論人事檔案實(shí)施信息化管理的思考

摘 要：目前人事檔案仍停留在實(shí)體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)。為改變這一不利局面，必須對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理，在人事檔案信息資源整合利用中不斷完善體制、法規(guī)、人才、利用等方面的建設(shè)工作，從而積累經(jīng)驗(yàn)為全民信息大數(shù)據(jù)化數(shù)字化的推進(jìn)工作而服務(wù)，人們持安全和便捷的“一卡通”得到廣泛應(yīng)用，最終建立公正公開廉潔和高度誠信服務(wù)的社會(huì)秩序與體系。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息；管理；利用；數(shù)據(jù)化

什么是人事檔案？是指組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，一個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄?！?】人事檔案，是職場人員的“第二張”身份證。在建設(shè)大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，隨著檔案信息化的工作不斷發(fā)展，人事檔案實(shí)施信息化管理成為可能。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)容量等技術(shù)的發(fā)展，用最小的載體承載最大的信息為人事檔案實(shí)施信息化提供了技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)的建設(shè)為人事檔案信息化管理的利用提供了最佳時(shí)機(jī)，在現(xiàn)階段實(shí)施人事檔案信息化管理與利用是非常有必要的，下面就人事檔案信息化建設(shè)提出思考建議：

1 規(guī)劃人事檔案信息化工作，布局和逐步推進(jìn)人事檔案信息工作開展

目前，許多單位包括政府部門的人事檔案仍停留在實(shí)體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)。因此，人事檔案作為檔案信息化工作的一個(gè)部分，應(yīng)統(tǒng)籌納入檔案信息化規(guī)劃建設(shè)范圍，在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)基礎(chǔ)上，提出人事檔案實(shí)施信息化周期建設(shè)規(guī)劃，內(nèi)容要從體制完善、法律建設(shè)、人才培養(yǎng)、管理利用等方面提出具體構(gòu)思與設(shè)想，要有指導(dǎo)性的操作程序與建議，否則人事檔案信息化工作開展沒有法理依據(jù)和實(shí)施條件。

人事檔案信息化的規(guī)劃要圍繞人事檔案信息的采集、管理、利用三個(gè)功能展開，規(guī)劃須要有可操作性和前瞻性，要為今后的信息技術(shù)高速發(fā)展預(yù)留空間。

人事檔案電子信息劃分應(yīng)以人事檔案分類的十類材料【2】分別建立履歷、自傳、學(xué)歷學(xué)位等獨(dú)立模塊，在獨(dú)立模塊下又分設(shè)單元模塊，單元模塊由細(xì)小科目組成，如履歷模塊中就需有家庭人員信息、個(gè)人信息兩塊單元模塊，單元模塊下設(shè)父母兄弟姐妹科目——姓名、性別、出生地點(diǎn)、出生日期、身份證號(hào)、國籍、職業(yè)等；個(gè)人信息下設(shè)出生醫(yī)院、指紋、血型、DNA、骨髓、脊髓、皮膚、病史、工作變遷等科目；簡而言之，科目設(shè)置應(yīng)遵循：規(guī)范、細(xì)化、保密、利用的原則。

人事檔案信息化工作是一個(gè)系統(tǒng)的復(fù)雜工程，必須動(dòng)員全社會(huì)的力量參與，需要的不僅僅是資金，還有法律制度、信息技術(shù)（軟件系統(tǒng)）方面等諸多部門配合與支持，因此必須從國家層面來考慮布局與選點(diǎn)試行。

在當(dāng)前，可選擇東部沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的省份人口較少的縣市或行業(yè)規(guī)模較大的企業(yè)進(jìn)行試點(diǎn)，當(dāng)然國家要從政策方面予以支持。前期組織相關(guān)檔案管理信息人員進(jìn)行理論政策法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，對(duì)涉及人事檔案信息實(shí)施過程涉及法律法規(guī)不能解釋的問題予以探討，提出合法的建議。后期進(jìn)行業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，進(jìn)入試運(yùn)行階段后要有跟蹤有記錄，對(duì)法律缺項(xiàng)遺漏條文要逐一登記說明情況。一個(gè)縣或一個(gè)行業(yè)人事檔案信息化管理實(shí)施成功了，就有了借鑒模式，人事檔案實(shí)施信息化就由點(diǎn)到面逐步逐級(jí)推進(jìn)開展。

2 人事檔案信息化工作重點(diǎn)是在信息采集、核對(duì)、輸錄與存儲(chǔ)等工作

在法律允許范圍內(nèi)確立信息采集途徑，一是個(gè)人自愿登記，二是在不涉及國家安全的前提下，相關(guān)單位之間實(shí)行信息共享制。在中國境內(nèi)的企事業(yè)、機(jī)關(guān)人民團(tuán)體居委會(huì)等都是人事檔案信息采集的責(zé)任主體，各級(jí)地方人力資資源保障部門或企業(yè)人資資源部門是管理機(jī)構(gòu)，只有這樣才能做到“橫到邊，縱到底，不遺漏、全覆蓋”的信息采集。對(duì)于現(xiàn)階段無法采集到信息數(shù)據(jù)欄，實(shí)行封存制度避免造假。采集信息，如人工上門采集，必須注明用仿宋體規(guī)范書寫和被采集人確認(rèn)信息方式進(jìn)行，否則將為后面核對(duì)與輸錄工作帶來不必要的時(shí)間及人工成本，同時(shí)也為信息錯(cuò)誤從源頭開始堵漏。

面對(duì)采集匯總龐大繁雜人事檔案信息，核對(duì)工作進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期，要確保核對(duì)信息準(zhǔn)確無誤，必須采取“一?！?、“二核”、“三審”、“四確認(rèn)”的工作流程與方法?！耙恍！狈謮K校正填寫文字、數(shù)字、圖片等信息；“二核”對(duì)分塊信息中異疑部分再次核對(duì)工作，如派出所核實(shí)姓名、性別、出生、籍貫、身份證號(hào)等，金融機(jī)構(gòu)核實(shí)資產(chǎn)信用；“三審”對(duì)分塊信息分塊審查審核報(bào)批；“四確認(rèn)”對(duì)分塊審查審核報(bào)批信息進(jìn)行分塊確認(rèn)，為輸錄信息工作做好數(shù)據(jù)庫源提供準(zhǔn)確真實(shí)的原始數(shù)據(jù)。

信息輸錄工作，看似簡單其實(shí)不然，信息輸錄實(shí)行保密分人分塊進(jìn)行，一人操作輸錄一人審核信息，兩人共同確認(rèn)痕跡留存，最好五人制交叉循環(huán)輸錄。信息補(bǔ)錄修改添加工作，是信息輸錄工作的一個(gè)重要組成部分，隨著時(shí)間推移信息量增加，信息需要不斷補(bǔ)錄修改添加，針對(duì)不同信息單元模塊，在資料佐證的前提下，為確保信息準(zhǔn)確安全，啟動(dòng)三人補(bǔ)錄工作系統(tǒng)程序。

信息存儲(chǔ)管理，要達(dá)到“一利用”、“二留存”、“三備份”、“四更新”的管理存儲(chǔ)模式要求。在信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的今天，人事檔案信息從采集、核對(duì)、輸錄與存儲(chǔ)等工作流程，處處留痕跡，環(huán)環(huán)監(jiān)督，可以杜絕人為造假人事檔案信息現(xiàn)象的發(fā)生。

3 人事檔案信息的利用與保密，有利于全面推進(jìn)全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活、學(xué)習(xí)及工作等領(lǐng)域使用個(gè)人的信息資料將越來越頻繁，信息需求會(huì)越來越詳細(xì)，人事檔案信息的利用就為需求建立資源共享的渠道，避免信息不對(duì)稱導(dǎo)致管理出現(xiàn)“死角”。

人事檔案信息化包括家庭信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職場招聘、保險(xiǎn)購買、信用貸款、病史記錄等，建立后為利用提供條件，一查一目了然，銀行有不良記錄不予貸款、有造假違法等記錄不予以晉升，做到快捷方便，做到節(jié)約時(shí)間和減少紙張的使用浪費(fèi)，同時(shí)提醒人們時(shí)刻不忘約束自己的不良行為，不要為自己的信息留下污點(diǎn)案底記錄，人人為建立誠信服務(wù)而努力修養(yǎng)自身品行。

在網(wǎng)絡(luò)無處不在的時(shí)代，做好保密與利用工作確實(shí)有相當(dāng)大的難度，因?yàn)閭€(gè)人信息涉及利益太多誘惑太多，可以說掌握一定量的信息就掌握一定量的客源就掌握了商機(jī)，同時(shí)也為一些不法之徒提供了可乘之機(jī)，要處理好保密利用二者之間的關(guān)系，需建立一個(gè)可控的利用環(huán)節(jié)機(jī)制和管理制度，否則就不利于推進(jìn)全民信息管理數(shù)據(jù)化建設(shè)工作。

在《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)的前提下，建議人事檔案信息利用設(shè)置1-5級(jí)查閱利用管理制度，任何單位（或個(gè)人）都可以查閱1-2級(jí)信息， 3級(jí)以上啟動(dòng)定點(diǎn)實(shí)名制與確認(rèn)申請程序，批準(zhǔn)后執(zhí)行授權(quán)加密查閱利用流程。授權(quán)加密細(xì)分五人授權(quán)和七人授權(quán)加密方式，五人授權(quán)加密驗(yàn)證啟動(dòng)獨(dú)立分塊一人查閱監(jiān)控流程，如公安司法系統(tǒng)查閱家庭信息，金融系統(tǒng)查閱資產(chǎn)信用，同時(shí)自動(dòng)留存查閱人痕跡模式；如需全面查閱個(gè)人信息資源，實(shí)行七人授權(quán)加密驗(yàn)證啟動(dòng)一人查閱系統(tǒng)。信息查閱與利用各個(gè)環(huán)節(jié)的操作鏈接，同時(shí)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)和交集的管理需求。只有這樣做，才能最小限度規(guī)避信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)人事檔案信息查閱利用實(shí)行有價(jià)收費(fèi)服務(wù)，為人事檔案信息后續(xù)維護(hù)提供部分資金保障。

人事檔案信息的實(shí)施利用中，保密的作用不可低估，因此人員的選拔與任用尤為重要，用制度來選拔政治立場、工作能力、保密意識(shí)及堅(jiān)持原則的優(yōu)秀人員來從事人事檔案信息的管理與利用工作，是一條必須堅(jiān)持的原則，是人事檔案信息不被隨意泄露的最后屏障。

加快人事檔案信息化的橫縱向建設(shè)，讓不誠信者付出“一次不誠信，處處受限”的代價(jià)。人事檔案實(shí)施信息化管理與利用過程中，總結(jié)規(guī)律與經(jīng)驗(yàn)，才能為推進(jìn)全民信息化建設(shè)提供借鑒依據(jù)，大數(shù)據(jù)數(shù)字化信息建設(shè)工作才能穩(wěn)步推進(jìn)和最終的成功，人們手持安全和便捷的“一卡通”與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)相結(jié)合而廣泛應(yīng)用，將真正建立起公正公開廉潔和高度誠信服務(wù)的社會(huì)秩序與體系。

參考文獻(xiàn)

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男編著《檔案管理學(xué)》.-3版

[2]干部人事檔案工作指導(dǎo)手冊

作者簡介

龔維洪（1971-），男，漢族，貴州省務(wù)川縣人，息烽開磷山林服務(wù)有限責(zé)任公司，助理觀員。