檔案數(shù)字化管理面臨的難題及應(yīng)對(duì)策略研究

摘要：信息化、數(shù)字化是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案管理在這種大趨勢(shì)下也應(yīng)該采取數(shù)字化的管理方式，讓檔案發(fā)揮更大的作用。傳統(tǒng)的檔案管理完全采用手工的方式進(jìn)行記錄、整理，但是隨著時(shí)代的發(fā)展、時(shí)間的積累，檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的手工操作不但速度慢，而且效率低容易出錯(cuò)，存在各種各樣的弊端?；诖?，本文將探討檔案管理與數(shù)字化之間的關(guān)聯(lián)，希望將數(shù)字化融入到我國(guó)的檔案管理中去，提高我國(guó)的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案；素質(zhì)；管理；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G127 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）003-00-02

我國(guó)非常注重檔案的管理工作，但是從檔案管理的實(shí)際工作情況來(lái)看，檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作，工作量非常大，傳統(tǒng)手工的檔案管理工作效率低，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，很多珍貴的檔案文獻(xiàn)都在傳統(tǒng)檔案管理的方法中遺失，造成了很大的損失。將信息化、數(shù)字化融入到檔案管理中去，可以提高檔案管理的工作效率，而且從檔案使用的角度上來(lái)說(shuō)，通過(guò)信息的檢索查找檔案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是從我國(guó)在推廣檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中來(lái)看，還存在很多問(wèn)題，也正是考慮到這一點(diǎn)本文對(duì)將數(shù)字化融入到我國(guó)的檔案管理工作中去進(jìn)行了深入的探討。

一、數(shù)字化檔案管理的涵義介紹

對(duì)于任何組織、團(tuán)體、國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案都是非常重要的，因?yàn)闄n案是記錄這些團(tuán)體、組織、國(guó)家在不同時(shí)間里所進(jìn)行的各種活動(dòng)，包括文化活動(dòng)、宗教活動(dòng)、政治活動(dòng)等，在這些活動(dòng)進(jìn)行的同時(shí)也會(huì)以圖片、文字等形式保留下來(lái)，而這些歷史的信息記錄對(duì)其未來(lái)的發(fā)展作用也是非常大的。檔案對(duì)于文化的傳承、歷史的記錄意義重大，所以必須對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)以及科學(xué)的管理，只有這樣才能讓檔案發(fā)揮最大的作用，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在我們的生活中扮演必不可少的角色，越來(lái)越多的工作領(lǐng)域也出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的身影，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)讓我們的工作效率大大的提高，而另一方面因?yàn)闀r(shí)間的不斷推進(jìn)，所存留下來(lái)的歷史檔案越來(lái)越多，要以手工的方式對(duì)這些檔案進(jìn)行整理所花費(fèi)的時(shí)間是巨大，而且工作效率非常慢，計(jì)算機(jī)正好解決了這一難題，通過(guò)計(jì)算機(jī)使用數(shù)字化的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，非常簡(jiǎn)單、高效，大大提高了檔案的使用頻率，讓檔案發(fā)揮更大的作用。

二、當(dāng)前數(shù)字化檔案管理問(wèn)題分析

1.數(shù)字化檔案管理人才不足

檔案的數(shù)字化管理雖然在理論上與傳統(tǒng)的檔案管理并無(wú)太大差別，但是在操作的過(guò)程中卻存在很大的差異。在我國(guó)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程也出現(xiàn)很多因?yàn)檗D(zhuǎn)變管理方式而產(chǎn)生的問(wèn)題，主要問(wèn)題就是原來(lái)的檔案管理人員難以運(yùn)用檔案數(shù)字化管理的方式進(jìn)行管理工作，單從從事檔案管理這項(xiàng)工作本身來(lái)看，工作人員大多是年齡較大的人群，這類(lèi)人群對(duì)于電腦是非常陌生的，很難操作，而年輕的一代人又認(rèn)為檔案管理這些工作過(guò)于枯燥，沒(méi)有新鮮感，很多年輕人都非常抵觸這項(xiàng)工作。在這樣的環(huán)境下，我國(guó)的檔案數(shù)字化管理就出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)人才不足的情況，這給我國(guó)的檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了很大的困難。而要改變這一現(xiàn)狀就必須一方面對(duì)老員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓他們適應(yīng)檔案數(shù)字化管理；一方面就是要積極挖掘檔案數(shù)字化管理方面的人才，只有這樣才能真正的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；另一方面就是積極開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化管理的計(jì)算機(jī)軟件，以最小的人工投入換來(lái)最大的工作效率，通過(guò)這樣技術(shù)與人才的結(jié)合就能夠更好的解決這一難題了。

2.專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)字化管理設(shè)備不足

我國(guó)的數(shù)字化檔案管理尚處于剛剛起步階段，在這一階段還需要大量的資金投入去完善基礎(chǔ)設(shè)施，這些基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等。但是在實(shí)際的檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)過(guò)程中，因?yàn)闄n案管理并不是一種馬上就有回報(bào)的工作，所有大多數(shù)的單位、團(tuán)體都不會(huì)拿出大量的資金投入到檔案管理工作中去，這就導(dǎo)致了在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中因?yàn)橘Y金的缺乏而難以推進(jìn)。很多單位即使配備了一些計(jì)算機(jī)設(shè)備，也都是非常老化的計(jì)算機(jī)，這些計(jì)算機(jī)根本無(wú)法完成檔案數(shù)字化管理的工作。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，我國(guó)也推出了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求，雖然在短時(shí)間內(nèi)大多數(shù)單位都沒(méi)有達(dá)到國(guó)家所要求的具體水準(zhǔn)，但是我們不能放棄，應(yīng)該抱著積極的心態(tài)投身于檔案數(shù)字化管理工作中去，同時(shí)積極研發(fā)符合檔案數(shù)字化管理的科學(xué)軟件，為我國(guó)盡早實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的力量。

三、推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的舉措

1.挖掘?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理在內(nèi)容的差別就是由原來(lái)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子信息材料，而這些電子信息材料就需要儲(chǔ)存在專(zhuān)門(mén)的電子設(shè)備中，比如硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等，這些儲(chǔ)存材料的不同決定了其保存的方式也是不同的，這些電子儲(chǔ)存材料一旦受損或者受潮都會(huì)損壞，而一旦損壞那么里面所儲(chǔ)存的大量電子信息都會(huì)損失掉，因此電子儲(chǔ)存設(shè)備必須進(jìn)行備份，并且放在不同的地方進(jìn)行保存，其中一個(gè)受到破壞，另外一個(gè)還可以使用。諸如此類(lèi)的問(wèn)題還有很多，要想解決這些專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題就需要專(zhuān)業(yè)的人才來(lái)進(jìn)行檔案管理，從事檔案數(shù)字化管理的工作人員應(yīng)該經(jīng)常參加一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)自身在檔案數(shù)字化管理方面的專(zhuān)業(yè)儲(chǔ)備，在選擇參加檔案數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的工作人員時(shí)也應(yīng)該注意既要選擇新員工，同時(shí)也要選擇老員工，這樣就會(huì)避免檔案管理工作人才的斷層。在具體的工作人員培訓(xùn)中應(yīng)該將職業(yè)道德培訓(xùn)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)結(jié)合在一起，在提高專(zhuān)業(yè)水平的同時(shí)也讓工作人員更加的認(rèn)可與愛(ài)護(hù)檔案數(shù)字化管理的工作。對(duì)于專(zhuān)業(yè)的人才的挖掘還應(yīng)該注意的是這里的人才挖掘并不是盲目的挖掘，而是分專(zhuān)業(yè)的人才挖掘，所組建的檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍必須是合理的，只有這樣的人才隊(duì)伍才能更好的完成檔案數(shù)字化管理的工作。

2.數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

檔案中所涉及到的信息是各種各樣的，包括了社會(huì)、生活、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、民族、性別、健康等，而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中光是對(duì)這些檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)就已經(jīng)是非常繁瑣的工作了，更不要說(shuō)在這些大類(lèi)的下面又會(huì)劃分出各種小的分類(lèi)。在實(shí)際的分類(lèi)工作中會(huì)遇到一個(gè)非常大的困難，那就是因?yàn)閭€(gè)人見(jiàn)解的不同所進(jìn)行的種類(lèi)劃分是不一致的，有人認(rèn)為是社會(huì)類(lèi)的檔案，而又有人認(rèn)為是生活類(lèi)的檔案，這樣就在檔案的立卷中存在很大的差異，而由立卷引起的差異在檔案查找的過(guò)程中同樣也會(huì)遇到，有人認(rèn)為此類(lèi)的檔案應(yīng)該從社會(huì)類(lèi)的檔案中查找，而有人認(rèn)為應(yīng)該從生活類(lèi)檔案中查找，這樣就會(huì)產(chǎn)生很大的分歧，也不利于檔案的管理工作。而使用檔案的數(shù)字化管理，將計(jì)算機(jī)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)軟件應(yīng)用到工作去就會(huì)輕松的解決此類(lèi)難題，不但解決了立卷中所遇到的難題，在檔案查找的時(shí)候也會(huì)非常簡(jiǎn)單順利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的收集處理，在處理的時(shí)候會(huì)涉及到對(duì)相關(guān)材料的篩選、裁剪等，這些工作程序經(jīng)常會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯氖韬鲈斐刹豢赏旎氐膿p失，而采用檔案數(shù)字化管理的方式就會(huì)輕松解決這一困難，這對(duì)保護(hù)檔案的完整性意義重大。很多從事檔案管理的工作人員因?yàn)殡y以適應(yīng)新的管理方式，故而產(chǎn)生排斥的心理，這對(duì)檔案數(shù)字化管理的推廣產(chǎn)生很大的阻力，應(yīng)該積極疏導(dǎo)老職工的心理問(wèn)題，將檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)向他們講清楚，讓從事檔案管理的老員工帶頭進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)。

3.加大資金投入、更新專(zhuān)業(yè)設(shè)備

檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)展情況直接受到資金的投入與專(zhuān)業(yè)設(shè)備的影響，但是從我國(guó)當(dāng)前的情況來(lái)看并不樂(lè)觀，主要表現(xiàn)在資金投入不到位，很多專(zhuān)業(yè)的設(shè)備都沒(méi)有得到更新，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)進(jìn)度。因此，相關(guān)部門(mén)必須引起高度重視，將檔案數(shù)字化管理工作需要的資金投入到位。在檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)設(shè)備方面又分為軟件設(shè)備與硬件設(shè)備兩個(gè)方面，在軟件方面應(yīng)該加大對(duì)專(zhuān)業(yè)軟件的研發(fā)，盡快將最新研發(fā)的、專(zhuān)業(yè)的軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理的工作中去；對(duì)于硬件設(shè)備，除了加大資金購(gòu)買(mǎi)更新以外，對(duì)于現(xiàn)有的設(shè)備也要做好防護(hù)保養(yǎng)工作，這樣不但可以延長(zhǎng)其使用的壽命，對(duì)于其提高工作效率也有很重大的影響。因?yàn)闄n案數(shù)字化管理是一項(xiàng)尚處于摸索階段的工作，因此在實(shí)際的工作中應(yīng)該認(rèn)真積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工作中的不足，這樣更有助于案數(shù)字化管理的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前國(guó)際檔案管理的大趨勢(shì)，可以有效的提高工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的很多困難。但是我國(guó)的檔案數(shù)字化管理剛剛起步，很多問(wèn)題還需要我們慢慢解決，只有加大資金投入，積極研發(fā)專(zhuān)業(yè)軟件、更新硬件設(shè)備，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，才能讓我國(guó)的檔案數(shù)字化管理取得更好的發(fā)展，讓檔案更好的為社會(huì)發(fā)展來(lái)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：江佩瓊（1961-），女，廣西梧州人，副研究館員，主要從事檔案管理學(xué)研究。

基金項(xiàng)目：本文為梧州學(xué)院2011年院級(jí)科研項(xiàng)目階段性研究成果；項(xiàng)目類(lèi)型：院級(jí)一般項(xiàng)目；項(xiàng)目編號(hào)：2011C019。