針對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理前期控制的研究

許晶

摘要：檔案是所有工作得以正常開展和進(jìn)行后期維護(hù)的重要依據(jù)之一，而且檔案本身就包含和記錄著及時(shí)，根據(jù)其內(nèi)容不僅可以總結(jié)出一定的規(guī)律，同時(shí)還能夠更好的以此來服務(wù)實(shí)際工作。況且就基建項(xiàng)目而言，檔案不僅能夠作為處理基礎(chǔ)項(xiàng)目后期問題的重要依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)槠涮峁┹^為準(zhǔn)確和確鑿的數(shù)據(jù)信息和基本參考材料。就對(duì)于基建項(xiàng)目的管理過程來說，通過前期的策劃、對(duì)中期過程的控制以及對(duì)材料和信息進(jìn)行及時(shí)歸檔的管理方式實(shí)際上是一種施工進(jìn)度和文件同時(shí)生成的，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的歸檔處理能夠更加準(zhǔn)確的保證項(xiàng)目檔案的完整性。因而在本文當(dāng)中我便會(huì)對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行具體的說明。

關(guān)鍵詞：基建項(xiàng)目；檔案管理；前期控制；研究

檔案的產(chǎn)生和管理本身就是為了對(duì)當(dāng)前的事物進(jìn)行準(zhǔn)確有效的歸納，同時(shí)也能夠幫助人們更好的指導(dǎo)未來的建設(shè)和發(fā)展。對(duì)企業(yè)而言更是如此，檔案不僅是他們進(jìn)行投資和建設(shè)的參考點(diǎn)，同時(shí)也是對(duì)權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的憑證之一。況且基建項(xiàng)目本身就包含多方面的內(nèi)容，它所需要的投資材料需要大量的資金進(jìn)行支撐，這也就涉及到了多個(gè)投資方與責(zé)任人。而且由于基建項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的時(shí)間也是非常長(zhǎng)的，因而它所涉及到的信息就比較龐雜，所以對(duì)于基建項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)明確化的檔案管理能夠更好的推動(dòng)基建項(xiàng)目的發(fā)展。如果對(duì)于信息收集不及時(shí)不僅會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案記錄的準(zhǔn)確度降低，同時(shí)還會(huì)降低基建項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值。所以基建建設(shè)方和管理方就需要提高對(duì)于信息采集的準(zhǔn)確性，保證對(duì)于前期檔案管理的有效性，才能夠真正做到為實(shí)際服務(wù)。因而在本文當(dāng)中我便會(huì)對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行具體的分析，僅希望能夠起到一些借鑒的作用。

一、基建項(xiàng)目檔案管理前期控制的特點(diǎn)

（一）全面性

基建項(xiàng)目的工作周期長(zhǎng)，所包含的文件、合同以及材料都是豐富多樣的，因而在進(jìn)行管理的時(shí)候就需要將這些內(nèi)容有條不紊的納入到檔案的前期控制當(dāng)中。況且前期的管控方式和原則直接影響工期的科學(xué)化進(jìn)程與合理性，因而企業(yè)安排專業(yè)人員對(duì)所涉及材料進(jìn)行廣泛收集和分類整理是非常重要的。所以在基建項(xiàng)目檔案管理的前期控制當(dāng)中，工作人員就需要對(duì)前期的招標(biāo)計(jì)劃書、工程整體設(shè)計(jì)理念和方案、施工單位以及責(zé)任人簽訂的合同、工程進(jìn)度的基本安排以及所甄選的材料供應(yīng)商的基本情況等信息進(jìn)行登記和歸檔。在這種全面性和明確化的檔案管理當(dāng)中不僅能夠?yàn)楹笃诠こ唐鸬揭欢ǖ闹笇?dǎo)性作用，同時(shí)還能夠在出現(xiàn)突發(fā)情況和問題時(shí)找到癥結(jié)并進(jìn)行有效的處理。

（二）及時(shí)性

就目前基建項(xiàng)目的管理者所采取的方式來看，許多企業(yè)都認(rèn)為在工程完結(jié)和竣工的時(shí)候才是需要進(jìn)行細(xì)致化檔案收集和整理的時(shí)機(jī)。但是就實(shí)際情況來看，這種后期收集的方式不僅會(huì)導(dǎo)致許多臨時(shí)性變動(dòng)的數(shù)據(jù)被忽略和遺忘，而且還有可能會(huì)直接影響到對(duì)后來工程的借鑒作用。況且檔案的整理就是為了有助于后期分析的，因而企業(yè)就應(yīng)當(dāng)充分保證對(duì)檔案管理前期控制的及時(shí)性，對(duì)于工程設(shè)計(jì)的每一次變動(dòng)，數(shù)據(jù)的每一次更新都進(jìn)行及時(shí)的記錄和歸檔，這樣在后期整理的時(shí)候才更加明確。況且基建項(xiàng)目本身比較龐雜，在進(jìn)行收集的時(shí)候所涉及的東西會(huì)很多，因而工作人員就需要根據(jù)紙質(zhì)的材料信息和實(shí)際施工和管理人員的階段性回顧和口述來完善材料內(nèi)容，這樣才能夠通過及時(shí)性的收集來保證基建項(xiàng)目檔案的完整性。

二、加強(qiáng)前期工作，提高檔案管理質(zhì)量的方法

（一）加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案的收集工作

檔案管理最基本的程序就是對(duì)于信息的收集和管理，可以說信息本身就是組成檔案的基本和核心的要素。況且由于項(xiàng)目工程本身群需要的時(shí)間就比較長(zhǎng)，因而其中可能會(huì)因?yàn)槭┕がF(xiàn)場(chǎng)問題或者是材料而對(duì)其中的一些參數(shù)進(jìn)行更改和調(diào)整，在這個(gè)過程當(dāng)中如果不能夠進(jìn)行及時(shí)的信息收集就會(huì)導(dǎo)致檔案不符合實(shí)際。況且在工程當(dāng)中的材料供應(yīng)者、購(gòu)買方和施工方并不是同一個(gè)部門，這些單位對(duì)于材料和信息的溝通本身就不能夠進(jìn)行有效的處理。況且這些內(nèi)容都是和檔案信息直接相關(guān)的，因而也就加大了對(duì)于信息收集的難度。雖然如今所采用的新式管理模式有利于提高檔案管理的整體質(zhì)量，但是同時(shí)其中信息的分類細(xì)化也會(huì)加大信息收集和整合的困難。因而數(shù)據(jù)和信息收集者就需要及時(shí)了解工程的進(jìn)展，并在這個(gè)過程當(dāng)中及時(shí)的與相關(guān)的工作人員進(jìn)行溝通，這樣才能夠更好的保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性和有效性。當(dāng)然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子設(shè)備和信息化已經(jīng)深入到了工作和管理當(dāng)中，因而在檔案管理當(dāng)中也可以通過電子平臺(tái)來進(jìn)行工作，這樣也才能夠更好的保證基建檔案工作的有效性。

（二）實(shí)行檔案管理的績(jī)效考核

檔案工作主要面對(duì)的是大量的數(shù)據(jù)和文字信息，因而在收集和處理的過程當(dāng)中難免會(huì)出現(xiàn)枯燥感。因而企業(yè)就需要對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況和效率進(jìn)行一定的約束，這樣才能夠更好的提高檔案的實(shí)用率。而績(jī)效考核作為一種有效的約束方式，因而企業(yè)就可以通過對(duì)于制度的完善和健全來加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性。所以企業(yè)就可以將此作為一種制度來對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)性的約束，當(dāng)然應(yīng)該將這種約束真正落到實(shí)處，對(duì)于考核的項(xiàng)目進(jìn)行具體的管理，保證考核是真正面對(duì)所有的企業(yè)員工，并通過這種方式來保證記錄的真實(shí)性。這樣不僅能夠真正保證基建項(xiàng)目管理的銜接性，同時(shí)還能夠避免工作人員出現(xiàn)僥幸心理而對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行模糊化的處理。因而通過這種績(jī)效考核的方式不僅能夠有效規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理的秩序，同時(shí)在后期出現(xiàn)問題時(shí)還能夠快速的尋找到問題的癥結(jié)，也才能夠更好的處理問題。

三、小結(jié)

本文是基于我對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解展開的，在文章當(dāng)中我首先介紹了基建項(xiàng)目檔案管理前期控制的兩個(gè)特點(diǎn)：全面性和及時(shí)性。之后則又從加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案的收集工作和實(shí)行檔案管理的績(jī)效考核這兩點(diǎn)說明了加強(qiáng)前期工作，提高檔案管理質(zhì)量的方法。然而宥于個(gè)人知識(shí)水平的限制，在文章當(dāng)中我并未能夠就相關(guān)問題進(jìn)行全面詳盡的分析和闡釋，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

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