新時(shí)期提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略研究

徐薇

摘 要：當(dāng)今社會(huì)信息和網(wǎng)絡(luò)十分發(fā)達(dá)，而且信息網(wǎng)絡(luò)也逐步滲透到不同領(lǐng)域以及管理的各個(gè)方面，財(cái)務(wù)檔案管理更是不能例外。在信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來的新時(shí)期，全面推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，并在提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量和水平方面發(fā)揮了重要作用。因此，新時(shí)期企業(yè)必須重視提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理工作，提高財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；財(cái)務(wù)檔案；信息化管理；策略

信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代正在不斷發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，充分滿足新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案信息化管理要求，全面推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)，克服原有繁瑣和低效等缺陷，提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率和穩(wěn)定性。本文通過分析財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)以及內(nèi)容指出提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略，從而更好地滿足企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的需求，提高企業(yè)管理水平。

1 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)檔案信息化管理是一種以電子財(cái)務(wù)檔案為依托的管理手段，從而有效提高了對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理歸納效率。以傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的財(cái)務(wù)檔案管理相對(duì)比，財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾個(gè)方面：第一，方便對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行修改、復(fù)制和重置，也能夠提高糾錯(cuò)和傳遞效率，同時(shí)也使得財(cái)務(wù)檔案信息能夠以多種存貯方式存儲(chǔ)如光盤、軟盤等，為財(cái)務(wù)檔案管理提供了極大便利。第二，財(cái)務(wù)檔案信息化管理方便于對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的分析和計(jì)算，同時(shí)能夠較快速度的獲得所需要的結(jié)果。第三，財(cái)務(wù)檔案信息化管理借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的交互性，能夠充分滿足查詢、數(shù)據(jù)交換以及統(tǒng)計(jì)分析等不同的檔案管理需求，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息的無障礙共享，同時(shí)也節(jié)約了辦公成本，避免財(cái)務(wù)檔案的損壞。第四，財(cái)務(wù)檔案信息化管理在檔案的保存以及管理等方面優(yōu)勢(shì)明顯，也方便于對(duì)檔案信息的專項(xiàng)治理和統(tǒng)一整合，使得財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量和效率大大提高。

2 新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路的發(fā)展為財(cái)務(wù)檔案管理提出了更高的要求，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的有效利用，從而為財(cái)務(wù)管理以及財(cái)務(wù)決策提供重要依據(jù)。新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容主要有以下三個(gè)方面：第一，建立適合財(cái)務(wù)檔案管理的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而形成一個(gè)完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)，將不同種類的財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)文檔以及其他相關(guān)文件錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，形成對(duì)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，確保檔案信息的完整性，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)管理。第二，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案信息屬于企業(yè)的重大內(nèi)部資源，必須確保檔案的保密和不公開，尤其是對(duì)于重大財(cái)務(wù)決策項(xiàng)目更是不能有一絲紕漏，要想推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理就必須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。第三，完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理輔助系統(tǒng)，將先進(jìn)的理論以及科學(xué)管理作為基礎(chǔ)，輔之以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔之以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，建立起市一決策運(yùn)用財(cái)務(wù)檔案管理輔助系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)檔案管理以及決策的質(zhì)量。

3 新時(shí)期提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)管理實(shí)效

財(cái)務(wù)檔案信息化管理最為重視的是信息的時(shí)效性，同時(shí)這也是衡量企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化程度的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此全面增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的實(shí)效性是企業(yè)強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的首要工作內(nèi)容。首先，企業(yè)在建立電子財(cái)務(wù)檔案的最初階段就必須加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的分類，并按照企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求以及分類標(biāo)準(zhǔn)做好檔案分類工作，并逐步建立起以財(cái)務(wù)檔案目錄為主要內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案咨詢平臺(tái)，從而為需求者快捷查找檔案資料提供較大的便利。在建立電子財(cái)務(wù)檔案之后，必須要及時(shí)收集以及整理動(dòng)態(tài)化的財(cái)務(wù)檔案信息以及數(shù)據(jù)，并在日常的工作當(dāng)中不斷的完善和補(bǔ)充檔案信息，提高檔案使用的時(shí)效性，保障檔案信息的可靠和真實(shí)。其次，財(cái)務(wù)檔案信息化管理中存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)檔案信息以及數(shù)據(jù)必須要確?？茖W(xué)全面，并利用信息化手段增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案資源的共享程度，在保障資源順利共享的同時(shí)也要進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)檔案資料的管理，并嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)章制度執(zhí)行。最后，財(cái)務(wù)檔案信息化管理對(duì)于軟硬件設(shè)備以及管理系統(tǒng)的要求較高，因此需要定期對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行檢查維修以及升級(jí)換代，從而更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)信息需求者，確保財(cái)務(wù)檔案信息化管理的時(shí)效性，最大化地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息的價(jià)值。

3.2 保障網(wǎng)絡(luò)安全

新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案信息化管理的一個(gè)顯著特征是保密性強(qiáng)，其主要原因在于保存的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)和信息量非常大，而且主要涉及企業(yè)的內(nèi)部資源以及核心資料，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全上的問題會(huì)為企業(yè)帶來不可估量的損失。財(cái)務(wù)檔案信息以及數(shù)據(jù)的信息化同時(shí)也代表網(wǎng)絡(luò)化，那么確保網(wǎng)絡(luò)的安全就成為財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要課題，并需要采用一系列的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施避免安全事故的發(fā)生。首先，企業(yè)要不斷建立健全財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，重視和加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督管理，并根據(jù)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的實(shí)際要求以及企業(yè)財(cái)務(wù)工作的實(shí)際需要制定規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)操作規(guī)范，避免企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息被修改、損毀和泄漏，提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息的安全性和完整性。其次，企業(yè)必須維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，對(duì)磁性介質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)密檢查，避免由此引起的病毒傳播造成的網(wǎng)絡(luò)安全故障。同時(shí)，要及時(shí)關(guān)注計(jì)算機(jī)設(shè)備的運(yùn)行狀況，并對(duì)其對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行改造升級(jí)，安裝以及檢查防病毒軟件的運(yùn)行狀況，高頻率的檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和進(jìn)行病毒查殺，為財(cái)務(wù)檔案信息化管理營(yíng)造安全放心的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。最后，為了避免發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的財(cái)務(wù)檔案管理問題，必須對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行備份，并定期對(duì)備份進(jìn)行更新，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)丟失的情況，維護(hù)企業(yè)的財(cái)務(wù)安全以及運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定性。

3.3 提高人員素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理人員是全面推進(jìn)廠務(wù)檔案信息化管理工作的主體，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和能力會(huì)直接影響到財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，并影響到財(cái)務(wù)檔案的信息化進(jìn)程。新時(shí)期提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平，必須要有一個(gè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍作為支撐，同時(shí)也要將財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)納入到當(dāng)然信息化管理工作環(huán)節(jié)當(dāng)中。企業(yè)在開展財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作時(shí)如果管理人員的專業(yè)能力、思想態(tài)度以及方法運(yùn)用等不能滿足實(shí)際需求，會(huì)讓財(cái)務(wù)檔案管理工作呈現(xiàn)被動(dòng)狀態(tài)，為企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)帶來不利影響。為了確保管理人員更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)檔案信息化管理，需要從以下幾個(gè)方面提高管理人員素質(zhì)：第一，改變財(cái)務(wù)檔案管理人員專業(yè)結(jié)構(gòu)單一局面，讓大量的專業(yè)技術(shù)人員充實(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化管理隊(duì)伍當(dāng)中，更好地滿足信息化建設(shè)需求。在人才的選拔以及聘用當(dāng)中必須重視專業(yè)性，提高財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。第二，加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的需求以及信息化建設(shè)任務(wù)要求開展分層次和階段的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)和鍛煉管理人員的信息化技術(shù)和能力，增強(qiáng)管理人員對(duì)信息技術(shù)以及信息化管理方法的應(yīng)用能力。第三，定期開展財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平測(cè)試和考核活動(dòng)，督促財(cái)務(wù)檔案管理人員不斷提高其職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。

4 小結(jié)

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)使得財(cái)務(wù)檔案管理更加便利，也已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)介質(zhì)的檔案保存形式，使得財(cái)務(wù)檔案的管理更加方便快捷，同時(shí)這樣的檔案管理形式更加方便查找且利用率高，并成為財(cái)務(wù)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，全面分析和了解檔案信息化管理內(nèi)容，并提出有效的管理策略，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性。

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