淺談規(guī)劃局檔案管理信息化的重要性

盧雅楠

摘 要：檔案的科學(xué)化管理對規(guī)劃局日常工作的開展有著重要意義，而科技的發(fā)展也給檔案管理帶來了新的契機(jī)。文章從規(guī)劃局對于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發(fā)進(jìn)行探討，對現(xiàn)階段信息化管理逐漸深入的原因進(jìn)行了初步的探討，在這個基礎(chǔ)上闡明了規(guī)劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃局；檔案管理；信息化；重要性

鐵嶺市地處遼寧省北部，松遼平原中段，是遼寧省14個省轄地級市之一，也是沈陽經(jīng)濟(jì)區(qū)副中心城市。鐵嶺市南與沈陽、撫順毗鄰，北與吉林省四平相連，東與撫順市清原滿族自治縣、吉林省遼源市接壤，西與沈陽市法庫縣、康平縣及內(nèi)蒙古自治區(qū)通遼市為鄰。所以說，鐵嶺市的規(guī)劃工作在遼寧甚至整個東北地區(qū)都具有一定的引領(lǐng)性作用。當(dāng)然，這對于規(guī)劃局的檔案管理也提出了更高的要求，而規(guī)劃局所做出的規(guī)劃管理首先依靠的就是檔案庫中的信息，所以說，規(guī)劃局的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息管理是極其重要的。

1 規(guī)劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.檔案管理對規(guī)劃局的重要性

我們都知道，一個市級的規(guī)劃局往往管轄著整個市區(qū)的規(guī)劃責(zé)任和義務(wù)，因此，對于規(guī)劃局來說，對于各類事項(xiàng)，無論是日常管理需要還是匯報工作的進(jìn)行，都需要一個完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產(chǎn)生了。對于規(guī)劃局來說，對內(nèi)部的檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理是其工作順利開展、合法高效運(yùn)行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權(quán)威的途徑?，F(xiàn)階段，計算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，很多領(lǐng)域都引入了計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統(tǒng)的檔案是采取紙質(zhì)存放的方式進(jìn)行儲存和管理的，這種方式記錄、儲存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規(guī)劃局的內(nèi)部管理。

2.信息化時代的來臨及深入

近些年來，互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)的發(fā)展促使人們生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革，行業(yè)的各個領(lǐng)域也都開始引入信息化工作方式，可以說，信息化管理已經(jīng)成為一種合理、高效的工作方式。在這樣的背景下，規(guī)劃局的檔案管理與信息化管理結(jié)合是大勢所趨，其一定要抓住這個機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)自身管理的變革，其自身也有必要借助以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行管理。

2.規(guī)劃局的信息復(fù)雜，系統(tǒng)也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國的糧食主產(chǎn)區(qū)、優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)加工基地和新興的煤電能源之城。產(chǎn)業(yè)復(fù)雜，信息量多這是鐵嶺市規(guī)劃局面臨的非常實(shí)際的問題，其原先那種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足這種繁復(fù)的工作，而信息收集與管理、情況核實(shí)及抽取檢查、路線分析及路線設(shè)計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復(fù)雜，但只要前期的準(zhǔn)備工作到位，這對于規(guī)劃局的總體規(guī)劃及工作開展卻有著重要意義。

2 信息化檔案管理的優(yōu)越之處

1.電子化運(yùn)行，損耗空間及資源少。

21世紀(jì)人們的生活主旋律逐漸被電子信息化所占據(jù)，與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化有著超然的優(yōu)越性、就拿傳統(tǒng)的檔案管理來說，紙質(zhì)化的管理方式，信息依附于紙張，存放也有一定的期限，但是信息化管理卻可以把大量信息的進(jìn)行存儲并實(shí)現(xiàn)電子化運(yùn)行，這在無形中就減少了空間的損耗，節(jié)約了大量的存儲空間。其次，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化還規(guī)避了傳統(tǒng)方式對檔案的自然損耗，更加有利于信息的完整化儲存，更減少了對檔案定期修護(hù)與保養(yǎng)所帶來的資源消耗，為規(guī)劃局內(nèi)部管理工作的順利進(jìn)行提供了保障，也更有利于規(guī)劃局后續(xù)管理工作的開展。

2.信息檔案調(diào)取信息極其便利

作為一個城市的規(guī)劃者，規(guī)劃局經(jīng)常需要為他人調(diào)取檔案信息，或者接收相應(yīng)的匯報，而這些信息都可能在未來的某段時間內(nèi)在檔案庫中進(jìn)行信息的抽取以及調(diào)閱。傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息檔案較多而且比較繁雜，先要在大量的檔案中找到自己需要的東西往往需要較長的時間，工作效率極其低下。而信息化檔案管理卻較好的解決了這個問題，工作人員只需要將信息錄入后在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行自動查找篩選，很容易就能調(diào)閱資料，不僅便于規(guī)劃局工作的進(jìn)行，也減少了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

3.利于實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局工作內(nèi)容的系統(tǒng)分析與管理

規(guī)劃局不僅肩負(fù)著對整個地區(qū)總體情況的規(guī)劃與控制，也擔(dān)負(fù)著當(dāng)?shù)丨h(huán)境保護(hù)的責(zé)任，而環(huán)境保護(hù)方面設(shè)計到的指標(biāo)又比較多，將各項(xiàng)指標(biāo)和觀測結(jié)果進(jìn)行整理和收集，工作量更為龐大。而現(xiàn)在，信息化數(shù)據(jù)能夠較為簡捷地實(shí)現(xiàn)這一過程，在檔案庫中利用計算機(jī)技術(shù)制作各種圖標(biāo)、進(jìn)行數(shù)據(jù)的計算，對各類形態(tài)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合處理，不僅工作效率能實(shí)現(xiàn)很大的提高，分析的結(jié)果也更具科學(xué)性，可以再最大程度上保護(hù)資源，為當(dāng)?shù)刂贫ōh(huán)境的發(fā)展策略提供數(shù)據(jù)支撐。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進(jìn)規(guī)劃局管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，更是我國發(fā)展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其必將出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)、與社會需求脫節(jié)，影響工作效率及效益。所以說，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領(lǐng)導(dǎo)層面的廣泛重視，為規(guī)劃局的管理工作打開一個新的局面。

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