案管理事業(yè)來說，通過信息化建設不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用。然而，我國事業(yè)單位檔案管理通過多年的信息化建設，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業(yè)單位急需解決的重要課題。

一、檔案管理信息化建設現(xiàn)狀分析

（一）信息化基礎設施薄弱。檔案本身的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設的資金投入，導致檔案管理信息化基礎設施較為薄弱。

（二）缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。檔案標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的先決條件，即需要共同的信息技術與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標準，然而當中大部分都是針對音像、紙質等檔案類型，針對數(shù)字化檔案的標準與規(guī)范則相對較少，使得檔案管理信息化建設仍缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。

（三）檔案信息化與電子政務缺乏聯(lián)系。現(xiàn)階段，通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲存在檔案館中。檔案信息化建設的目的并不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，同時還需要促進政務信息公開的發(fā)展。然而，我國當前仍然沒有形成政府信息資料開發(fā)利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務建設缺乏聯(lián)系。

二、檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加大各項基礎設施的建設力度。1.檔案管理硬件系統(tǒng)建設。各個事業(yè)單位應當高度重視檔案信息化建設的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設施，針對一些關系到國計民生的機構，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發(fā)揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優(yōu)勢。2.檔案管理數(shù)據(jù)庫建設。針對之前保留的傳統(tǒng)檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設力度，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

（二）統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準。標準規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標準與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進行檔案信息管理系統(tǒng)設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數(shù)等實施標準化設置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

（三）有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規(guī)劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發(fā)能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統(tǒng)一協(xié)調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網(wǎng)建設，構建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極發(fā)布檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網(wǎng)站方面的建設，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實施現(xiàn)行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。

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