機關(guān)照片檔案管理工作淺談

姚曉姍

檔案工作是人民銀行辦公室工作當(dāng)中的一項重要基礎(chǔ)性工作，昆明中支歷來高度重視。而照片檔案作為一種隨科技發(fā)展而產(chǎn)生和變化的新型檔案，具有客觀性、直觀性、形象性等特點，已逐漸發(fā)展成為昆明中支檔案家族中的重要一員。2015年下半年以來，昆明中支在建立檔案人才隊伍的基礎(chǔ)上，通過加強照片檔案重要環(huán)節(jié)的管理，照片檔案管理工作取得明顯成效。

一、昆明中支照片檔案管理的主要做法

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視

一是中支領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作。一直以來，中支領(lǐng)導(dǎo)在攝影器材購買、檔案人員培訓(xùn)等方面給予了大力支持，并對照片檔案為中心工作服務(wù)所發(fā)揮的作用給予了充分的認(rèn)可。

二是辦公室負(fù)責(zé)人照片檔案意識高，不定期對照片檔案工作進行提醒、督促和檢查，并提出一些好的建議，有力推動了昆明中支照片檔案工作的開展。

（二）建立檔案人才隊伍

一是建立檔案聯(lián)系人制度，充分發(fā)揮檔案聯(lián)系人的樞紐作用。2014年，昆明中支要求各處室確定一名檔案聯(lián)系人，明確檔案聯(lián)系人具有協(xié)助辦公室做好檔案工作的職責(zé)，并在日常工作中對檔案聯(lián)系人加強宣傳，從而切實提高處室的照片檔案意識，尤其是在拍攝、移交照片方面的主動意識。

二是建立攝影人才隊伍，不斷提高拍攝者的攝影水平。2010年，昆明中支組織成立了攝影興趣小組，并通過不定期組織小組攝影活動、邀請攝影專家授課等形式，不斷提高小組成員的攝影水平。

（三）加強照片檔案重要環(huán)節(jié)管理

1.照片搜集環(huán)節(jié)。一是安排專人在重大活動中承擔(dān)拍攝工作，保證重要照片資料無缺失。二是在主辦處室主動移交的基礎(chǔ)上，由辦公室檔案工作人員根據(jù)行領(lǐng)導(dǎo)重要活動、各處室工作動態(tài)等信息，督促處室及時移交照片，盡量做到照片資料無遺漏。

2.整理歸檔環(huán)節(jié)。一是認(rèn)真篩選照片。篩選時綜合考慮拍攝角度、遠(yuǎn)近、背景（自我說明性）、清晰度等因素。篩選出來的照片數(shù)量一般控制在5張以內(nèi)，重要事件照片數(shù)量可適當(dāng)增加。篩選完成后，不立即刪除原始照片，而是盡可能保存，并在文件夾名稱中注明時間、主題等基本信息，以防后期有利用需求。

二是合理設(shè)計照片檔案目錄。為方便后期的查詢利用，昆明中支照片檔案電子目錄采取EXCEL形式，主要包括編號、移交時間、移交處室、移交人、文字說明、主要人物、拍攝日期、拍攝地點、攝影者、備注等要素，每一項要素都單獨分列登記。為方便后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，目錄中的編號按照“事件順序號-照片順序號”的格式進行登記，例如：第183項事件共篩選出2張照片，其編號依次為“0183-01”、“0183-02”。為完整記錄人物信息，目錄中的主要人物是按照“姓名（時任職務(wù)，位置信息）”的格式進行登記，例如：“XXX（昆明中支副行長，左二）”表達的是“照片左邊的第二個人是昆明中支的XXX副行長”。

三是按照“搜集一件整理一件”的原則及時做好照片整理和目錄登記工作。遇特殊情況無法及時整理時，則先記錄好照片的時間、地點、主題等基本信息。進行整理時，篩選出來的照片以對應(yīng)的編號命名，且每項事件的第一張照片按照“編號+文字說明”的格式進行命名，以方便瀏覽電子照片時可直接獲知主題信息。進行目錄登記時，編號、文字說明、主要人物、拍攝日期、拍攝地點等基本要素內(nèi)容務(wù)必準(zhǔn)確完整。此外，進行EXCEL操作時，應(yīng)避免使用“合并單元格”操作，以防為后期的查詢利用帶來不便。

3.照片備份環(huán)節(jié)。目前，昆明中支暫無照片檔案系統(tǒng)，歸檔的電子照片和電子目錄統(tǒng)一保存在檔案管理人員工作電腦中。為做好電子照片備份工作，昆明中支對電腦中照片檔案和目錄以光盤形式進行備份，并在光盤上注明所備份照片的起止編號。此外，為應(yīng)對光盤使用壽命較短的缺陷，昆明中支計劃以硬盤形式進行二次備份。

4.檔案利用環(huán)節(jié)。進行照片檔案查詢時，可充分利用EXCEL表格的“查詢”“篩選”“排序”等功能。對于敏感類、與中支（及以上）領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的照片利用，要嚴(yán)格履行檔案利用手續(xù)。試探性地開展了數(shù)碼照片檔案管理工作。目前，我行在業(yè)務(wù)網(wǎng)站“圖片新聞”中，掛放著行領(lǐng)導(dǎo)主要工作動態(tài)和各職能部門重要工作情況的數(shù)碼照片，供大家動態(tài)閱覽。但這只是數(shù)碼照片，還沒有成為數(shù)碼照片檔案，為了留存歷史資料，檔案員及時將“圖片新聞”中的數(shù)碼照片拆離保存，同時，為每張數(shù)碼照片編寫簡要文字說明，拍攝時間及拍攝人，給每張數(shù)碼照片編制了檔號，即：類目號+年度+件號，將《數(shù)碼照片檔案目錄》錄入了電子檔案系統(tǒng)。目前已整理出2006年至2012年數(shù)碼照片檔案共5128余幅，一方面平時就完成了收集整理數(shù)碼照片檔案，另一方面方便了全行工作人員的查詢、利用數(shù)碼照片檔案。

二、檔案管理的主要成效

（一）增強了照片檔案收集意識

全省各級行開始將照片檔案納入本行綜合檔案，實行集中統(tǒng)一管理。目前全轄共擁有照片檔案近4萬張（其中數(shù)碼照片近3萬張）。時間從1999年～2011年，其中近3年的照片占80%。

（二）規(guī)范了照片檔案整理

傳統(tǒng)照片檔案的整理，大多都采用“年度—問題（事由）”分類法，于次年統(tǒng)一歸檔，檔案由底片、照片和文字說明三部分組成，按接收先后順序編制案卷號，卷內(nèi)照片按照規(guī)定編制檔號，按照順序裝入照片檔案盒。對數(shù)碼照片，還未作系統(tǒng)整理。

（三）加強了照片檔案保管

照片檔案一律按照永久期檔案進行保存，配備了照片檔案專用柜，按年度、案卷號順序號統(tǒng)一排列存放在專用柜中。

（四）促進了照片檔案開發(fā)利用

照片檔案已被廣泛運用在我們的中心工作中：工作研究、編史修志、開展愛國主義教育、編印出版物、對外宣傳等，這不僅能從中了解央行的發(fā)展歷史，還能給人們留下直觀形象的歷史再現(xiàn)和藝術(shù)審美享受，給后人以啟迪。對照片檔案利用的管理，做到與文書檔案統(tǒng)一管理，借閱利用照片檔案時，能按檔案管理辦法要求辦理相關(guān)借閱手續(xù)，確保檔案安全完整。

三、加強照片檔案管理工作的幾點建議

（一）加強宣傳、提高意識

使大家樹立“檔案工作，人人有責(zé)”的思想，把自己手中珍貴的檔案信息資源提供給檔案室，永遠(yuǎn)保存下來，傳承下去，為曾經(jīng)的過去留下美好的瞬間，從而提高全員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

（二）以人為本，強化素質(zhì)

做好照片檔案工作主要取決于兩個部門的人員素質(zhì)，一是負(fù)責(zé)攝影部門的人員素質(zhì)，負(fù)責(zé)攝影的人員在具有較高攝影技術(shù)的同時，還要具有較強的責(zé)任心，每次在完成拍攝后，及時按照照片檔案管理辦法有關(guān)照片檔案歸檔與整理的要求，進行相應(yīng)的整理操作：記錄拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等信息，主要人物姓名及職務(wù)；對照片進行一定程度的挑選，將具有保存價值的照片保留，其他照片刪除；編寫文字說明，按照照片事由，編寫相應(yīng)的文字說明；刻制光盤，填寫移交清單，及時辦理移交，移交分為定期或隨時兩種方式。二是檔案管理人員素質(zhì)，檔案管理人員是檔案的忠實捍衛(wèi)者，擔(dān)負(fù)著收集、整理、保管和為人們提供利用的神圣使命，檔案工作者對責(zé)任的理解更加深入，對檔案歷史使命認(rèn)識的更加透徹，檔案工作者通過自己的努力讓更多的人意識到，一個單位在全力向前奔跑的時候，是“檔案”留下了其身后的腳步。因此，“檔案”要求其工作人員要達到“政治過硬、素質(zhì)優(yōu)良、責(zé)任心強”，對收集到的每一份檔案資料進行系統(tǒng)整理，以照片檔案為例，整理照片檔案要進行以下操作：劃分類別：將照片按照“年度—問題（事由）”進行分類；編制照片號：對已分好類，排好序的照片，按規(guī)定依順序進行編號；入冊：按照分類、排列、編號的順序?qū)⒄掌饛埐迦胝掌瑑缘男卷撝?，組成照片冊；填寫照片的文字說明：在每一組照片之前統(tǒng)一加一條標(biāo)題，概括說明本組照片的內(nèi)容，每一張照片根據(jù)不同情況寫出文字說明，文字說明除六要素外，還要寫上照片號；填寫備考表，編制冊內(nèi)目錄、案卷目錄、加蓋檔案盒卷脊、入庫，才算完成對一份照片由資料到檔案的轉(zhuǎn)換。因此，只要攝影人員與檔案人員都能明確自己肩負(fù)的職責(zé)，盡心履行自己的職責(zé)，再加上雙方相互密切配合，我們的照片檔案工作會步入新軌道。

（三）整章建制，強化落實

對產(chǎn)生的照片材料從收集、整理到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止流失，杜絕歸為己有。對照片檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。并認(rèn)真落實各項制度，強化規(guī)范管理。最大限度的收集照片資料，并將落實《照片檔案管理辦法》的情況納入全行年終目標(biāo)考核，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保照片檔案歸檔質(zhì)量。強化制度的執(zhí)行力。

（四）創(chuàng)造條件，妥善保管

隨著數(shù)碼照相設(shè)備的普及，收集照片更加便捷豐富。當(dāng)前需要重點做好歷史膠片、紙質(zhì)照片的電子化工作。一是對一些破損或老化的傳統(tǒng)照片，可以掃描進電腦，進行修復(fù)和處理，以達修復(fù)和保護，確保照片檔案的完整性和永久性。二是建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，利用相應(yīng)的軟件對照片進行管理，三是對已經(jīng)歸檔的電子照片檔案，應(yīng)刻錄成光盤或用大容量移動硬盤進行保存，以防被篡改或損壞，確保照片檔案的安全、完整和有效利用。