“大數(shù)據(jù)”背景下高校檔案工作的轉(zhuǎn)變

趙曉莉

[摘要]大數(shù)據(jù)具有信息量豐富、資源類別多樣、資源整合大、處理速度快等特點。本文基于大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作存在的問題，提出相關(guān)的思考，轉(zhuǎn)變檔案工作理念，提升信息服務(wù)意識；加強(qiáng)檔案信息整合，提升信息收集能力；借助現(xiàn)代技術(shù)支撐，強(qiáng)化信息服務(wù)能力；優(yōu)化檔案安全措施，加強(qiáng)信息安全管理等，以實現(xiàn)高校檔案工作的新轉(zhuǎn)變。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù) 高校 檔案 轉(zhuǎn)變

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0100-02

“大數(shù)據(jù)”是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，被快速地應(yīng)用于諸多行業(yè)，并且得到人們的普遍認(rèn)同，它推動了大數(shù)據(jù)時代的快速到來。高校檔案管理工作必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作的新特點，采取有效措施，實現(xiàn)高校檔案工作的新轉(zhuǎn)變，以更好地發(fā)揮高校檔案信息資源價值。

一、大數(shù)據(jù)及其特點概述

（一）大數(shù)據(jù)提出及發(fā)展

2011年麥肯錫首次提出大數(shù)據(jù)的概念，在《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競爭和生產(chǎn)力下的一個前沿領(lǐng)域》一文中并提出了自己對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識，他認(rèn)為大數(shù)據(jù)已經(jīng)實現(xiàn)了多個領(lǐng)域的滲透，并對各個領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的影響。此后，在美國政府的推動下，《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》一文出現(xiàn)在公眾面前，掀起大數(shù)據(jù)熱潮，人們對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識逐步深入化、普及化。

（二）大數(shù)據(jù)特點

隨著大數(shù)據(jù)概念的提出，人們對大數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行了廣泛的研究，綜合人們既有的研究成果，大數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)為以下幾個特點：信息量極其豐富，從大數(shù)據(jù)時代的信息單位可以看出，從TB到P再到ZB級，這種增長趨勢并沒有出現(xiàn)停滯的跡象；信息資源類別多樣化，大數(shù)據(jù)時代，信息資源類別從傳統(tǒng)的相對單一的圖文類型向多樣化轉(zhuǎn)變，涵蓋音視頻、網(wǎng)頁資源信息、位置信息等，幾乎涵蓋了所有的類型；信息資源整合大，隨著信息資源的日益豐富，人們獲取信息的難度增大，但通過整合獲取的信息價值得到大幅度提升；處理速度得到快速提升，處理速度得到了秒級時效。

二、高校檔案信息服務(wù)提升必要性

（一）高校檔案信息服務(wù)提升是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代必然需求

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息量龐大，數(shù)據(jù)信息類型豐富，數(shù)據(jù)信息的密度卻相對偏低，信息處理速度快。大數(shù)據(jù)時代的這些特點，迫切需要高校檔案信息服務(wù)做出相應(yīng)的調(diào)整，采取有效的措施實現(xiàn)自身的新發(fā)展與提升，否則就難以順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，難以發(fā)揮高校檔案信息資源的價值。

（二）高校檔案信息服務(wù)提升是數(shù)據(jù)信息服務(wù)的時代需求

大數(shù)據(jù)時代，人們的信息獲取觀念產(chǎn)生了重大轉(zhuǎn)變，社會需要信息供體轉(zhuǎn)變信息供給方式，樹立“數(shù)據(jù)為主”的信息服務(wù)觀念。高校傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)顯然已經(jīng)難以適應(yīng)社會以“數(shù)據(jù)為主”信息服務(wù)理念，必須基于社會檔案信息服務(wù)需要，建立新型的檔案信息服務(wù)模式，順應(yīng)信息時代的需求。

（三）高校檔案信息服務(wù)提升是促進(jìn)自我發(fā)展的內(nèi)在要求

大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，資源類型豐富，高校檔案信息服務(wù)面臨著新的發(fā)展形勢。高校檔案信息傳統(tǒng)服務(wù)已經(jīng)表現(xiàn)出一定的滯后性，服務(wù)面不廣，服務(wù)缺乏靈活性、便捷性，大大制約了大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。高校檔案管理工作只有進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)水平，才能實現(xiàn)由內(nèi)而外的發(fā)展，提升檔案管理工作影響力。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作存在的問題

（一）檔案工作理念滯后

大數(shù)據(jù)是一個全新的概念，大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作首先面臨著一個思想理念滯后的問題。高校檔案管理工作的傳統(tǒng)思想理念已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展需要，必須從傳統(tǒng)思想中轉(zhuǎn)變出來，基于大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的新特點，擺脫慣性思維的影響與束縛，實現(xiàn)高校檔案管理工作理念的新發(fā)展與新突破，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作需要。

（二）檔案信息供給力弱

大數(shù)據(jù)時代一個顯著的特點是信息數(shù)據(jù)資源豐富，這就要求高校檔案管理工作能夠具有較強(qiáng)的信息供給能力。目前高校檔案信息管理系統(tǒng)存儲與分析能力明顯不足，突出地表現(xiàn)在檢索效率低，高校檔案信息不僅查全率效率不高，查準(zhǔn)率也明顯不高；信息分析能力也是一個突出問題，檔案利用形式傳統(tǒng)，基于信息分析與加工的新型信息供給能力有待提升。高校檔案工作迫切需要進(jìn)一步提升供給與服務(wù)能力，才能滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。

（三）檔案服務(wù)方式單一

高校傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式比較單一，主要以封閉式服務(wù)為主，服務(wù)消極現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏主動性。服務(wù)方式的單一化使高校檔案工作陷入了“重視信息保管、淡化信息利用”的模式，高校檔案管理內(nèi)容單一，主要以文書的形式存在，造成館藏資源的單調(diào)化，服務(wù)對象狹隘，主要服務(wù)于高校黨政行政機(jī)關(guān)；檔案資源的獲取，需要實地借閱，而且審批程序復(fù)雜。高校檔案服務(wù)方式的單一化，大大制約了檔案工作效能提升，成為大數(shù)據(jù)時代制約高校檔案工作的重要因素之一。

（四）檔案信息安全隱患

大數(shù)據(jù)對高校檔案提出了新的要求，要求構(gòu)建開放性的資源服務(wù)模式，推動檔案資源的共享。在檔案信息資源開放與共享的同時，帶來一個突出的問題，那就是檔案信息資源的安全性問題。目前基于檔案信息安全措施難以提供有效保障，盡管高校相繼開展檔案信息化建設(shè)，但是缺乏宏觀設(shè)計，導(dǎo)致建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息化程度不高，相應(yīng)的法律法規(guī)也相對滯后，明顯滯后于大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作安全需求。

四、“大數(shù)據(jù)”背景下高校檔案工作的轉(zhuǎn)變

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作理念，提升信息服務(wù)意識

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要進(jìn)一步解放思想，樹立服務(wù)理念，以更好地發(fā)揮高校檔案管理資源價值。

1.樹立開放型服務(wù)理念

大數(shù)據(jù)時代要求實現(xiàn)信息資源的共享，這就需要高校檔案管理工作，根據(jù)高校檔案工作定位，做好檔案信息資源的歸類與整理，樹立開放性服務(wù)理念，走出傳統(tǒng)的思想束縛，使檔案工作更好地服務(wù)于師生，推動高校之間檔案資源的共享與互動，實現(xiàn)高校檔案信息資源最大化效能。

2.樹立個性化服務(wù)思想

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息資源以爆炸的方式噴涌，這就需要高校檔案工作樹立個性化服務(wù)思想，進(jìn)一步提升服務(wù)意識。大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)量巨大，提升了用戶信息獲取的難度，高校要通過個細(xì)化服務(wù)，進(jìn)一步提升高校檔案資源供給的針對性，滿足用戶個性化信息需求。

（二）加強(qiáng)檔案信息整合，提升信息收集能力

高校檔案工作的一個重點是提升信息收集能力，這是發(fā)揮檔案信息資源價值的前提與基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)背景下，高校必須將信息整合作為一項重要工作，不能優(yōu)化與提升檔案信息收集能力。

1.既有信息資源建設(shè)

高校檔案工作要進(jìn)一步強(qiáng)化既有檔案信息資源的歸檔，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代要求，推動檔案資源建設(shè)的信息化水平，完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的電子化歸檔。電子歸檔過程中必須強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識，質(zhì)量意識，從而能夠有效實現(xiàn)檔案資源的共享，同時要確保檔案數(shù)據(jù)信息的信度，確保電子檔案的真實性。

2.新型信息資源整合

高校的快速發(fā)展，也產(chǎn)生了大量的新型檔案信息資源。高校要加強(qiáng)新型信息資源收集，提升信息資源采集的廣度與深度，尤其是要突破檔案資源以“行政檔案資源”為主的檔案資源采集思路，融入人物、文化、科研、歷史等豐富的檔案信息資源，還要關(guān)注媒體檔案信息資源建設(shè)，以更好地提升檔案信息收集能力。

（三）借助現(xiàn)代技術(shù)支撐，強(qiáng)化信息服務(wù)能力

大數(shù)據(jù)時代是技術(shù)滋生下的產(chǎn)物，因此高校檔案工作要強(qiáng)化信息服務(wù)能力，必須借助現(xiàn)代技術(shù)手段為支撐，實現(xiàn)檔案信息資源的增值與服務(wù)能力升級。

1.規(guī)范的數(shù)字化處理

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案工作必須借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實現(xiàn)規(guī)范的檔案資源數(shù)字化處理。新時期，高校檔案工作必須將檔案信息資源的數(shù)字化處理作為首要任務(wù)，對所有檔案完成數(shù)字化加工，提升檔案資源數(shù)字化加工的技術(shù)含量，為檔案信息資源共享奠定堅實基礎(chǔ)。

2.升級信息管理系統(tǒng)

高校檔案信息資源的價值提升需要一套與之相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，高校必須基于大數(shù)據(jù)時代的要求，對既有的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級，構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的存儲、分析能力，并且是信息管理系統(tǒng)具有相對的可擴(kuò)展性，以確保高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

（四）優(yōu)化安全措施，加強(qiáng)信息安全管理

安全是高校檔案工作要解決的一個重要問題，高校必須優(yōu)化安全措施，加強(qiáng)檔案信息安全管理。

1.提升安全技術(shù)

高校要發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)筑起第一道安全防線。高校要充分利用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，以安全及時為支撐，提升信息系統(tǒng)的安全防控能力，通過先進(jìn)的監(jiān)控技術(shù)、密碼技術(shù)、信息過濾技術(shù)等，從技術(shù)層面嚴(yán)防安全漏洞。

2.強(qiáng)化制度建設(shè)

高校檔案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大數(shù)據(jù)時代安全問題，加快安全制度建設(shè)，力求全方位地規(guī)范人們的行為，將因人為因素造成的安全危害降低到最低程度，確保高校檔案工作能夠做到有章可循，有制度可依。

總之，高校檔案工作轉(zhuǎn)變不僅是大數(shù)據(jù)時代的要求，也是自身發(fā)展的必然要求。高校檔案工作必須基于大數(shù)據(jù)時代特點與要求，進(jìn)一步提升工作主動性，使檔案工作更好地發(fā)揮自身價值，促進(jìn)高校更好、更好發(fā)展。

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責(zé)任編輯：張麗