規(guī)范高校差旅費(fèi)管理的策略研究

摘 要：差旅費(fèi)是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中一項(xiàng)重要的開支項(xiàng)目。在高校經(jīng)費(fèi)支出中，差旅費(fèi)也占據(jù)相當(dāng)大的比例?？梢哉f，高校差旅費(fèi)報(bào)銷管理會(huì)給高校資金使用、財(cái)務(wù)安全帶來直接影響，因此，差旅費(fèi)報(bào)銷管理也成為高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。文章結(jié)合高校差旅費(fèi)報(bào)銷和管理方面存在的問題，探討了問題的原因，并提出了解決這些問題的策略，以期能為高校差旅費(fèi)管理提供理論參考。

關(guān)鍵詞：高校 差旅費(fèi) 管理 策略

中圖分類號(hào)：F230

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）09-224-02

差旅費(fèi)是因公務(wù)出差的工作人員在外產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和伙食補(bǔ)助費(fèi)等各項(xiàng)公雜費(fèi)的總稱。隨著我國高等教育發(fā)展，高校教職工參加培訓(xùn)與外出學(xué)習(xí)、調(diào)研的機(jī)會(huì)越來越多，各種學(xué)術(shù)交流活動(dòng)也日益頻繁，高校差旅費(fèi)支出數(shù)目也不斷高升。近年來，隨著《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》實(shí)施，許多高校的超旅費(fèi)管理方法也日益完善。但是，整體來看，高校差旅費(fèi)管理仍存在許多問題，這不得不引起我們的關(guān)注。

一、高校差旅費(fèi)管理過程

高校差旅費(fèi)開支范圍包括教職工因公出差發(fā)生的合法有效的機(jī)票、船票、車票、住宿費(fèi)等。高校差旅費(fèi)管理過程主要包括三部分，分別是借款環(huán)節(jié)、財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)、會(huì)計(jì)結(jié)算和報(bào)銷環(huán)節(jié)。其中，在借款環(huán)節(jié)，教職工需要按照學(xué)校規(guī)定填寫借款單，借款單填好后還要請(qǐng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。然后在財(cái)務(wù)人員做賬后，教職工方能領(lǐng)取現(xiàn)金或收到銀行卡轉(zhuǎn)賬。高校差旅費(fèi)財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是，因公出差人員出差歸來后，填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，在貼存單上粘貼相關(guān)票據(jù)。然后在票據(jù)粘貼完畢后由審批單位、經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字，再交給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員驗(yàn)算后得出應(yīng)報(bào)銷差旅費(fèi)金額，最后再交給財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。在會(huì)計(jì)結(jié)算環(huán)節(jié)和報(bào)銷環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員起著重要作用，他們不僅要做賬、進(jìn)行差旅費(fèi)結(jié)算，還要通知報(bào)銷人領(lǐng)取或交回現(xiàn)金，至此，差旅費(fèi)整個(gè)借支、報(bào)銷過程才算結(jié)束。

二、高校差旅費(fèi)管理中出現(xiàn)的問題及原因

（一）費(fèi)用超標(biāo)，雙重報(bào)銷現(xiàn)象嚴(yán)重

高校教職工出差交通費(fèi)、住宿費(fèi)是差旅費(fèi)的構(gòu)成，也是差旅費(fèi)報(bào)銷主要項(xiàng)目。關(guān)于差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，各高校都有明確的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)定出差人員在交通和住宿方面要遵守高校規(guī)定等級(jí)，不符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的不予報(bào)銷。不過，在差旅費(fèi)管理中，指定費(fèi)用超標(biāo)現(xiàn)象仍舊是極其常見。就以交通費(fèi)來講，許多學(xué)校都規(guī)定出差人員要按照規(guī)定等級(jí)選擇、乘坐交通工具，否則超支部分由個(gè)人自理。但是一些教職工在出差時(shí)，時(shí)間較緊，符合學(xué)校規(guī)定級(jí)別的車票已經(jīng)售完，所以他們要么按照職稱較高的教師標(biāo)準(zhǔn)來購票，要是選擇其他交通方式，并且在自付部分票款上，他們經(jīng)常會(huì)有意見。為了安撫他們，學(xué)校只能為他們支付這些費(fèi)用。雖說差旅費(fèi)數(shù)額大小與出差路途遠(yuǎn)近、天數(shù)密切相關(guān)，但是，那些在大型景區(qū)和旅游城市辦的學(xué)習(xí)班、研討會(huì)等，所需費(fèi)用會(huì)更多，與會(huì)者的差旅費(fèi)支開支也會(huì)隨之增多。一些高校雖然規(guī)定有接待費(fèi)的，不再發(fā)伙食補(bǔ)助費(fèi)，但是許多人仍舊會(huì)違反規(guī)定，要求接待費(fèi)和伙食補(bǔ)助費(fèi)雙重報(bào)銷。在這些情況下，指定費(fèi)用超標(biāo)也在所難免。

（二）報(bào)銷范圍被人為擴(kuò)大

所謂報(bào)銷范圍被人為擴(kuò)大指，許多高校雖然明文規(guī)定了哪些差旅費(fèi)、哪種范圍的差旅費(fèi)可以報(bào)銷。但是，許多教職工在出差途中，經(jīng)常會(huì)因公務(wù)而在傳真、郵費(fèi)、通訊上有所花費(fèi)，而這些費(fèi)用又不在學(xué)校所規(guī)定的可報(bào)銷范圍之內(nèi)。為了減少個(gè)人“損失”，一些教職工就會(huì)通過多開住宿費(fèi)、虛報(bào)出差天數(shù)等手段，變相報(bào)銷這些費(fèi)用。如此這般，學(xué)校差旅費(fèi)報(bào)銷范圍就被人為擴(kuò)大。此外，在差旅費(fèi)報(bào)銷中，這種現(xiàn)象也極為常見：一些教職工去旅游勝地或等景區(qū)去出差時(shí)，不僅會(huì)要求報(bào)銷路費(fèi)，還會(huì)將景區(qū)門票、手續(xù)費(fèi)甚至購物票據(jù)、酒水招待費(fèi)等夾在可報(bào)銷票據(jù)中要求報(bào)銷，或故意拖延出差時(shí)間，借公費(fèi)旅游。這種公私不分的行為，只能損害學(xué)校利益，按理說不能縱容，要堅(jiān)決抵制的，但是，仍有一些領(lǐng)導(dǎo)干部、財(cái)會(huì)人員會(huì)大講人情，只要票據(jù)屬實(shí)即給報(bào)銷。長(zhǎng)此以往，也助長(zhǎng)那些鋪張浪費(fèi)、假公濟(jì)私的不良行為。

（三）出差借款備用金積壓嚴(yán)重

根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定，教職工出差前可先向?qū)W校借款，出差完成任務(wù)后再報(bào)銷沖賬手續(xù)。但是，由于差旅申請(qǐng)、審批、報(bào)銷流程繁瑣，所以許多教職工出差回來后，都來不及還款沖賬，導(dǎo)致差旅費(fèi)借款嚴(yán)重?cái)D壓，進(jìn)而給學(xué)校造成經(jīng)濟(jì)損失。一些教師甚至離職后，還在之前任職的學(xué)校欠有借款。造成這一現(xiàn)象的原因有：有的人借領(lǐng)導(dǎo)不在單位不能簽字之際，故意拖欠借款。再就是教職工出差頻繁，出差人次較多，這次還款沖賬尚未完成，下一次出差任務(wù)已經(jīng)開始，資金積壓在所難免。

三、規(guī)范高校差旅費(fèi)管理的策略

（一）建立健全差旅制度，修改報(bào)銷條例

在2015年高校財(cái)務(wù)工作會(huì)議上，國家教委明確指出：要向管理要效益，務(wù)必加強(qiáng)教育經(jīng)費(fèi)管理，提高教育投資效益。這就要求高校相應(yīng)號(hào)召，以制度建設(shè)入手，針對(duì)制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)等差旅費(fèi)管理現(xiàn)象，在管理上多下功夫。如高校要按照上級(jí)文件規(guī)定，對(duì)學(xué)校差旅費(fèi)管理進(jìn)行科學(xué)安排，明確差旅費(fèi)報(bào)銷范圍、付款方式、開支程序，制定適合學(xué)校的差旅費(fèi)管理制度。通常來說，學(xué)校差旅費(fèi)管理制度要包括以下條款：教職工出差審批程序與工作職責(zé)；交通工具、住宿標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別與選擇；信用卡和現(xiàn)金使用條款，出差餐飲、通訊費(fèi)用、交通費(fèi)用條款；差旅費(fèi)報(bào)銷程序等。在此基礎(chǔ)上，高校還要在現(xiàn)有差旅費(fèi)管理制度的基礎(chǔ)上，修改完善差旅費(fèi)報(bào)銷條例。即高校要根據(jù)當(dāng)前消費(fèi)水平，認(rèn)真審核學(xué)校差旅費(fèi)自出標(biāo)準(zhǔn)是否過低，然后秉承“適當(dāng)補(bǔ)助”原則，根據(jù)出差天數(shù)長(zhǎng)短適當(dāng)增加因公外出人員的通訊費(fèi)、交通費(fèi)，如出差20天之內(nèi)的補(bǔ)助多少錢，30天的補(bǔ)助多少錢。這樣不僅可以避免相關(guān)費(fèi)用共報(bào)銷不符合規(guī)定等問題，還可以使一部分暗中報(bào)銷的差旅費(fèi)變?yōu)閳?bào)銷范圍之內(nèi)的差旅費(fèi)，嚴(yán)肅差旅費(fèi)報(bào)銷制度。與此同時(shí)，還可以減少公差人員營私舞弊、弄虛作假的行為，提高出差效率。

（二）狠抓差旅費(fèi)超標(biāo)問題

對(duì)于各行各業(yè)來說，差旅費(fèi)超標(biāo)都是一個(gè)普遍性的問題，但是，這個(gè)問題并不是不能解決的。學(xué)校可以任命一名負(fù)責(zé)人專門負(fù)責(zé)教職工差旅費(fèi)管理，賦予該負(fù)責(zé)人以下職責(zé)：參與差旅費(fèi)管理制度制定工作，確保差旅費(fèi)管理制度有效運(yùn)行和實(shí)施；負(fù)責(zé)向教職工宣講學(xué)校的差旅費(fèi)管理制度，在學(xué)校規(guī)定和教職工之間起到一個(gè)媒介作用，使教職工對(duì)學(xué)校差旅費(fèi)管理制度、對(duì)該負(fù)責(zé)人的工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)和了解，讓他們從心理上重視、服從學(xué)校管理；對(duì)教職工差旅活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管，包括差旅費(fèi)產(chǎn)生過程監(jiān)管、報(bào)銷管理等，提高差旅工作質(zhì)量和差旅費(fèi)管理的有效性。安排專門的差旅費(fèi)管理負(fù)責(zé)人，不過是控制高校差旅費(fèi)超標(biāo)問題的第一步。高校差旅費(fèi)報(bào)銷一般都需要各院系領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，但是在差旅費(fèi)結(jié)算上，許多高校施行的都是年終結(jié)算法。這顯然是與財(cái)務(wù)專款專用原則相違背的。為了解決差旅費(fèi)超標(biāo)問題，高校要本著?？顚Ｓ迷瓌t，定期對(duì)差旅費(fèi)支出狀況進(jìn)行審核，同時(shí)要求各院系在年初對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行科學(xué)預(yù)算，在日常支出中開源節(jié)流，禁止超標(biāo)，一旦差旅費(fèi)用完，拒不再批。

（三）增加差旅費(fèi)使用與管理透明度

公務(wù)卡支付是一種現(xiàn)代支付結(jié)算工具，也是一種新型的財(cái)務(wù)結(jié)算方式。公務(wù)卡指預(yù)算單位工作人員持有的、用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷的信用卡。公務(wù)卡具有攜帶方便、使用便捷、透明度高等特點(diǎn)。利用公務(wù)卡結(jié)算的好處有：支付行為、實(shí)際消費(fèi)項(xiàng)目和金額都有據(jù)可查，入賬和出賬的渠道都公開透明；減少了現(xiàn)金支付結(jié)算，避免賬目模糊。在信用支付時(shí)代，交通購票、餐飲、住宿等都可以利用信用卡來支付。因此，高校要根據(jù)時(shí)代發(fā)展，對(duì)信用卡的全面性進(jìn)行分析和研究，大力提倡公務(wù)卡結(jié)賬消費(fèi)，這樣不僅可以提高學(xué)校差旅費(fèi)和資金使用效率，還可以因公出差人員攜帶現(xiàn)金出行的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于學(xué)校教職工來說，信用卡支付的好處就是在差旅費(fèi)預(yù)支、報(bào)銷方面省去了很多麻煩。如在出差前不用再預(yù)借現(xiàn)金，出差時(shí)不用再擔(dān)心攜帶現(xiàn)金出行風(fēng)險(xiǎn)，只需憑借發(fā)票和刷卡憑證就可以進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷，學(xué)校只需將錢打到信用卡即可。需要注意的的，利用會(huì)務(wù)卡來結(jié)算差旅費(fèi)的前提是，學(xué)校要選擇常用的商務(wù)信用卡發(fā)卡行，要與之簽署公務(wù)卡服務(wù)協(xié)議，還要制定專門的會(huì)務(wù)卡管理辦法，由專人對(duì)信用卡信息進(jìn)行管理，如辦卡、注銷等。此外，高校還要明確信用卡的用途、額度、適用范圍、還款及利息承擔(dān)等相關(guān)事項(xiàng)，避免因?yàn)樾庞每ㄊ褂貌划?dāng)而給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)損失。

（四）提高財(cái)會(huì)人員的整體水平

財(cái)會(huì)人員的管理水平、責(zé)任意識(shí)，會(huì)給高校差旅費(fèi)管理工作乃至財(cái)務(wù)管理工作帶來直接影響。因此，高校要重視和加強(qiáng)財(cái)會(huì)隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)的財(cái)會(huì)人員，建設(shè)高質(zhì)量的財(cái)會(huì)管理隊(duì)伍。具體來說，高校首先要重視財(cái)會(huì)隊(duì)伍建設(shè)與培養(yǎng)，根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)管理需要招聘專業(yè)財(cái)務(wù)人員，對(duì)應(yīng)聘者的年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)有一定的要求，提高財(cái)會(huì)人員準(zhǔn)入門檻。其次，高校在財(cái)會(huì)隊(duì)伍管理方面，要以培養(yǎng)財(cái)會(huì)人員良好的職業(yè)素質(zhì)為首要任務(wù)，定期召開針對(duì)財(cái)會(huì)管理技能培訓(xùn)、知識(shí)講座，要求財(cái)會(huì)人員樹立愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信的職業(yè)觀，依法履行管理職責(zé)，樹立終身學(xué)習(xí)理念，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)財(cái)經(jīng)法規(guī)政策，以滿足高校財(cái)會(huì)管理工作需求。如有可能，高校還要加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員再教育，為財(cái)會(huì)人員繼續(xù)教育提供更加有力的支持，如請(qǐng)社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來校為財(cái)會(huì)人員輔導(dǎo)講課，為財(cái)會(huì)人員參加上級(jí)主管部門的學(xué)習(xí)提供更多時(shí)間，定期組織財(cái)會(huì)人員外出參觀學(xué)習(xí)，與其他高校寫手開展學(xué)術(shù)討論和業(yè)務(wù)交流，以提高財(cái)會(huì)隊(duì)伍的整體管理水平。

綜上所述，差旅費(fèi)是學(xué)校的一項(xiàng)經(jīng)常性的支出，在高校財(cái)務(wù)管理難度不斷加大的情況下，建立科學(xué)合理的差旅費(fèi)報(bào)銷制度、規(guī)范高校差旅費(fèi)管理是很有必要的。因此，高校要將差旅費(fèi)管理當(dāng)做財(cái)務(wù)管理重點(diǎn)工作來抓，不斷探索差旅費(fèi)管理新方法、新路徑，確保高校財(cái)務(wù)管理工作有序進(jìn)行。

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（作者單位：中國人民武裝警察部隊(duì)學(xué)院 河北廊坊 065000）

（作者簡(jiǎn)介：金海燕，中級(jí)會(huì)計(jì)師，主要從事高校公用經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)管理等工作。）

（責(zé)編：賈偉）