淺析檔案管理信息化技術(shù)

李劍飛

摘 要：在社會發(fā)展過程中，檔案作用重大，尤其是隨著科技水平的不斷，信息化技術(shù)應(yīng)用其中，使得檔案管理水平呈現(xiàn)上升的趨勢。在會計電子檔案的發(fā)展代表了檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，但是，在實際的檔案管理中，仍存在一些不足和問題，需要強(qiáng)化信息技術(shù)的管理，真正實現(xiàn)二者的有機(jī)融合。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化技術(shù)；融合

社會的發(fā)展使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高，在現(xiàn)代化的檔案管理中，計算機(jī)信息技術(shù)至關(guān)重要，只要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，才能滿足新時期檔案管理工作的實際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設(shè)，注重設(shè)備更新和管理，在根本上實現(xiàn)對檔案管理的有力支持。

1 全面分析信息技術(shù)背景下檔案管理的主要特征

對于檔案管理工作，需要緊跟時代步伐，這也是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展方向?，F(xiàn)代化檔案管理的基本要求及時要提高標(biāo)準(zhǔn)化的層次，形成標(biāo)準(zhǔn)的觀念，這就需要重視計算機(jī)信息技術(shù)，在當(dāng)前的會計檔案發(fā)展中，會計信息全面實現(xiàn)了數(shù)字化，極大方便了會計日常工作，有利于會計檔案利用效率的提升，推動信息化建設(shè)速度，實現(xiàn)與相關(guān)系統(tǒng)的有效整合，更好地實現(xiàn)資源的共享。但是，數(shù)字化的會計信息會出現(xiàn)被修改的問題，甚至出現(xiàn)泄密，這主要源于信息儲存的介質(zhì)，一旦出現(xiàn)病毒，大量檔案信息會出現(xiàn)損壞或者丟失，系統(tǒng)的穩(wěn)定性被破壞，會計檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)不同程度的毀壞。因此，在信息化環(huán)境下，會計檔案信息集中性較強(qiáng)，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時，修改的痕跡又同時消失，很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整恢復(fù)。因此，在信息環(huán)境下，會計檔案在彰顯優(yōu)勢的同時，也存在不足，需要正確對待，加強(qiáng)管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發(fā)揮作用。

2 對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1 檔案形式仍依賴紙質(zhì)形式

在當(dāng)前的檔案管理中，紙質(zhì)形式應(yīng)用仍較為普遍。在會計領(lǐng)域，原始憑證使用的仍是紙質(zhì)的，其具有較高的真實性與準(zhǔn)確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質(zhì)很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會計原始憑證需要保存的時間較長，對使用者的查詢造成阻礙，需要較大的存儲空間。

2.2 檔案管理的模式仍比較傳統(tǒng)

在當(dāng)前的會計檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統(tǒng)，需要進(jìn)行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質(zhì)和電子檔案出現(xiàn)相分離的情況，很難實現(xiàn)對相關(guān)資源的有效整合。同時，大量會計信息資源的存儲會占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發(fā)展需要。

2.3 檔案的安全性有待提升

對于數(shù)字檔案而言，其存在的介質(zhì)是網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，這也是安全問題比較集中的地方。首先，對于紙質(zhì)檔案，長時間、重復(fù)使用會造成檔案本身的損壞，而對于電子信息形成的檔案，在保留的同時，還要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的保存，使得資料檔案的安全系數(shù)降低，很容易被修改。其次，在信息技術(shù)的應(yīng)用中，如果忽視權(quán)限以及相關(guān)的安全軟件，很難實現(xiàn)信息可靠性的保證，系統(tǒng)面臨威脅和風(fēng)險。再次，在電子檔案管理中，一旦出現(xiàn)人為因素的破壞，就會引發(fā)電子檔案的失真情況。

3 如何將信息化技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理中

3.1 正確認(rèn)識信息化技術(shù)在檔案管理中的價值

面對飛速發(fā)展的信息技術(shù)，需要會計領(lǐng)域?qū)嫏n案管理思想和理念進(jìn)行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術(shù)落到實處。要提高對會計檔案信息化建設(shè)的重視程度，強(qiáng)化管理的規(guī)范性，推動會計檔案管理日益法制化。

3.2 加大會計檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

為了有效推動會計檔案信息化建設(shè)，要重視人才隊伍建設(shè)。在遵循相關(guān)法律法規(guī)的同時，維護(hù)檔案的真實性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術(shù)以及管理模式方案的問題，發(fā)揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實現(xiàn)服務(wù)品質(zhì)的提升。為此，要加強(qiáng)對會計檔案管理人員的培訓(xùn)和教育。

3.3 重視會計檔案信息化管理的相關(guān)設(shè)施的投入

為了推動會計檔案信息化建設(shè)，適合設(shè)施、設(shè)備和軟硬件必不缺少。在進(jìn)行電算軟件選擇的時候，最佳的狀態(tài)是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類型，同時，要積極進(jìn)行信息環(huán)境下，會計檔案管理各種制度的完善。同時，要適當(dāng)加大投入，購進(jìn)更加先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，發(fā)揮先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，保證信息存儲狀態(tài)安全性，更好地發(fā)揮系統(tǒng)之間資源的共享性，在根本上推動檔案管理的科學(xué)性。

3.4 重視會計檔案管理信息平臺的建設(shè)

為了更好地促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，要重視對檔案管理信息化平臺建設(shè)，需要立足人員使用的習(xí)慣，同時，又要保障檔案的立體性、動態(tài)性與可靠性。借助會計檔案管理信息平臺，能夠使得相關(guān)單據(jù)的連續(xù)性傳遞，發(fā)揮電子單據(jù)的作用，減少紙質(zhì)單據(jù)的使用，在根本上為檔案信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.5 重視風(fēng)險防范體系的建立，維護(hù)電子檔案信息的安全性

防火墻技術(shù)的應(yīng)用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，同時，要注重對工作流程、環(huán)節(jié)等的管理，保證會計信息運(yùn)行的穩(wěn)定性與安全性。系統(tǒng)管理人員需要做好流程管理，這是維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，能夠維持會計電子檔案的真實性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學(xué)性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個環(huán)節(jié)和內(nèi)容，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置電子檔案數(shù)據(jù)中心，強(qiáng)化權(quán)限體系的建設(shè)，借助內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全性的提升，同時，要做好相關(guān)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)。

3.6 將電子文件管理系統(tǒng)引入會計檔案管理領(lǐng)域

為了更好地促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，會計檔案管理的改革要突破內(nèi)部的調(diào)整范圍，需要向前段擴(kuò)張，也就是說，要實行文檔一體化建設(shè)?？梢砸霑嫏n案電子文件管理系統(tǒng)，針對電子文件，直到對其進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)處理，最終形成會計電子檔案，滿足對會計檔案的管理和應(yīng)用，借助網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對會計文件整個過程和周期的控制與管理。

3.7 實現(xiàn)檔案管理一體化

在當(dāng)前的檔案管理中，計算機(jī)發(fā)揮了重要的作用，借助計算機(jī)，實現(xiàn)對文件的有機(jī)聯(lián)系，實現(xiàn)不同類型的系統(tǒng)處理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，逐步實現(xiàn)對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。因此，檔案管理一體化建設(shè)十分重要，有利于提升檔案的利用時效。同時，借助計算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件的快速檢索，提高準(zhǔn)確性，不需要進(jìn)行文件的一一查閱。為了更好地實現(xiàn)檔案管理一體化建設(shè)，要依靠計算機(jī)進(jìn)行資料的加工，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)傳輸，滿足使用者的需求。這也就在根本上使得檔案管理部門由管理型向服務(wù)性轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)束語

綜上，信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得會計檔案管理工作彰顯信息化的特點，借助電子化管理，能夠更好地發(fā)揮會計信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮其自身的優(yōu)勢，更好地服務(wù)與社會。

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