淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

陳艷云

【摘要】辦公室檔案管理工作的效率對(duì)于單位管理起到了重要作用。尤其是在信息社會(huì)中，必須充分利用現(xiàn)代信息科技，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作的效率。因此，在總結(jié)目前辦公室檔案管理工作效率問(wèn)題的基礎(chǔ)上，分析了這些問(wèn)題產(chǎn)生的原因，進(jìn)而提出了相關(guān)的改進(jìn)策略，以更好地促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；企業(yè)管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室管理工作也越來(lái)越先進(jìn)，檔案管理工作作為辦公室管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)該不斷與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮出檢索和查詢的作用，以提高工作效率。就辦公室檔案管理工作的實(shí)際來(lái)說(shuō)，檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)收集資料數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行整理保存的過(guò)程。實(shí)際上，檔案管理的實(shí)質(zhì)就是通過(guò)檔案管理來(lái)反映事物的發(fā)展過(guò)程，對(duì)辦公室工作具有切實(shí)的參考和借鑒作用。

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

辦公室檔案管理最大的職責(zé)便是保持檔案的完整性，記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歷史軌跡和憑借其最大的利用價(jià)值便于為規(guī)范管理提供依據(jù)。但是，由于管理制度不健全、管理方式落后等原因，造成其在發(fā)展過(guò)程中存在一些問(wèn)題。

（一）對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)缺乏。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不足，對(duì)于檔案管理工作的有效性更是缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)。因此，我國(guó)檔案管理存在管理混亂甚至缺失的現(xiàn)象。檔案管理混亂甚至缺失，給單位審計(jì)核查、總結(jié)帶來(lái)很多不便，因?yàn)闄n案管理不到位而帶來(lái)巨大損失的事例層出不窮。很多管理檔案的工作人員，工作觀念存在著意識(shí)淡薄的問(wèn)題，專業(yè)管理水平較差，甚至很多單位選擇兼職人員為其進(jìn)行檔案管理工作，因兼職人員不具備專業(yè)管理能力，對(duì)檔案的價(jià)值不明確，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效地進(jìn)行下去。

（二）管理制度不健全。若想將辦公室管理工作高效的進(jìn)行下去，首先必須要健全各方面的管理制度，檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機(jī)制、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等等，涵蓋檔案從新材料產(chǎn)生到生命周期結(jié)束的全過(guò)程。但是，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)人員過(guò)于繁忙，對(duì)辦公室管理工作也不重視，沒(méi)有單獨(dú)建立管理檔案的資料室，沒(méi)有相關(guān)的檔案管理制度。因此，導(dǎo)致檔案管理人員懈怠了其工作，進(jìn)而影響其對(duì)檔案的處理。

二、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案是企業(yè)和單位的一種重要的信息產(chǎn)業(yè)。實(shí)施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進(jìn)而提高辦公室工作的效率。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求進(jìn)而更好地為企業(yè)服務(wù)。

（二）完善檔案管理工作可以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點(diǎn)，鑒于檔案管理工作的幾個(gè)特點(diǎn)，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，然后采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，通過(guò)完善檔案管理工作來(lái)促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，具有歷史性和時(shí)間性的特點(diǎn)，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

（一）改進(jìn)檔案管理的思想觀念。第一，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強(qiáng)單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實(shí)施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎(jiǎng)懲制度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，激發(fā)管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓(xùn)。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。當(dāng)前，企業(yè)、單位中的檔案管理工作人員能力和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團(tuán)隊(duì)缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和對(duì)專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善各市政單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)參加國(guó)家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

（三）無(wú)紙化辦公技術(shù)。隨著信息化建設(shè)步伐的加快，為進(jìn)一步提高文件轉(zhuǎn)辦效率，降低辦公成本，發(fā)揮OA自動(dòng)化辦公的最大功能，向著現(xiàn)代化辦公又邁出重要一步。無(wú)紙化辦公的推行和使用，極大地提高了辦公效率，節(jié)省了因傳遞過(guò)程中重復(fù)復(fù)印所花費(fèi)的大量時(shí)間和紙張，使轉(zhuǎn)辦工作效率、特別是急件的處置工作及時(shí)率得到很大提高。

四、結(jié)論

總之，檔案管理工作是單位管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理的主要作用是記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歷史軌跡，以給管理和其他工作提供憑證，只有保證檔案資料的完整性，才能給各市政單位管理提供參考價(jià)值。市政單位首先要對(duì)檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率。針對(duì)市政單位檔案管理的特點(diǎn)，采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，以不斷提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而推進(jìn)市政設(shè)施維護(hù)管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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